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淡江大學各項作業控制重點 pdf檔

人事事項 | 財務事項 | 教學事項 | 學生事項 | 總務事項 | 研究發展與產學合作事項 | 國際交流與合作事項 | 資訊處理事項 | 圖書事項 |
學習與教學發展事項| 推廣教育事項 | 體育事項 | 校友服務暨資源發展事項 | 文書事項 | 文錙藝術事項 | 校園性平事件處理作業 | 品質保證事項 | 淡江時報營運事項 | 蘭陽校園業務事項

人事事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1.人事編制擬訂與規劃事項作業(AO1.1) 1.人事編制單位、職稱是否依組織規程辦理。 是否依教育部核定淡江大學組織規程編製。
2.編制員額是否考量學校發展需要,適時調整。
  1. 編制員額修訂是否經校長核定。
  2. 編制員額修訂是否報教育部核定。
3.職工增減是否符合校長核定人數及教師新聘員額會議通過聘任人數。
  1. 職工增減是否經校長核定。
  2. 新聘教師員額是否依會議決議聘任。
2.教師聘任作業(AO1.2.1) 1.申請系所是否於每年教師員額會議2週前填具「擬新聘專任教師需求調查表」,並提12月新聘教師員額分配會議討論。
  1. 申請系所於教師員額會議2週前填具「擬新聘專任教師需求調查表」。
  2. 經校長核定之新聘教師員額分配會議紀錄。
2.聘任作業是否公開,並經三級教師評審會議通過。
  1. 於報紙及網路廣告刊登徵才訊息。
  2. 經系、院、校三級教師評審委員會評審通過後,會議紀錄報請校長核定。
3.是否聘任不適任或永不聘任之教師。
  1. 定期將新聘教職員工資料報請教育部協助查詢不適任教師系統。
  2. 本校永不聘任教師名單。
4.是否依報到手續單繳齊資料。 報到手續單。
5.是否於人事資料系統建立e化人事基本資料 人事系統基本資料。
6.紙本人事資料是否完整保存。 人事資料袋。
3.教師解聘、停聘、不續聘及資遣作業(AO1.2.2) I.教師解聘、停聘、不續聘及資遣作業流程(AO1.2.2.1) 1.解聘、停聘、不續聘:教師是否違反本校教師聘任待遇服務辦法第13、16條及教師法第14條第1至第6款或第10款至第14款規定情事。 相關事證。
2.資遣:教師是否有教師有聘任待遇服務辦法第17條及教師法第15條規定情事。 相關事證。
3.各級教評會出席程序、出席人數、表決人數是否符合規定並通知當事人到場陳述意見。
  1. 各級教評會紀錄及通知當事人出席並陳述意見之紀錄。
  2. 級教評會審議時,須有1/2委員出席始得開議,並經2/3出席委員同意始得決議。
4.校教評會決議作成日起是否於10日內函報教育部,同時以書面附理由通知當事人並教示申訴方法、期間與受理單位。
  1. 學校報部函及通知當事人函。
  2. 專科以上學校教師解聘、停聘、不續聘作業流程檢覈表。
  3. 專科以上學校教師資遣作業流程檢覈表。
5.教育部核定後以學校名義發文通知當事人及發聘一、二級單位並告知申訴方法、期間與受理機關。 教育部同意函及學校通知當事人函。
6.資遣案經教育部核定後,應於生效日前10日向教師工作所在地勞工局通報。 勞工局資遣員工通報名冊。
II.教師涉入性別平等事件停聘及解聘作業流程(AO1.2.2.2) 1.性平會通知人資處教師涉有教師法第14條第1項第8款、第9款性平事件,是否於學校知悉之日起1個月內經教評會審議通過當事人予以停聘,靜候調查。
  1. 性平會致淡江大學函。
  2. 性平會及校教評會紀錄及通知當事人出席並陳述意見之紀錄。
2.學校自解聘決議作成日起是否於10日內函報教育部,同時以書面附理由通知當事人並告知申復方法、期間與受理單位。 學校報部函及通知當事人函。
3.教育部核准解聘後以學校名義發文通知當事人並救濟方法、期間與受理機關。 教育部同意函及學校通知當事人函。
4.是否依規定填報教育部全國不適任教師查詢系統。 通報紀錄。
4.教師改敘作業(AO1.2.3) 1.是否經系院教評會審議通過。 系院教評會紀錄。
2.兼任教師擬先改敘者,是否經專簽核准。 各單位核准簽。
3.是否經校教評會審議或追認通過。 校教評會紀錄。
5.教師評鑑作業(AO1.3) 1.應受評鑑教師已列入名單。 每滿2年且聘期屆滿之教師已列入應受評鑑教師名單。
2.各作業單位依規定舉證專任教師各項加減分資料。 各作業單位是否依規定舉證專任教師各項加減資料。
3.申請免評教師符合規定。 專任教師免評鑑申請書經人力資源處審核通過。
4.教師舉證加分是否檢附佐證資料。 教師舉證之加分佐證資料。
5.是否經各級教評會審議,作出通過、有條件通過、不通過之評鑑結果。 各級教評會紀錄。
6.系院是否對有條件通過及不通過教師進行輔導,並填送教師評鑑輔導考核表。 教師評鑑輔導考核表。
6.教師資格送審案承辦事項作業(AO1.4) I.專兼任教師學位資格送審作業(AO1.4.1) 1.新聘專任教師是否具有擬聘任職級之教師資格證書。 新聘教師資格審核表。
2.新聘專任教師自起聘3個月內報部。 報教育部函。
3.兼任教師是否累計授課滿4學期。 教師聘書影本。
4.以國外學歷送審者,是否依規定辦理。 國外學歷經駐外館處驗證或查證回函。(視是否為教育部認可之13國而定)
5.是否收到教育部資格審查回函。 教育部函。
6.教師查核證書所繕打之資料無誤後簽名領取。 資格證書登記名冊。
II.教師著作送審作業(AO1.4.2) 1.申請資料是否符合相關規定。 函復各系所。
2.復核各項表單是否正確。 函送學術審議委員會。
3.報教育部資料是否完備。 發函、專科以上學校教師資格送審作業須知。
4.升等資料是否存入人事資料袋。 人事資料袋。
7.教師研究獎勵承辦事項作業(AO1.5) 1.相關申請表是否依據法規修正。 依據法規修改申請表。
2.查核各項申請資料是否符合相關規定。 專任教師研究獎勵申請表。
3.是否依據學術審議委員會審議結果辦理。 依據學術審議委員會審議結果函上簽。
8.教師教學獎勵承辦事項作業(AO1.6) 1.是否於每年8月發OA公告。 OA公告函及相關申請表單。
2.查核表是否經相關單位查核。 查核表經系院、教務處、資訊處、遠距組、品保處及人資處查核無誤。
3.申請案是否提教學優良獎勵審查委員會審核。 教學優良獎勵審查委員會議紀錄。
4.審核通過名單核發獎金及獎狀事宜是否簽請校長核定。 校長核准簽。
9.職工聘僱作業(AO1.7.1) 1.增補員額、考試通過者任用是否經校長核定。 增補員額、考試通過者任用核准。
2.聘僱作業是否公開招募。 以校網頁及網路廣告刊登徵才訊息。
3.任用口試是否依規定擇定口試委員。 淡江大學新進人員口試委員名單。
4.經考試通過者,簽請校長核定後任用。 核准任用簽呈。
5.是否依報到手續單繳齊資料。 報到手續單。
6.是否於人事資料系統建立e化人事基本資料 人事系統基本資料。
7.紙本人事資料是否完整保存。 人事資料袋。
10.職工免職作業(AO1.7.2) 1.職員在任職期間,是否有不稱職或重大過失情事。 相關事證及陳報事證校長核定簽。
2.職工育嬰留職停薪期間,是否自行前往國內外學校進修學位,或另兼其他專兼任有給職務。 相關事證及陳報事證核定簽。
3.是否召開職工人事評議委員會審議 人評會會議紀錄。
11.職工輪調作業(AO1.7.3) 1.輪調申請作業是否依核決權限簽核。 輪調申請經一級或一、二級主管核定。
2.是否為編制內專任職員。 不適用於約聘僱人員。
3.是否每年辦理輪調作業。 每年約3、4月以OA公告輪調相關作業。
4.輪調同仁相關資料是否正確。 出生年月、到校年月、職稱、任原單位現職年月、任原單位現職年資。
5.人事令校稿每位輪調同仁是否已有輪調單位。 是否依校長核定。
6.人事令中輪調同仁職稱、原服務單位、擬輪調單位是否正確。 依人事資料庫系統資料查核。
7.輪調人事令校稿是否依核決權限簽核。 人事令校稿經校長審定。
12.職員員升遷暨約聘轉任正式編制人員作業(AO1.7.4) 1.升遷暨約聘僱轉任正式編制人員作業是否依決行權責簽核。 每年升遷、轉任員額及命題委員核簽。
2.是否每年辦理升遷暨約聘僱轉任正式編制人員作業。 每年依校長核定升遷、轉任員額,以OA公告升遷、轉任核定員額及相關規定等事宜。
3.申請人是否符合簽核員額之考試資格。 職員升遷考試申請表、約聘人員轉任正式編制人員考試申請表及職員遴用及升遷辦法。
4.是否提供申請人申請成績複查及回覆複查結果。
  1. 考評成績通知單。
  2. 成績查核結果回函。
5.人事令內容之原職稱、擬升遷轉任職稱及服務單位是否正確。 職工人事評議委員會會議記錄及公告函。
13.1敘薪作業1(AO<1.8.1<) 1.教職員工薪級是否依本校敘薪辦法、「教職員工薪津計算標準表」、「駐衛警察人員薪級表」及「約聘僱人員薪津支給標準表」敘薪。
  1. 淡江大學教職員工敘薪辦法。
  2. 教職員工薪津明細表。
2.提敘教師經專簽核准並經相關會議通過。
  1. 核准簽。
  2. 薪津專案小組會議紀錄。
  3. 校教師評審委員會議紀錄。
3.敘薪名冊經審查學校審核通過。 審核通過函。
4.敘薪名冊報私校儲金會備查。 本校備查函。
14.薪津發放作業(AO1.8.2) 1.教職員工薪資計算是否正確。 教職員工薪津明細表。
2.每月薪津粘存單是否經校長簽核。 粘存單經校長簽核。
3.薪資是否按期發放。 固定25日為發薪日按期發放(逢例假日提前)。
15.調整待遇作業(AO1.8.3) 1.調整待遇程序是否依核決權限簽核。 調整待遇程序經副校長審核,校長核定。
2.薪資調整是否依核決權限辦理。 薪資調整經副校長審核,校長核定。
3.薪津核計是否正確。 至薪津系統進行查核及資料比對。
4.是否確實發文。 OA訊息。
16.考核通知作業(AO1.8.4) 1.教職員工考核通知程序是否依核決權限辦理。 依職工評議委員會、校教評會紀錄。
2.晉薪資料是否正確。 查核教職員工薪津計算標準表、約聘僱人員薪津支給標準表。
3.郵件是否發送。 查核E-mail訊息。
17.人事資料庫業務維護事項作業(AO1.9) 1.個人資料更正通知是否經組長簽核。 個人資料更正通知
2.個人資料更正通知是否歸檔。 人事資料袋、個人資料更正通知歸檔簽收表。
18.人事命令發布事項作業(AO1.10) 1.是否依校長核准簽或校教評會決議發布人事命令。 各單位核准簽或校教評會紀錄。
19.教師聘書製作作業(AO1.11.1) 1.是否依各單位核准簽或校教評會決議繕製聘書。 核准簽或校教評會紀錄(擬聘名冊)。
20.聘函(書)製作作業(AO1.11.2) 1.申請單位是否有核准簽或申請表或會議紀錄。 查核核准簽或申請表或會議紀錄是否符合規定。
21.契約書製作作業(AO1.11.3) 1.用人單位於試用期滿是否簽請任用核准。 各用人單位簽請校長核准之正式任用簽。
2.工作職掌是否符合當事人工作內容。 請用人單位及一級單位主管審核工作職掌。
3.契約書是否正確無誤。
  1. 用人單位依契約書內容及工作職掌進行初核,初核無誤經當事人及用人主管簽章。
  2. 申請文書組用印。
4.契約書是否確實核發 當事人及人資處各執一份存檔。
22.校級委員會承辦事項(AO1.12) 1.各委員會推薦名單,是否符合各委員會規定。 查核系統檢核結果表及修訂後名單。
2.應選舉產生之委員(校務會議、淡江時報、教職員宿舍分配協調委員會),是否確實進行選舉作業(函稿及選票) 選舉函稿、選票及選舉結果統計表
3.公告委員會名單是否有核准簽。 委員會名單核簽。
23.人事規章修訂事項作業(AO2.1) 1.是否適時修訂。 符合政府法令及學校發展政策。
2.是否依程序辦理。 人資處處務會議或相關會議紀錄。
3.秘書處是否即時公告。 本校法規彙編公告內容。
24.職工考核作業(AO2.2.1) 1.正確的受考評職工名單。 查閱受考評職工名單。
2.各單位考績各等第百分比人數是否正確。 查閱各單位各等第考績百分比人數。
3.各單位直屬主管及決行主管名單是否正確。 查閱各單位直屬主管及決行主管名單。
4.是否於考評前公告考評訊息讓全員了解。 查閱考評訊息公告
5.各單位直屬主管是否於期限內對各受評人之工作、操行、學識完成初評。 查閱考評訊息公告之對象。
6.各單位決行主管是否於期限內依依各等第百分比完成複評。 查閱考績清冊。
7.考績清冊是否正確。 查閱考績清冊。
8.職工人事評議委員會會議紀錄是否詳實。 查閱職工人事評議委員會會議紀錄。
9.考績結果登錄是否正確。 查閱近職工人事評議委員會會議紀錄是否與人事資料庫考績結果吻合。
10.考績獎金是否如期核發。 查閱8月份薪津紀錄。
11.晉級敘薪是否確實依考績結果。 查閱晉級敘薪資料。
12.升遷、在職進修、優良職工及年休假是否確實依考績。 查閱升遷、在職進修、優良職工及年休假資料。
13.是否如期核發考核通知書。 查閱核發考核通知書紀錄。
25.職工獎懲作業(AO2.2.2) 1.各單位簽報之獎、懲案件,是否有具體事實。 查閱單位簽報之獎、懲案件簽。
2.各單位簽報之獎、懲案件其事實及懲處層級是否符合本校職工考核辦法規定。 查閱單位簽報之獎、懲案件及本校職工考核辦法。
3.各單位簽報之獎、懲案件是否核定提送職工人事評議委員會審議。 查閱各單位簽報之獎、懲案件簽。
4.是否將所有獎、懲案件列入職工人事評議委員會之議程。 比對各單位獎、懲案件核定簽與職工人事評議委員會會議議程是否吻合。
5.是否定期召開職工人事評議委員會。 職工人事評議委員會會議每學期至少召開1次,必要時得召開緊急會議。
6.職工人事評議委員會審議獎懲案件是否依規定辦理。 審閱職工人事評議委員會會議紀錄。
7.懲處案件是否給予當事人於職工人事評議委員會中說明之機會。 審閱職工人事評議委員會會議紀錄。
8.職工人事評議委員會會議紀錄是否詳實。 審閱職工人事評議委員會會議紀錄。
9.職工人事評議委員會會議紀錄是否陳送校長核定。 審閱職工人事評議委員會會議紀錄陳閱單。
10.是否公告獎懲人員名單。 OA公告函。
11.獎懲結果登錄於人事資料庫是否正確。 審閱人事資料庫。
12.受懲處人員是否影響其考績。 審閱受懲處人員考績。
13.獎勵案獎金及懲處案扣薪津款是否如期辦理。 審閱8月份薪津紀錄。
26.差勤管理事項作業(AO2.3) 1.職員請假申請假別是否符合規定條件。 依每月出勤報表資料。
2.加班是否依規定程序申請,並經權責主管核准。 加班申請單、補假明細及打卡資料或專簽簽核之核定文。
3.職員是否依循規定出勤上下班並辦理請假手續。 刷卡是否有異常通知。
27.進修作業(AO2.4.1) 1.是否如期公告教職員在職進修申請訊息。 教職員在職進修申請公告。
2.教職員是否如期提出職進修申請表。 教職員在職進修申請表。
3.是否彙整完成教職員在職進修表。 教職員在職進修彙整表。
4.是否陳報校長教職員在職進修申請案。 報教職員在職進修申請案之OD簽。
5.是否需加會財務處。 是否有修讀校內研究所三年級以上者。
6.是否陳報校長上學期進修成績。 陳報校長教職員進修成績OD。
28.訓練作業(AO2.4.2) 1.行政人員是否滿意課程內容。 製作課程意見調查結果分析表。
2.是否公告專任行政人員有關課程之相關資訊。 以OA系統公告並寄發至個人e-mail信箱。
3.是否依開課時間執行訓練課程。 製作課程簽到單供參加人員簽到。
29.退休作業(AO2.5.1) 1.退休申請者是否依規定檢附相關證件。 依退休初核檢查表檢核相關證明文件。
2.自願退休申請案是否專簽經校長核定。 依校長核准簽辦理。
3.逾期案件是否經私校退撫會同意並檢附切結書。 依退撫會指示辦理。
30.撫卹作業(AO2.5.2) 1.遺族申請者是否依規定檢附相關證件。 依撫卹案件初核檢查表檢核相關證明文件。
2.是否於事實發生即刻辦理。 隨時辦理。
31.資遣作業(AO2.5.3) 1.是否依相關法令規定程序予以資遣。 依資遣案件初核檢查表檢核相關證明文件。
2.是否完成資遣程序。 依資遣案件初核檢查表檢核相關證明文件。
32.退休福利儲金作業(AO2.6.1) I.請款作業(AO2.6.1.1) 1.各項異動是否檢附簽呈等相關證明文件。 簽呈、退休福利儲金制度實施辦法。
2.福儲系統比對資料是否包含當月所有異動名單。 退休福利儲金作業系統電子檔。
3.中國人壽公司電子請款資料是否與本校系統試算結果一致。 中國人壽公司請款電子檔。
4.中國人壽公司紙本請款清冊是否加蓋公司章。 中國人壽公司紙本請款清冊。
5.當月儲金應於月底前2個工作日匯入中國人壽公司帳戶。 儲金收據。
II.異動作業(AO2.6.1.2) 1.各項異動是否檢附簽呈等相關證明文。 簽呈、退休福利儲金制度實施辦法。
2.異動生效日是否依退休福利儲金制度實施辦法辦理。 退休福利儲金制度實施辦法。
3.異動情形是否於事實生效日前1個月函知中國人壽公司;特殊狀況,例外。 函(稿)抄本。
4.各項異動是否已填寫相關申請書。 中國人壽文件通知函。
5.異動生效日是否依本校發函內容辦理。 中國人壽文件通知函。
33.健康檢查作業(AO2.6.2) I.教職員工健康檢查作業(AO2.6.2.1) 1.健康檢查資訊是否於每學期初及結束前公告周知。 OA公告。
2.符合健檢資格及異動名單是否提供本校簽約之健檢機構。 OA信箱之寄件備份。
3.健檢機構請款名單是否與符合學校補助健檢資格。 健檢名單電子檔。
4.健檢機構請款文件是否已加蓋公司或單位章。 健檢機構請款文件。
5.校內請款文件是否檢附人事清冊。 人事清冊電子檔。
II.補助一級以上主管健康檢查作業(AO2.6.2.2) 1.是否公告。 以OA函公告。
2.前年是否未申請。 以電腦紀錄申請情形。
34.資深優良教師獎勵金作業(AO2.7.1) 1.資訊處是否於9月中提供符合申請資格之教師名冊列印,以供查核。 依資訊處列印資料及資深優良教師系統再進行查核及校內、外教師年資是否符合申請。
2.獎勵人員年資計算是否正確。 經「教學優良獎勵審查委員會」提案審議後將通過名單OA傳送各教學一、二級單位,請轉知所屬專任教師,如有錯漏可向本處更正。
3.是否函報教育資深優良教師。 符合申請資深優良教師獎勵金經一級主管、副校長審核,校長核定後發文。
4.教育部是否核定本校資深優良教師獎勵金。 教育部通知本校來文。
5.是否全數撥入帳戶。 出納組轉帳收據明細資料留存。
35.服務獎章作業(AO2.7.2) 1.是否符合請頒資格。 檢核相關證明文件。
2.採計之年資是否符合相關法令規定。 檢核相關證明文件。
3.是否於規定期限內送件。 檢核相關證明文件。
36.公教人員保險之承辦事項作業(AO2.8) 1.資料異動是否有相關依據。 簽呈、校教評會議紀錄、相關證明文件。
2.現金給付申請是否檢附相關申請文件。 請領書、戶籍謄本或戶口名簿。
3.是否填寫選擇續(退)保同意書。 育嬰留職停薪、一般留職停薪選擇續(退)保同意書。
37.教職員健保之承辦事項作業(AO2.9) 1.隨時辦理健保各項事宜。 健保各項加保資料及每月健保局所提供之繳費明細辦理。
2.於每月19日前辦理薪津作業。 校內薪津作業健保異動及補發扣款登錄作業。
3.於每月15日前確實繳交健保費,如逾期未繳,則須繳納滯納金。 依每月健保局提供之帳單辦理校內健保費借款繳交及轉帳。
4.每年4月印發寄送全校同仁及其眷屬繳交保險費證明單。 於申報所得稅之前寄送所屬單位轉發同仁。
38.服務證作業(AO2.10.1) I.專任教職員工(含校聘之約聘僱人員)服務證作業(AO2.10.1.1) 1.服務證作業是否列入報到程序表。 依報到手續單,繳齊報到資料。
2.核對人事資料庫其填寫資料是否正確。 人事資料庫有建立基本資料。
II.兼任教師或各單位自行約聘僱人員服務證作業(AO2.10.1.2) 1.是否為本校同仁。 兼任教師人事資料庫之基本資料及各單位自行約聘僱人員填寫申請表。
2.兼任教師是否核對人事資料庫,各單位自行約聘僱人員是否填寫申請表。 兼任教師人事資料庫之現職資料及各單位自行約聘僱人員填寫申請表。
39.服務、離職證明文件簽繕作業(AO2.10.2) 1.確認申請人基本資料及在校經歷是否正確。 依人事資料大卡、人事資料庫及通訊錄等資料開具。
2.服務、離職證明書稿是否簽核。 服務、離職證明書稿會簽人管組後經人資長簽核。
40.申請新北市政府補助進用身心障礙者義務單位超額獎勵金作業(AO2.11.1) 1.是否符合申請時間。 每季函送新北市勞工局文。
2.每季彙整表件是否完備。
  1. 新北市政府補助進用身心障礙者義務單位超額獎勵金申請書。
  2. 領據。
  3. 員工薪資表。
  4. 身心障礙者手冊影本。
3.查核申請文件是否有確實用印完成,資料是否正確。 文件需有承辦人、出納、會計、負責人章及關防。
4.會簽單位是否有簽辦。 會簽單位為財務處、總務處。
5.確認OD流程是否決行及處理。 進入OD公文系統查詢。
41.教職員工人事資料袋製作事項作業(AO2.12) 1.是否製作教職員工人事資料袋。 教職員工人事資料袋。
42.教職員工團體保險作業(AO2.13) 1.每學期初公告教職員工團保資訊。 OA公告教職員工團保資訊。
2.教職員工團體保險異動名單。 團體保險異動名單。
3.保險公司定期提供理賠件數及金額情形表。 理賠紀錄報表。
43.勞保及健保相關業務事項作業(AO2.14) 1.加退保相關資料是否繳交齊全。 勞健保加、退保申請單呈主管簽核。
2.加退保作業是否按時申報。 勞健保加、退保申請單及勞健保加、退保申報表呈主管簽核。
3.勞健保局每月寄來之保費明細是否確實核對陳核。 核對申報資料與勞健保局寄送之明細,陳主管簽核。

財務事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1.傳票資料系統登錄作業(FN1.1.1) 財務資訊系統資料是否全數轉入預算系統。 財務資料轉檔程式產生之執行紀錄檔顯示無法成功轉入之資料必須為0。
2.傳票資料系統查核及過帳作業(FN1.1.2) 1.財務資訊系統進行過帳程序中產生之異常訊息報表經財務處各經辦人確認是否合理(查核後錯誤部份應予以更正) 財務系統過帳針對沖帳查核清單異常部份轉交財務處各經辦人查核並確認合理性。
2.財務資訊及預算管理系統科目表互相勾稽後金額是否合理無誤。 過帳後核對財務資訊系統(試算表-列印至明細科目)與預算管理系統(預算控制報表)調整後各科目餘額一致。
3.系統帳戶餘額與出納組之現金及銀行存款是否一致。 過帳後由出納組確認現金及銀行存款餘額無誤。
3.會計報表月報作業(FN1.2.1) 是否於規定期限內編製月報陳報教育部。 每月15日以前函報教育部總分類帳各科目彙總表及人事費明細表。
4.決算作業(FN1.2.2) 1.查核後之財務報表連同會計師之查核報告書及重要會計科目明細表,是否於規定期限內函報教育部備查。 每學年度決算書及會計師查核報告書應於11月30日前函報教育部。
2.本校當學年度簽證會計師是否符合未連續5年(含受查之本學年度)查核簽證受查核標的學校,且最近3年內(含受查之本學年度)並不曾在受查核之私立學校專(兼)任教職、董事,或有償提供學校諮詢及顧問業務。另該會計師於受查之本學年度之前3學年度(含受查之本學年度),未受會計師懲戒委員會懲戒。 1.利用歷年查核報告書查核前5年簽證會計師名單符合未連續5年(含受查之本學年度)查核簽證受查核標的學校。
2.以所得稅系統查詢簽證會計師於最近3年內(含受查之本學年度)並不曾在受查核之私立學校專(兼)任教職、董事,或有償提供學校諮詢及顧問業務。
3.利用政府公報資訊網查詢被懲戒會計師http://gaz.ncl.edu.tw/ 。 Or證期局全球資訊網à業務主題區à會計師業務 http://www.sfb.gov.tw/ch/
3. 本校當學年度決算財務報表是否依據105年11月28日臺教會(二)字第1050163717B號令修正發布之公私立學校及其他教育機構公告財務報表作業原則第6條之規定,於學年度結束後4個月內(11月30日前),將會計師查核報告書(包括財務報告及查核附表)及一致規定所定之各類決算表,於學校網站公告。 參考網址: 淡江大學財務處à資訊公開。 http://www.finance.tku.edu.tw/main.php
5.彙報財務報告作業(FN1.2.3) 各式表格或資料是否於規定期限內完成。 依各需求單位規定期限填報。
6.各類所得之扣繳事項作業(FN1.3) 1.收據是否與人事清冊資料一致。 收據簽收項目、金額、日期、稅額、個人基本資料及簽名是否與人事清冊所載相同。
2.所得類別是否依法分別列計。 所得項目別是否依所得稅法分類。
3.是否完整登錄。 各項所得資料是否完整登入系統。
4.確認各種所得額及稅額正確性。 所得人姓名、證號、所得種類、計畫、期間、總付總額及稅額是否與人事清冊所載相同;是否依所得稅法分類並依規定稅率計稅。
5.是否依法定期限繳納各種稅款及申報。 依法於所得次月10日前至銀行繳納稅款並持據向國稅局申報。
6.是否依法定期限製發扣繳憑單。 依法於所得年度次年2月10日前寄發所得人。
7.會計簿籍、報表等有關檔案之保管事項作業(FN1.4) 各式報表或資料是否於規定期間內妥善保管。 各種會計簿籍及會計報告(憑證),應自決算報學校法人或學校主管機關核准之日起至少保存十年(五年)。會計簿籍及會計報告(憑證)屆滿保存年限,應經董事會同意後,始得銷毀。
8.實際收支與預計數差異分析事項作業(FN1.5) 差異達20%者,是否說明原因。 差異%達20以上之項目,需於備註提出說明。
9.學雜費製單核費作業(FN1.6.1) 1.是否依學雜費收費標準製單核費。 1.學雜費收費標準,參考網址:淡江大學財務處http://www.finance.tku.edu.tw/main.php 2.學期學雜費繳費單。
2.是否建立學生繳費紀錄。 1.粘存單。 2.繳費單。 3.學雜費管理系統。
10.休退學退費作業(FN1.6.2) 是否依規定辦理休(退)學退費。 是否依以下規定辦理: 1.教育部「專科以上學校學雜費收取辦法」 2.教務處行事曆。 3.休、退學退費標準表。
11.開立學雜費繳費證明作業(FN1.6.3) 是否依繳費證明申請單辦理。 繳費證明單金額是否與學雜費系統金額相符。
12.核算退撫基金作業(FN1.6.4) 1.是否依教務處提供之學生人數、學分數統計表核算。 1.學雜費收費標準 2.統計表(附表1-3)
2.休(退)學退費是否依學期上課1/3、2/3比例辦理追加帳。 1.前期休退學名單。 2.學生退費明細表暨異動單。 3.前學期行事曆。
13.憑證審核及製票作業(產學合作業務單位)(FN2.1.1) 1.與人員相關之人事費及差旅費是否會研究發展處。 憑證粘存單。
2.是否依補助單位相關規定或本校「各項經費支給標準」以及「修繕採購財物估價審議作業規則」辦理請款、請購。 憑證粘存單、請/採購(修)單。
3.購置設備、請領人事費及國內、外出差旅費者,是否會相關單位。 憑證粘存單、財產保管單、國內出差旅費報告表、國外出差旅費報告表。
4.所有傳票資料是否完整鍵入財務資訊系統。 傳票、財務資訊系統。
5.系統報表與傳票資料是否正確。 傳票、財務資訊系統報表。
14.結案核算作業(產學合作業務單位)(FN2.1.2) I.科技部案結案核算作業(FN2.1.2.1) 是否依科技部核定金額辦理結案。 經費收支明細報告表及計畫案收支明細帳。
II.一般案結案核算作業(FN2.1.2.2) 是否依補助或委辦單位核定金額辦理結案。 計畫案收支明細帳、預算分配表及校內結案結算表。
15.原始憑證歸檔作業(產學合作業務單位)(FN2.1.3) 1.支出日結後是否將粘存單依計畫案流水號分別抽出後正確歸檔。 支出日結明細表、科技部及一般案資料袋。
2.收支明細帳與歸檔之原始憑證是否一致。 收支明細帳、結案報銷清冊。
16.傳票歸檔作業產學合作業務單位)(FN2.1.4) 傳票歸檔是否正確。 財務資訊系統明細帳與已歸檔傳票是否正確。
17.憑證審核及製票作業(推廣及進修教育單位)(FN2.2.1) 1.檢視粘存單與相關憑證,並核算單據金額是否正確。 單據。
2.購置設備、請領人事費及國內、外出差旅費者,是否會相關單位。 粘存單。
3.所有傳票資料是否完整鍵入財務資訊系統。 財務資訊系統。
4.系統報表與傳票資料是否正確。 財務資訊系統報表。
5.是否依「教育部補助及委辦經費核撥結報作業要點」支用經費。 單據。
18.定期收支結案作業(推廣及進修教育單位)(FN2.2.2) I.收入結案作業(FN2.2.2.1) 1.加總各班實開收入明細表與繳款聯單金額是否無誤。 1.淡江大學成人教育部收據明細表、淡江大學校庫收入繳款聯單影本、收入結案一覽表、淡江大學成人教育部實開收據明細表。 2.財務處學員結案班別收入資料。
2.各案班結案學生名單是否重複結案。
II.支出結案作業(FN2.2.2.2) 財務資訊系統和推廣及進修教育單位之各案班支出結算是否一致。 1.成人教育部***學年度第*次收支結算。 2.財務資訊系統。
19.傳票歸檔作業(推廣及進修教育單位)(FN2.2.3) 傳票歸檔是否正確。 財務資訊系統明細帳與已歸檔傳票是否正確。
20.年度收支結案作業(推廣及進修教育單位) (FN2.2.4) I.收入結案作業(FN2.2.4.1) 成教部結案案班實開收據以及學校開立收據是否均已入帳。 1.定期收支結案作業(FN2.2.2)之歷次***學年度第*次收入結案一覽表。 2.財務資訊系統。
Ⅱ.支出結案作業(FN2.2.4.2) 成教部各會計科目以及各案班該年度之各項支出總金額是否無誤。 1.定期收支結案作業(FN2.2.2)之歷次成人教育部***學年度第*次收支結算。 2.財務資訊系統。
21.開立收據作業(FN2.3) 1.收據申請相關附件資料是否檢附完整。 申請單、簽或函及相關資料。
2.收據種類是否依相關附件進行區分。 收據分類檔案。
3.附件之繳款聯單綠色聯(第2聯)是否已加蓋”已開領據”章。 繳款聯單。
22. 2萬以上未達40萬驗收作業(FN2.4) 1.各請購單位是否提供正確的原始憑證、請/採購(修)單。 原始憑證、請/採購(修)單。
2.驗收項目之規格、數量是否與原始憑證、請/採購(修)單相符。 原始憑證、請/採購(修)單。
23.預算規劃、執行及修正事項作業(FN3.1.1) 是否依校務發展計畫辦理。 依本校校務發展計畫之規劃編列預算。
24.年度預算收支預測作業(FN3.1.2) 各單位是否依年度預算編審要點編列預算。 1.於每年3月中旬前OA公告年度預算編審要點。
2.各單位預算資料
25.年度預算編製作業(FN3.2.1) 1.預算書是否經行政會議、校務會議通過。 行政會議、校務會議紀錄。
2.預算書是否經董事會通過。 董事會來函及董事會議紀錄。
3.是否於規定期限內報教育部備查。 報教育部函及教育部回函。
4.依規定揭露本校預算資料。 公告於財務處網頁。
26.年度預算執行與控制作業(FN3.2.2) I.  執行與控制作業(FN3.2.2.1) 各單位是否依照計畫及預算額度執行 傳票、財務資訊系統
II.   流用作業(FN3.2.2.2) 1.是否為性質相近之科目 流用申請表。
2.資本門預算是否未流入經常門預算
III. 保留作業(FN3.2.2.3) 是否為資本門。 預算保留申請表
財務處是否審核保留案件 初審意見
是否將通過保留之案件輸入財務資訊系統。 財務資訊系統
27. 40萬以上驗收作業(FN3.3.1) I.一般請購驗收作業(FN3.3.1.1) 1.議價(驗收)採購委員是否為本學年度之委員。 本學年度採購委員名單。
2.驗收人員及廠商代表是否於驗收紀錄表中簽名。 驗收紀錄表。
II.依政府採購法請購驗收作業(FN3.3.1.2) 1.議價(驗收)採購委員是否為本學年度之委員。 本學年度採購委員名單。
2.驗收人員及廠商代表是否於驗收紀錄表及財物結算驗收證明書中簽名。 驗收紀錄表及財物結算驗收證明書。
28.公開招標廠商資格審查及監辦作業(FN3.3.2) I.廠商資格審查作業(FN3.3.2.1) 1.營業項目是否與採購標的相關。 1.經濟部登記之公司基本資料。 2.投標廠商資格/規格審查表。
2.是否出具最近一期完稅證明(不及提出最近一期完稅證明者,得以前一期代之)。 營業人銷售額與稅額申報書(401) 。
3.是否提出票據交換機構於截止投標日之前半年內所出具之非拒絕往來戶或最近一年內無退票紀錄證明。 第一類票據信用資料查覆單。
II.監辦作業(FN3.3.2.2) 採購委員會人員、監辦人員及其他有關人員是否到齊。 1.淡江大學開標/議價/決標/流標/廢標紀錄單。 2.投標廠商資格/規格審查表。
投標廠商之標封當場拆封。 淡江大學開標/議價/決標/流標/廢標紀錄單。
29.原始憑證及支付標準審核作業(FN3.4) 1.是否符合淡江大學各項經費支給標準。 審核支出憑證。
2.是否依支出憑證報銷作業要點審核。 審核支出憑證。
3.是否依「教育部補助及委辦經費核撥結報作業要點」支用經費。 審核支出憑證。
30.收入傳票作業(FN3.5.1) 會計科目是否依本校「年度預算編審要點之預算科目編審說明」及「學校財團法人及所設私立學校會計制度之一致規定」執行。 分錄轉帳傳票。
財務資訊系統。
31.支出及轉帳傳票作業(FN3.5.2) 會計科目是否依本校「年度預算編審要點之預算科目編審說明」及「學校財團法人及所設私立學校會計制度之一致規定」執行。 分錄轉帳傳票。
財務資訊系統。
32.財產帳戶會計科目之登記事項作業(FN3.6) 是否依教育部規定設備財產單價金額達1萬元,必須以資本門科目入帳。 依教育部規定設備財產單價達1萬元,必須以資本門科目入帳。
33.各種單據之印製、管理事項作業(FN3.7) 1.是否在收據送文本登記。 收據送文本、現存收據。
2. 是否依紀錄核對收入。 收入明細帳、收據使用量。
34.不動產處理作業(FN4.1) 1.經費來源是否核准。 OD簽呈。
2.校務會議是否審議通過。 校務會議紀錄。
3.董事會議是否審議通過。 董事會議紀錄。
4.各單位提供資料是否正確。 私立大學校院購置不動產初審檢核表。
5.教育部是否核准。 教育部回文。
35.收受捐贈作業(FN4.2) 1.捐贈款是否適時登帳。 收入傳票應配合捐贈月份入帳。
2.現金及有價證券之捐贈款,其用途是否依規定辦理。 1.屬教學捐贈款項之支用,需檢附一級單位募款委員會議紀錄。
2.屬行政捐贈款項之支用,需檢附核准之簽陳。
3.實物捐贈者是否符合申請要件。 1.受贈單位或承辦單位有無檢附實物捐贈之統一發票或「廠商估價單」或出貨單等相關憑證。
2.核准簽陳。
36.借款作業(FN4.3) 1.舉債指數計算是否正確。 檢視計算公式並確實複核。
2.本校借款是否依規定辦理。 1.符合無須報教育部核定或備查者,須舉債指數等於零或屬舉借三個月以內短期借款。
2.符合(1)借款後一個月內專案報部備查者,及(2)借款前須專案報教育部者,是否依「教育部監督學校財團法人及所設私立學校融資作業要點」檢附各相關資料文件。
3.出納組是否依約定利率或最近一次支付之利率及借款期間予以估列應付利息。 學年度尚未支付之利息費用是否於年度終了時製作粘存單估列應付利息。
4.借款額度合約及借款合約到期是否依規定程序辦理續約或依約償還借款本金。 1.續約者是否依申請程序辦理。
2.清償借款者是否於期限前依請款作業流程辦理本金歸還。
5.本校於年度中,有新增借款者,是否依規定於借款後次月檢送舉債指數計算表,並附註說明借款類別、對象、金額、期間及還款方式等,併同會計月報教育部備查;會計年度終了後,應於會計師簽證之財務報表中揭露舉債指數計算表。 檢視借款之次月之報部月報表是否併送舉債指數計算表;年度之會計師查核報告是否揭露舉債指數計算表。
6.財務處是否於學年度結束時編製「借入款變動表」。 報部決算書中是否編製「借入款變動表」。
37.資本租賃作業(FN4.4) 是否明訂約滿後財產歸屬本校。 檢視合約。
38.負債承諾與或有事項之管理及記錄作業(FN4.5) 負債承諾是否經權責主管核准。 專簽辦理。
39.獎、補助款之收支、管理、執行及記錄作業(FN4.6) 是否依據相關經費支用規定及程序核銷。 是否依補助單位之規定辦理。
40.教學卓越計畫補助款之收支、管理、執行及記錄作業(FN4.7) 是否依「教育部補助及委辦經費核撥報作業要點」及「獎勵大學教學卓越計畫經費編列及支用注意事項」支用經費及核銷。 核銷憑證。
41.代收款項與其他收支之審核、收支、管理及記錄(FN4.8) 1.應以代收款項科目列帳者是否無以收入類科目列帳。 檢視代收款項科目是否適當。
2.各項代收代辦款項會計處理是否適當。 檢視各項代收代辦款項收支是否依收入、支出作業流程處理。
3.承辦單位是否依稅法規定報繳營業稅。 由承辦單位提供開立發票之次期15日內完成營業稅申報之繳款書及申報書資料。
4.收取其他收入是否開立「收款收據」,並轉會計單位登帳。 1.承辦單位收取其他收入是否檢附收款收據或繳款聯單。
2.其他收入存入校庫後,會計單位是否依收入作業流程入帳。
42.財務與非財務揭露作業(FN4.9) 1.財務資訊是否依教育部規定方式揭露。 1.預算、決算、會計師查核報告於網頁公告。
2.依教育部公告之「大專校院校務及財務資訊公開內容架構表」公告財務資訊。
2.非財務資訊依規定須公告於網頁者,是否依規定揭露。 依教育部公告之「大專校院校務及財務資訊公開內容架構表」公告非財務資訊。
43.投資有價證券與其他投資之決策、買賣、保管及記錄作業(FN4.10) 目前無本項活動,暫未編列內控規範。
44.附屬機構之設立、相關事業之辦理作業(FN4.11) 目前無本項活動,暫未編列內控規範。

教學事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1.學生註冊事項作業(AT1.1) I.新生註冊作業(AT1.1.1) 1.新生個人資料是否轉入教務系統。 每年8月放榜後完成新生資料轉入教務系統之學生學籍資料作業。
2.新生是否依規定提出保留入學資格。 新生於註冊截止日前提出書面說明申請保留入學資格。
3.補註冊之新生是否完成各單位簽核。 報告簽核通過後須至相關單位辦理補註冊。
II.舊生註冊作業(AT1.1.2) 1.註冊注意事項是否公告。 每學期開學前須公告新學期註冊注意事項於網頁及發函給各相關單位。
2.補註冊舊生是否完成各單位之簽核。 報告簽核通過後須至相關單位辦理補註冊。
3.應註未註通知函是否有寄發給學生。 每學期加退選課期間寄發應註未註通知函。
2.學位證明書(遺失更名)補發及學生證遺失補發事項作業(AT1.2) I.學位證明書(遺失/更名)補發作業(AT1.2.1) 1.確認申請原因。 依申請原因填繳相關申請表件並檢附相關證明文件。
2.更名申請所附相關證明文件是否齊全。 申請人填繳「淡江大學更改身分資料申請表」並檢附戶籍謄本正本、身分證正反面影本。
3.補發申請所附相關證明文件是否齊全。 1.申請中文學位證明書者填繳「淡江大學中文學位證明書(遺失/更名)補發申請表」並檢附身分證正反面影本。
2.申請英文學位證明書者填繳「淡江大學英文學位證明書(遺失/更名)補發申請表」並檢附身證正反面影本。
4.是否依學制及申請類別分別編列補發證書字號並登錄於畢業名冊。 1.依大學部日間部、進學班、研究所及中文學位證明書、英文學位證明書分別編列補發證書字號。
2.補發證書字號分別登錄於大學部日間部、進學班、研究所畢業名冊。
5.淡水校園領取是否確實簽收。 1.於中文學位證明書申請補發暨簽收簿簽收。
2.於英文學位證明書申請補發暨簽收簿簽收。
II.學生證遺失補發作業(AT1.2.2) 1.補發申請相關表件是否齊全。 填繳「淡江大學國際學生證遺失/更名補發申請表」及「數位學生證退費申請表」。
2.是否確實登錄。 補發製作完成之學生證登錄於學生證遺失補發申請及簽收紀錄表。
3.學生領取是否確實簽收。 簽收於學生證遺失補發申請及簽收紀錄表。
3.學生休學/復學及退學事項作業(AT1.3) I.學生休學/復學作業(AT1.3.1) 1.受理當學期休學。 休學申請表之「休學期間」欄位確實填寫。
2.各相關單位均已簽核及與大學部學生家長確認同意申請人辦理休學。 1.休學申請表會辦單位簽註。
2.大學部學生辦理休學致電家長。
3.報表、名冊及休學申請表確實查核。 1.依休學申請表於休退暨復學作業系統(STW)建檔。
2.休學申請表依「學年度/學期」存檔。
II.學生自辦退學作業(AT1.3.2) 1.受理當學期退學。 退學申請表之「退學年度」欄位確實填寫。
2.各相關單位均已簽核及與大學部學生家長確認同意申請人辦理退學。 1.退學申請表會辦單位簽註。
2.大學部學生辦理退學致電家長。
3.報表、名冊及退學申請表確實查核。 1.依退學申請表於休退暨復學作業系統(STW)建檔。
2.退學申請表依「學年度/學期」存檔。
III.學生應予退學作業(AT1.3.3) 1.依退學原因寄發通知單(函)。 1.學業及操行退學者:每學期期末。
2.修業年限屆滿或休學逾期未復學退學者:次學期開學後1個月。
3.通知單(函)寄發份數與名單相符。
4.學生修習輔系/雙主修及轉系事項作業(AT1.4) I.雙主修/輔系申請作業(AT1.4.1) 1.申請雙主修者是否依規定檢附成績單並符合資格。 依申請規定檢附之成績單,確認符合資格規定。
2.修畢輔系/雙主修者,畢業證書是否加註輔系/雙主修名稱。 1.學生於畢業時已符合輔系所規定之學分時,於畢業證書上需加註輔系名稱。
2.學生於畢業時已符合雙主修所規定之學分時,於畢業證書上需加印雙主修學系、學位名稱。
II.學生轉系申請作業(AT1.4.2) 1.申請表是否經家長或監護人簽章同意。 轉系需要有家長或監護人同意,簽名或蓋章皆可。
2.是否符合轉入系名額及轉入系/院主管是否簽註通過與否。 1.核定轉入學系需符合規定名額,其中境外生、身障生因不佔名額,故鍵入時前面加代碼A。
2.需轉入學系/院主管同意。
5.成績單申購事項作業(AT1.5) 1.確認申請人資料是否正確。 查驗相關領據及申請表與教務資訊系統或文件影像管理系統之申請人資料。
2.網路、7-11超商及郵寄申購者,確認申請資料是否有特殊需求。 查核領據及申請表之特殊需求均已完成。
6.學分抵免事項作業(AT1.6) 1.確認學生是否繳交成績單正本及抵免資料是否經學系所核准,並確認學系、所相關人員是否確實於表格上簽名。 查驗學生原修學校成績單正本及學分抵免審核表(系統產出)內容。
2.符合編高年級者是否繳交「轉學生、新生提高編級申請表」。 1.查驗學生學分抵免審核表之抵免結果。
2.查驗學生繳交之「轉學生、新生提高編級申請表」是否確實填報及審查。
3.本校大學部畢業生先修之研究所學分是否未列入畢業學分。 1.查驗該學生之大學歷年成績單並核算畢業學分。
2.查驗「淡江大學碩、博士班新生已修習課程認證申請表」。
4.確認轉檔後之學分抵免資料無誤。 查驗學生成績四聯單。
5.核准提高編級之學生資料是否更正無誤。 1.查驗學生編高名冊。
2.查核教務資訊系統之學生資料。
7.成績作業事項作業(AT1.7) I.期中成績作業(AT1.7.1) 1.是否確實發函。 查核教務處校內OA函。
2.查核異常成績報表。 1.查核請假學生名單。
2.查核卡後加退選名單。
3.查核扣考名單。
3.依公告時程開放查詢。 查核「校務行政資訊查詢系統」(EMIS)網路公告資料。
4.是否進行相關統計作業。 下載成績1/2(或2/3)學分不及格學生名單。
II.學期成績作業(AT1.7.2) 1.是否確實發函。 查核教務處校內OA函。
2.查核成績是否上傳。 查核「淡江大學記分簿系統」成績上傳統計資料。
3.依科目代號排序分冊歸檔。 查核學期成績卡資料夾。
4.查核異常成績報表。 1.查核有選課缺成績報表。
2.查核請假學生名單。
3.查核卡後加退選名單。
4.查核扣考名單。
5.依本校行事曆時程開放查詢。 查核是否符合淡江大學行事曆時程。
6.是否進行相關統計作業。 1.下載成績1/2(或2/3)學分不及格學生名單。
2.下載退學學生名單。
Ⅲ.成績複查、更正作業(AT1.7.3) 1.是否確實於規定時間內受理。 1.查核成績通知單註明之複查截止日期。
2.查核是否符合學則第34條規定。
2.是否確實寄發複查相關資料。 查核成績複查紀錄資料。
3.查核「淡江大學學期成績更正單」及相關資料是否正確。 查核「淡江大學學期成績更正單」。
8.畢業資格審核事項作業(AT1.8) I.大學部畢業資格審核作業(AT1.8.1) 1.替代科目建檔是否正確。 查驗教務資訊系統「STGU020更新畢審必修替代科目檔」。
2.應扣除學分是否正確。 1.查驗教務資訊系統「STGU030更新不承認選修外系科目為畢業學分」。
2.查驗教務資訊系統「STGU070更新不承認重複修習科目為畢業學分」。
3.人工額外計入系選修課程之學分加總是否正確。 查驗畢審五聯單。
4.輔系、雙主修學分計算是否正確。 1.查驗畢審五聯單。
2.查驗輔系及雙主修必修科目表。
5.尚未修畢輔系、雙主修及教育學程學生是否刪除畢業文號。 1.查驗教務資訊系統「STGU060更新畢審有關文字號資料」。
2.查驗畢業學生離校通知單。
II.研究所論文指導教授遴聘作業(AT1.8.2) 1.已申請指導教授而欲變更者,是否填報「論文指導教授變更同意書」紙本。 1.查驗指導教授變更同意書。
2.查驗指導教授發聘申請名冊。
2.查核擔任指導教授之資格及名額是否符合法規規定。 1.查驗研究生論文指導教授遴聘規則。
2.查驗指導教授發聘申請名冊。
III.博士班資格考核作業(AT1.8.3) 1.資格考核成績通知單是否確實填報及登錄資料是否正確。 1.查驗博士候選人資格考核實施要點。
2.查驗博士學位候選人資格考核成績通知單。
3.查驗教務資訊系統「STBI040查詢學生入學基本資料」。
2.當學期可辦理休學截止日後,查核通過資格考核的博士候選人是否辦理休學。 查驗教務資訊系統「STWI030查詢個別學生休退資料」。
 IV.研究所畢業資格審核作業(AT1.8.4) 1.應扣除學分是否正確。 1.查驗教務資訊系統「STGU030更新不承認選修外系科目為畢業學分」。
2.查驗教務資訊系統「STGU070更新不承認重複修習科目為畢業學分」。
2.考試委員資格、人數、校內外比例及認定、召集人等項目是否符合法規。 查驗學位考試委員名冊與研究生學位考試辦法。
3.尚未修畢教育學程學生是否刪除畢業文號。 1.查驗教務資訊系統「STGU060更新畢審有關文字號資料」。
2.查驗畢業學生離校通知單。
9.開課作業(AT2.1) I.開課前置作業(AT2.1.1) II.開課作業(AT2.1.2) 1.各學院所屬學系、所必修、選修科目、學分數等異動案是否經課程委員會、教務會議通過。 教務會議異動紀錄。
2.必修科目及學分數之開課是否正確。 必修科目開課異常對照表。
3.開課學分數(班級數)表單是否經主管簽章。 4.講座、全英語課程是否經主管簽章。 1.依開課原則核計開課學分數。
2.依講座課程開課原則辦理開班。 3.依全英語授課實施辦法辦理開班。
10.排課作業(AT2.2) 1.寄發排課函。 排課函
2.排課異動是否提出課程異動單。 課程異動申請單、課程查詢系統。
3.教師上傳教學計畫表。 發函通知教學單位上傳教學計畫表日期。
4.初選前教學計畫表上傳率是否100%。 當學年行事曆、上傳結果統計表。
11.選課作業(AT2.3) 1.授課教師是否於學生初選前上傳教學計畫表。 1.行事曆。 2.教學計畫表上傳統計表。
2.是否於開學前一週寄發教師授課函。 E-mail紀錄。
3.校際選課是否於加退選日期截止前依規定辦理。 校際選課申請表、加退選時間表、核定紀錄。
4.是否於加退選結束後寄發人數不足停開課通知函,通知學生改選。 1.寄發通知函紀錄。 2.學生選課報告。
5.是否於加退選結束後,列印選課異常清單,並通知學生。 選課異常清單與聯絡學生紀錄。
6.是否以雙掛號寄發選課異常資料給學生。 選課不合規定未辦理更正名單與寄送紀錄。
7.是否於第13週前發函學生網路期中退選。 期中退選實施要點、期中退選函。
12.教室借用作業(AT2.4) 1.教室借用作業日程表是否依行事曆時程訂定。 查驗教室借用作業日程表是否依行事曆訂定。
2.逾時或當天臨時借用教室時,是否填寫「借用教室申請表」。 逾時借用教室須填寫教室借用單,以人工辦理借用。
13.試務作業(AT2.5) 1.考試作業日程表是否依排考時程訂定。 查驗考試作業日程表是否依排考時程訂定。
2.是否函知教師特殊方式考試科目申請事宜,並依申請核准之需求進行排考。 1.查驗特殊方式考試申請事宜是否發函。 2.查驗特殊方式考試申請表之申請項目確實已處理。
3.是否控制衝堂考生人數以每節不超過60人為原則。 衝堂調整系統呈現之衝堂人數確實在每節60人以下。
4.排考清單是否已處理。 排考清單是否確實處理。
5.是否每年召開1次監試說明會。 查驗監試說明會報告事項。
6.是否進行學生考試注意事項宣導。 查驗考試宣導紀綠。
7.是否依扣考申請單進行扣考相關作業。 查驗扣考名單是否已確實建檔。
8.試題考前繳交率應100%。 查驗試前試題未繳交紀錄表。
9.是否依注意事項指導工讀生空白答案紙裝袋作業。 試題裝袋時即時複檢。
10.考前其他相關單位應配合事項是否按時通知。 查驗是否按時通知教學支援組、遠距組、事務組考試應配合事項。
11.試卷收發是否依規定處理。 查驗試務人員是否確實依工作注意事項執行。
12.是否依考場規則處理考試違規案件。 查驗違規紀錄表是否依考場規則簽辦。
13.考後是否陳報相關考試統計表提供教學單位參考,並作監考獎懲建議。 查驗試後試務統計表是否確實進行陳報及函知。
14.編印文宣資料及大學部學系招生簡介作業(AT3.1) 1.文宣資料內容是否正確。 根據各承辦人員提供之資料設計文宣,完稿後請各承辦人員再行核對(含英文部分)。
2.引用校內資料是否正確。 隨機抽驗校內相關資料比照是否一致。
3.請購單是否經主管核定。 請購單。
15.招生宣導作業(AT3.2) 1.參加人員是否符合高中端需求。 依照申請表內容OA院系,請院系協助安排老師。
16.境外生入學申請作業(AT3.3) I.外國學生申請入學作業(AT3.3.1) 1.學生檢附資料是否齊全。 外國學生申請入學資料-繳件明細表。
2.外國學生身分認定、外國學歷等是否符合教育部相關規定。 外國學生申請入學資料-護照影本、畢業證書及成績單。
3.各系所是否依審查標準評分。 委員評分表。
4.審查結果是否經招生委員會議通過。 招生委員會議紀錄。
5.是否依榜單資料通知學生報到、註冊事宜。 寄發錄取通知等相關文件之執據聯。
II.僑生入學作業(海聯會分發) (AT3.3.2) 1.是否於規定時間內完成招生名額暨簡章校系分則填報作業。 簡章回覆表。
2.是否於規定時間內完成系所審查作業。 教務處函、委員評分表‧
3.是否依榜單資料通知學生報到、註冊事宜。 寄發錄取通知等相關文件之執據聯。
Ⅲ.僑生入學作業(單獨招生) (AT3.3.3) 1.是否於規定時間內完成招生名額暨簡章校系分則填報作業。 簡章回覆表。
2.是否行文僑委會、教育部及海聯會等通報名冊。 公文。
3.是否於規定時間內將錄取名冊行文或e-mail僑委會、教育部、海聯會及外交部領事事務局等單位。 公文或e-mail。
4.是否依榜單資料通知學生報到、註冊事宜。 寄發錄取通知等相關文件之執據聯。
Ⅳ.陸生申請入學作業(AT3.3.4) 1.招生系所資格是否符合教育部之規定。 依大陸地區人民來臺就讀專科以上學校辦法第5條規定辦理(如航太系、戰略所)及招生計畫書。
2.招生系所數量是否符合教育部核定名額。 依教育部核定之審核表、陳校長之簽陳。
3.審核招收人數,是否符合教育部當學年度核定之招生名額。 依教育部當年度核定之招生名額辦理、回傳確認單。
4.系所審查是否依照時程完成作業 OA公文、招生審核表‧
5.是否依榜單資料通知學生報到、註冊事宜。 寄發錄取通知等相關文件之執據聯。
17.擬修訂招生相關法規作業(AT3.4) 1.是否依相關法規辦理。 修訂作業需依:1.教育部來函、2.本校招生實際狀況、3.校招生會議決議或指示事項修訂條文。
2.是否經會議(教務會議、招生委員會)通過。 修訂作業需經教務會議/招生委員會討論通過,再陳核。
3.是否有公告及函送相關單位存參。 依教育部來文,請秘書處公告。
18.修訂各類招生簡章作業(AT3.5) 1.教育部相關法規修正後,各類招生法規是否已配合修正。 各類招生法規修正,提校招生委員會通過,報教育部核定後,經秘書處公告。
2.招生條件是否經系、院招生委員會員會、院務會議、招生委員會通過。 招生委員會會議紀錄。
3.招生名額是否經教育部核定。 教育部核定文。
19.招生考試作業(AT3.6) 1.網路報名系統(GAS)是否配合簡章更新。 交互檢核紀錄。
2.是否召開監試會議。 監試簽到表。
3.委員是否領卷。 領卷報表。
4.是否列印報表供委員查錯。 查錯紀錄。
5.是否經校招生委員會。 校招生委員會。
6.是否依規定受理考生申請成績複查。 複查申請表。
20.招生申訴案件之處理作業(AT3.7) 1.申訴內容是否與招生考試有關。 申訴理由。
2.申訴是否於發生日起七日內以雙掛號書面具名提出。 雙掛號郵戳。
3.申訴人是否檢附相關證明文件。 相關證明文件。
4.評議結果是否執行。 1.評議會議紀錄。 2.二十日內回復申訴結果
5.接獲申訴人書面通知進入司法程序時,是否終止評議。 1.申訴人書面通知資料。 2.終止評議通知書。
21.招生宣導及文宣製作獎補助作業(AT3.8) 1.是否以每年10月15日前報部之實際報到註冊人數計算。 註冊人數統計表。
2.統計表計算報到率的註冊人數是否有扣除休學、復學生人數。 休、退學統計表。
3.補助金額是否符合規定。 招生宣導及文宣製作獎補助款一覽表。
4.是否於每年11月10日前公告。 公告函。
5.是否依規定繳交應檢附之核銷表及相關收據、文宣、海報等。 粘存單及附件。
6.粘存單上計畫代號及預算科目是否填寫正確。 粘存單。
7.核銷金額是否超過公告之基本補助金額。. 粘存單。
8.申請招生宣導活動補助之金額是否符合規定。 粘存單。
9.招生宣導活動補助金額是否控制在每學年度50萬元以內。 粘存單。
22.參加國外教育展及年會作業(AU1.4.3.2) 1.是否經校長核定。 校內OD公文。
2.是否於截止日前報名及繳費。 繳費文件。
3.出差人員生活費日支數額預算是否依「中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日之數額表」辦理。 國外出差旅費報告表。
4.核銷時是否提供外幣與臺幣金額換算依據。 臺銀公布之出國前1日匯率對照表,或銀行賣匯水單。
5.各項單據是否為正本。 單據正本。
23.一般印刷(講義、文作)作業(AT4.1) 1.定期統計印刷數量。 統計報表。
24.試題印刷作業(AT4.2) 1.定期統計印刷數量。 統計報表。
25.藝術欣賞與創作學門、哲學與宗教學門學分抵免初審事項(AT5.1) 確實審核後,蓋上「准予抵免」或「不可抵免」。 學分抵免審核表。
26.藝術欣賞與創作學門、哲學與宗教學門學生加簽作業流程(AT5.2) 1.加退選前需將加簽申請單公告於通識與核心課程中心網站。 加簽申請單。
2.加簽申請單確實送至課務組。 公文簽收單。
27.通核中心專兼任教師補課作業流程(AT5.3) 1.補課時間是否經課務組審核通過。 淡江大學補課通知單。
28.召開通識教育各委員會會議作業流程(AT5.4) 1.各學門開課班數、課程異動案確實正確。 會議紀錄。
2.規定時程內,完成外審作業。 會議紀錄。
29.通核中心評鑑作業流程(AT5.5) 1.是否於期限內完成自我評鑑之內部評鑑。 (修正後)自我評鑑報告書。
2.是否於期限內完成自我評鑑之外部評鑑。 自我評鑑總結報告書。
30.通核中心專任教師評鑑作業流程(AT5.6) 1.評鑑評分表(A)是否依人資處名單列印。 人資處教師評鑑名冊及通核中心教師評審會議紀錄。
2.免評鑑資格是否符合。 專任教師免評鑑申請書。
3.檢核評鑑評分表及佐證資料。 通核中心教師評審會議紀錄。
31.編印通識小冊作業流程(AT5.7) 1.是否於期限內收齊各學門資料。 彙整之學門回復資料。
2.確認文字是否正確。 通識小冊。
32.顧客意見處理作業(AT6.1) 1.確認是否填寫顧客意見/抱怨登記表。 查核「淡江大學顧客意見/抱怨登記表」是否確實填報及簽核。
2.查核事件是否確依標準作業流程處理。 查核「淡江大學矯正與預防處理紀錄表」是否確實填報及簽核。

學生事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1.學生生活輔導相關辦法之擬訂事項作業(AS1.1) 各項生活教育辦法是否依需求訂定。 生活教育相關辦法符合實際所需。
2.導師輔導次數與考評表陳核事項作業(AS1.2.1) 輔導紀錄分析與考評表資料是否正確。 依各學院導師評量等級考評標準考評。
3.學生生活教育規劃與執行事項作業(AS1.3) 經費支用是否符合規定。 依教育部學生事務與輔導經費及校內經費使用規定支用。
4.優秀青年選拔事項作業(AS1.4) 優秀青年是否依選拔計畫遴選。 查核各院推薦名單符合選拔標準。
5.學生獎助學金(含工讀金)作業(AS1.5.1) I.弱勢助學金申請作業(AS1.5.1.1) 是否於期限內傳送教育部大專校院弱勢學生資格查核系統 教育部大專校院弱勢學生資格查核系統
II.工讀助學金、清寒助學金、原住民助學金及服務小組長工讀金作業(AS1.5.1.2) 1.各單位是否每月10日前至學生事務處資訊系統填報學生前1個月工讀時數。 2.助學金是否依規定時間撥款。 1.助學金名冊、人事清冊及OA公文。 2.郵局存款單報表。
III.生活助學金作業(AS1.5.1.3) 1.各單位是否依規定繳交生活服務學習時數記錄表。 2.助學金是否依規定時間撥款。 1.助學金名冊。 2.郵局存款單報表。
IV.課業輔導助學金作業(AS1.5.1.4) 助學金是否於規定時間內撥款。 薪資存款團體戶存款單及名冊、工讀生勞動契約以及簽到表。
V.研究生助學金作業(AS1.5.1.5) 1.各系所研究生清寒比例是否符合至少35%資格。 1.研究生助學金系統。
2.若為外籍生,需填具「外籍學生申請以居住者稅率計稅保證書」。
2.研究生助學金是否確實匯入學生帳戶或經學生收訖。 各系所於每月12日前(遇特殊情況則延期)繳交紙本資料至生活輔導組,於次月月底前匯入學生郵局帳戶。
VI.校內獎學金核發作業(AS1.5.1.6) 1.獎學金得獎名單是否經學生獎助學金委員會會議通過。 會議紀錄、得獎名冊。
2.得獎金額是否確實匯入學生帳戶或經學生領取。 薪資存款團體戶存款單及印領清冊。
VII.林壽禎、周秋火、何香、曾正仁獎學基金管理委員會作業(AS1.5.1.7) 會議紀錄是否確實寄送捐贈人,以爭取基金利息不足支付獎學金之差額補助款。 會議紀錄、函。
VIII.陳正炤女士紀念獎學金作業(AS1.5.1.8) 領據及印領清冊是否寄送捐贈人。 函、領據、印領清冊。
IX.教育部學產基金設置低收入戶學生助學金作業(AS1.5.1.9) 是否於規定期限前將申請資料寄送承辦學校。 函、領據、助學金學生名冊。
X.校外獎學金辦理作業(AS1.5.10) 1.是否於規定期限內造冊送件。 申請資料備齊並依來函規定期間內造冊送件。
2.是否於規定時間發放獎學金及核銷。 薪資存款團體戶存款單、來函以及發函文件。
XI.原住民族委員會大專校院獎助學金申請流程圖(AS1.5.1.11) 原住民族委員會助學金是否依規定時間撥款。 原住民族委員獎助學金申請平臺查詢學生是否完成服務時數。
6.各類學生就學費用減免補助作業(AS1.5.2) 1.學生繳交之資料是否符合學雜費減免辦法規定。 各類別就學優待學雜費減免學生依身分規定繳交相關資料。
2.核銷作業是否依照教育部規定日期前完成。 依規定日期完成核銷請款作業。
7.學生請假處理事項作業(AS1.6) I.平日假請假作業(AS1.6.1) 是否依規定期限提出請假申請並完成請假手續。 於規定期限請假且准假權責無誤。
II.考試假請假作業(AS1.6.2) 考試假是否依規定期限提出申請並完成請假手續。 於規定期限請假且准假權責無誤。
8.學生獎懲及操行成績結算事項作業(AS1.7) I.學生獎懲及操行成績結算事項作業(AS1.7.1) 1.學生獎懲是否依規定程序辦理。 獎懲建議表依決行權責陳核。
2.學生操行成績是否依規定程序辦理。 導師上網評定操行成績後,列印紙本簽名送生輔組存查。
3.是否依教務處規定時間上傳成績。 依教務處規定時程及所需格式上傳。
II.淡江大學操行成績證明申請書作業(AS1.7.2)  淡江大學操行成績證明單是否與教務系統中學生之操行成績及獎懲記錄相同。 淡江大學學生操行成績證明單之操行與獎懲記錄與教務系統相同
III.操行成績更正報告單作業(AS1.7.3)  學生事務處奉核後之操行成績更正報告單之操行成績是否與系統分數相同。 依操行成績更正報告單更改操行成績。
IV.申請撤銷定期察看作業(AS1.7.4) 學生之「定期察看」之懲處是否依獎懲委員會之決議通知書撤銷。 依獎懲委員會之決議通知書更改。
V.註銷改過銷過後之懲處記錄作業(AS1.7.5) 改過銷過之懲處是否依規定註銷。 依改過銷過之懲處名冊註銷懲處。
VI.申訴成立後之操行及獎懲記錄更正作業(AS1.7.6) 申訴成立後之操行成績及獎懲記錄是否依規定更改。 依學生申訴評議委員會評議決定書更改操行成績及獎懲記錄。
9.新生入學講習及校慶、畢業典禮籌辦事項作業(AS1.8) I.新生入學講習作業(AS1.8.1) 新生入學講習是否依計畫執行。 於訂定日期完成,並於期限內核銷經費。
II.校慶慶祝大會作業(AS1.8.2) 校慶慶祝大會是否依計畫執行。 於訂定日期完成,並於期限內核銷經費。
III.畢業典禮作業(AS1.8.3) 畢業典禮是否依計畫執行。 於訂定日期完成,並於期限內核銷經費。
10.學生兵役處理事項作業(AS1.9) I.兵役申請緩徵暨延長/儘召申請暨延長作業(AS1.9.1) 1.各項兵役業務之申請是否依時限完成。 緩申、緩延作業於開學1個月內、儘延作業於第一學期10月20日前、儘申於開學2個月內完成作業。
2.核准之文號、日期是否註記於兵役系統。 兵役系統註記核准文號、日期。
Ⅱ.兵役申請緩徵消滅/儘召消滅作業(AS1.9.2) 是否依規定冊報。 於休、退學離校30日內完成作業。
Ⅲ.開立暫緩徵集證明作業(AS1.9.3) 是否確實在學 是否持有未畢業證明。
11.學生專車督導事項作業(AS1.10) 專車訊息是否公告。 專車訊息公告於生活輔導組網頁。
12.學生團體保險申辦事項作業(AS1.11) I.學生團體保險公開招商作業 (AS1.11.1) 是否於每年4月初公告公開招商條件。 每年4月初公告公開招商條件,經採購委員會議價並決定承保公司。
II.學生團體保險理賠作業(AS1.11.2) 申請資料是否填妥並檢附相關證明文件。 依規定檢附各項證明文件,並於收件後2週內送至承保公司申請理賠。
13.學生就學貸款申辦事項作業(AS1.12) 1. 每位申請就學貸款同學是否於系統建檔完畢。 注意建檔新增是否成功。
2.比對申請書第2聯紙本與報表資料是否相符。 查核系統建檔資料是否有誤,系統需與紙本資料相符。
3.每位申請就學貸款同學於臺灣銀行系統是否註記成功。 臺灣銀行註記後,可整批上傳至學校就貸系統檢核資料異常清單。
4.每位申請就學貸款同學是否註冊在學成功。 查核教務處註冊管制作業整批上傳後之異常清單。
5.是否依規定時間上傳教育部就學貸款彙報系統。 於期限內上傳且教育部就學貸款彙報系統之人數與學務系統人數一致。
6.確認臺灣銀行撥款金額是否正確。 1.比對發函台灣銀行淡水分行請款之金額。
2.查核未撥款人數及金額。
7.核對住宿生、減免生、學分班生溢貸款金額。 檢核住宿生、減免生、學分班學生就學貸款金額是否符合教育部規定,溢貸款是否歸還臺灣銀行。
14.防護團常年訓練與防震災演練辦理作業(AS1.13) 1.計畫是否按時擬訂,有無因應現況調整。 1.按時擬訂「防護團編組訓練計畫」陳請校長核示。
2.按時擬訂「防災教育執行計畫」陳請校長核示。
3.計畫因應現況調整,內容具體可行。
2.訓練時數是否符合規定,課程內容能否達到教育效果。 1.訓練時間合於規定。
2.課程滿意度情形。
15.學生交通安全宣導事項作業(AS1.14.1) 是否依規定完成活動及結報。 1.活動依規劃時間完成。
2.依教育部學生事務與輔導經費及校內經費使用規定支用經費。
16.學生申訴受理與評議委員會議召開事項作業(AS1.15) 1.是否依規定召開申訴評議委員會會議。 有學生申訴案件時召開申訴評議委員會會議。
2.評議決定書是否送申訴人並副知相關人。 申訴人收到評議決定書,相關人亦被副知。
17.新生暨家長座談會作業(AS1.16.1) 座談會是否依計畫執行。 於訂定日期完成,並於期限內核銷經費。
18.全校班代表座談會作業(AS1.16.2) 各班班代表之建議是否得到答復。 1.座談會前所提出之建議,彙整各相關單位答復後裝訂成冊於座談會場發放。現場的提問由在座主管答復。
2.座談會之會議紀錄經校長核定後,公告於生活輔導組網頁。
19.學生課外活動之規劃及推動事項作業(AS2.1) 1.是否依規定制定計畫。 核定紀錄、活動計畫。
2.是否於期限內完成。 粘存單及結案報告書。
20.社團成立及審查作業(AS2.2.1) 1.是否公開公告全校學生。 1.本組網頁最新消息及海報公告。
2.發布全校學生MAIL信箱。
2.申請資料是否完整。 1.檢核申請資料。
2.申請資料彙整造冊。
3.是否召開審查會並簽核。 1.審查會議紀錄。
2.核准簽呈。
4.是否完成系統資料填報。 社團移交登記本。
21.社團活動輔導作業(AS2.2.2) Ⅰ.活動申請及核報作業(AS2.2.2.1) 1.活動申請資料是否齊全。 申請書及相關資料。
2.是否依決行權責簽核。 申請書及簽核紀錄。
3.成果報告書及附件資料是否齊全。 報告書、簽到表。
Ⅱ.經費申請、審查及核報作業(AS2.2.2.2) 1.是否依規定公告週知。 本組網頁公告。
2.社團活動經費是否經核定。 1.審查小組會議簽到表及會議紀錄。
2.核准簽。
3.核銷資料是否齊全。 粘存單及憑證。
Ⅲ.器材添購申請、審查及核報作業(AS2.2.2.3) 1.是否依規定公告週知。 1.本組網頁及海報公告。
2. Email通知社團負責人。
2.器材添購經費補助是否經核定。 1.審查小組會議簽到表及會議紀錄。
2.核准簽。
3.是否依學校請購程序辦理。 1.請購單及廠商估價單。
2.會簽相關單位。
4.核銷資料是否齊全。 粘存單及憑證。
5.是否依「淡江大學學生社團財產管理要點」規定辦理。 1.財產保管單及列管單。
2.「淡江大學學生社團財產管理要點」。
22.社團考核評鑑作業(AS2.2.3) 1.是否依據實施計畫訂定考核評鑑標準。 依據「淡江大學學生團體評鑑細則」評審內容訂定評分標準,並提組務會議討論通過。
2.是否公告社團週知。 以網頁、信箱、海報看板等方式公告。
3.評審委員是否具備社團專業背景。 發函聘請校外專家學者或同業擔任評審委員。
4.是否依規定核銷結報。 依學校核銷規定辦理。
23.學生會選舉輔導事項作業(AS2.3) 1.確認選舉相關庶務申請、選舉作業時程及經費補助是否依照本校相關業管單位之規定及選舉罷免辦法依法規劃辦理。 1.依據「淡江大學社團活動申請要點」完成活動公文及經費申請程序。
2.依據「淡江大學學生會正副會長暨學生議會議員選舉罷免辦法」之條文規定辦理。
2.確認學生會選舉委員會票匭及圈票匣借用、歸還時間,及本案負責同學聯絡方式,協助學生會選舉委員會發函至借用單位。 發函區公所借用票匭及圈票匣公文。
3.選舉後是否簽請鑒核當選結果。 公告當選人資訊,由校長簽核。
4.是否依規定核銷。 依財務處規定完成核銷。
24.學生社團場地規劃與管理事項作業(AS2.4) I.社團教室申請與管理作業(AS2.4.1) 1.是否依作業日程表修訂公告。 依教務處課務組公告修訂本組開放申請日程。
2.是否依權限簽核。 申請表由相關承辦人審核簽核後,再送往教務處課務組核准。
Ⅱ.活動場地申請與管理作業(AS2.4.2) 1.是否依時間公告校內單位及社團。 每學期開學前公告開放校內單位申請,社團則於開學前一周開放預約。
2.是否依權限簽核。 申請表由相關承辦人審核並視使用情況加會相關管理單位及決行權責。
Ⅲ.社團辦公室使用與管理作業(AS2.4.3) 1.是否依社團評鑑積分結果分配。 依社團評鑑5年內之積分排序分配獨立社辦、聯合社辦或取消社辦。
2.社團是否依規定刷卡進出。 門禁開關及社團違規情形。
3.是否依時間舉辦清潔檢查。 開學公告清潔比賽時間,並公告檢查結果。
25.社團服務學習活動規劃及推動事項作業(AS2.5) Ⅰ.帶動中小學方案作業(AS2.5.1) 1.送審資料是否依教育部規定填寫,並於時間內提出申請。 送審資料依教育部規定格式填寫。
2.是否依計畫經費項目及金額使用。 活動結束後檢附合格單據核銷。
3.是否於期限內完成核銷。 配合學校核銷作業期程。
4.是否依教育部規定於期限內提出結案報告。 依教育部規定期限提出結案報告。
Ⅱ.寒暑假服務隊規劃作業(AS2.5.2) 1.是否依規定時間內繳交申請表。 服務申請表填寫送課外活動輔導組彙整。
2.是否向校外單位提案申請。 經費概算表依財務處規定填寫。 校外申請依該單位規定。
3.是否發函服務機構。 發函抄本。
4.是否依計畫經費項目及金額使用。 檢附合格單據核銷。
5.是否於期限內完成結案,是否將補助款撥入社團帳戶。 1.配合學校核銷作業期程。
2.團體存款單。
Ⅲ.國際志工服務作業(AS2.5.3) 1.是否擬定相關計畫。 服務申請表填寫送課外活動輔導組彙整。
2.是否公告甄選服務員。 1.公告本組網頁週知。
2.服務員資料彙整造冊。
3.是否依計畫執行,撰寫反思日誌。 1.活動日程表。
2.反思日誌。
4.是否辦理分享會。 分享簡報。
5.是否依時完成核銷與結案。 成果報告書。
26.社團課程規劃作業(AS2.6.1) Ⅰ.課程規劃作業(AS2.6.1.1) 1.是否依淡江大學課程委員會設置辦法辦理。 淡江大學課程委員會設置辦法。
2.學門委員名單是否依規定聘任核定。 學門委員名單。
3.是否彙整會議紀錄,呈校長核定。 1.學門委員會議紀錄。
2.每學期學門至少召開一次會議,會議應有全體委員過半數出席,使得決議。
Ⅱ.排課作業(AS2.6.1.2) 1.是否訂定排課、選課原則。 1.彙整社團學習與實作課程排課資料。
2.訂定排課、選課原則。
2.是否依時上傳教學計畫表。 依教務處作業時間上傳教學計劃表。
3.是否彙整排課執行成效與檢討。 彙整排課成效報告書。
Ⅲ.成績認證作業(AS2.6.1.3) 1.是否於時間內彙整學生修課名單及社團社員名單。 1.每年2月,彙整社團經營入門課程修課學生名單,並統計修課人數。
2.每年1月、3月、6月、10月,彙整社團社員名單,並統計社團社員人次。
2.是否定期公告學生成績及開放學生成績複查與更正。 1.系統定期寄送社團經營入門課程學生缺課通知。
2.定期受理社團學習與實作課程成績異動申請單。
3.是否配合教務處成績繳交時間,提送學生成績(含成績紙本與電子檔)。 配合教務處成績繳交時程作業。
27.社團課程人事聘任作業(AS2.6.2) Ⅰ.教師聘任作業(AS2.6.2.1) 1.是否召開課程專家會議。 課程專家會議紀錄。
2.是否完整建立講師資料庫。 講師資料表。
3.是否依規定核報課程講師費。 依學校核銷作業期程辦理。
4.是否於期末進行成果結案,並依時撥款。 1.成果報告書。
2.團體存款單。
Ⅱ.TA聘任作業(AS2.6.2.2) 1.是否公告招募宣傳。 1.辦理招募說明會。
2.是否進行課程排課,定期彙整社團TA工作日誌、課程記錄。 1.社團TA榮譽條款。
2.社團TA工作日誌。
3.社團TA課程記錄。
3.是否於課程次月進行社團TA工作費核銷。 1.檢附合格單據核銷。
2.配合學校核銷作業期程。
4.是否於期末進行成報結案,並依時撥款。 1.成果報告書。
2.團體存款單。
28.校外機關團體有關學生活動之聯繫與協調事項作業(AS2.7) 1.是否依所屬承辦業務分文。 依工作職掌辦理分文。
2.是否依決行權責至決行單位簽核。 依分層負責明細表填寫決行權責、編號。
3.是否確實透過組內網頁、電子看版訊息公告。 依擬辦內容進行活動公告。
29.學生及教職員工疾病之檢查診療與矯治事項作業(AS3.1) Ⅰ.內科診治作業(AS3.1.1) 申請診療處理,是否依規定辦理。 健康服務表單。
Ⅱ.外傷處理作業(AS3.1.2) 申請事故傷害處理,是否依規定辦理。 事故傷害登錄單。
30.衛生保健之宣導事項作業(AS3.2) Ⅰ.衛生保健活動作業(AS3.2.1) 舉辦衛生保健各項活動,是否依規定辦理。 成果報告。
Ⅱ.衛教宣導作業(AS3.2.2) 確實透過組內網頁、公告訊息。 依擬辦內容進行公告。
31.醫療廢棄物儲存、清運作業(AS3.3.1) 申請醫療廢棄物清運作業,是否依規定填報規定文件。 妥善處理紀錄文件及醫療廢棄物清理月報表。
32.學生健康營養之宣導事項作業(AS3.4) 活動結束後是否確實填寫成果報告。 活動成果報告書。
33.校內餐廳膳食督導作業(AS3.5.1) 社團社員檢查餐廳並確實填寫餐飲衛生檢查表。 餐飲衛生檢查表。
34.新生健檢作業(AS3.6.1) 1.學生健康檢查項目是否依規定辦理。 學生總體檢報告書。
2.是否進行健康諮詢及異常者追蹤。 個案管理記錄表。
35.心理健康工作之宣導與執行事項作業(AS4.1) 1.是否於每學期期初即提報相關簽呈及企劃書。 簽呈及企劃書影本。
2.是否保留相關單據,於時限內進行經費核銷。 核銷資料影本。
3.是否完整保存活動成果報告及成果光碟。 成果報告書及光碟片。
36.心理測驗實施及處遇事項作業(AS4.2) 1.本組網頁之「團體測驗申請辦法」是否逐年更新。 本組網頁。
2.是否保存測驗原稿及相關資料達1年。 測驗資料。
37.特殊個案處理作業(AS4.3.1) 1.是否完成危機(再)評估表。 個案處理統計報表。
2.是否完成個案管理之追蹤輔導紀錄。 個案處理統計報表。
38.緊急個案危機處理作業(AS4.3.2) 1.是否依法在時限內完成通報。 危機處理統計報表。
2.是否完成紀錄整理並歸檔。 危機處理統計報表。
39.個案輔導協調會作業(AS4.3.3) 1.會議資料是否於會議前3日內送交主席(緊急召開會議除外)。 個案輔導協調會統計報表。
2.會議後是否依決議執行。 個案輔導協調會統計報表。
40.學生危機通報暨輔導轉介作業(AS4.3.4) 是否於7日內完成書面回覆。 危機處理統計報表。
41.學生危機評估與處遇作業(AS4.3.5) 是否完成危機(再)評估表。 危機處理統計報表。
42.個案輔導危機通報作業 (AS4.3.6) 是否於通報時完成表單或紀錄。 校安通報影本。
43.心理輔導人員個案研習會作業(AS4.4.1) 1.是否於活動辦理前1個月上簽呈。 簽呈影本。
2.是否於研討會後2週內完成成果報告。 成果報告。
44.心理輔導人員分組督導作業(AS4.4.2) 1.是否依據兼任輔導老師之期待安排適合之督導組別。 兼任輔導老師督導時段調查表與分組督導訓練表。
2.是否於督導結束一週內回收諮商員對督導評量表及督導對諮商員評量表。 評量表。
45.社區關懷兒童志工專案作業(AS4.5.1) 1.是否確實登錄志工出缺席情形。 出缺席紀錄表。
2.志工是否於每次課程結束後填寫滿意度調查表。 滿意度調查表。
46.大一身心適應調查作業(AS4.5.2) 1.是否於測驗結束3週內完成統計分析。 測驗批改與統計分析日期。
2.是否於測驗分析結果完成後寄發測驗結果給各班導師。 公文傳送各班測驗結果給導師的寄發紀錄。
47.心理健康操處理作業(AS4.5.3) 1.輔導員是否於5個工作日內完成回覆信件初稿。 心理健康操統計報表。
2.輔導員是否於7個工作日內完成信件並由承辦人以本組電子信箱回覆。 心理健康操統計報表。
48.高關懷學生輔導機制作業(AS4.5.4) 是否確實持續聯絡3週。 電話聯絡紀錄。
49.實習諮商員業務訓練作業(AS4.5.5) 報名名額與整體服務滿意度及行政滿意度。 報名人數及滿意度調查結果。
50.職涯講座作業(AS5.1.1) 1.是否依研討會經費預算金額,企劃講座場數。 演講費依校內講師800元/時,校外講師1600元/時計算。
2.滿意度是否合乎KPI目標值,作為檢討改進依據。 依據滿意度,調整活動內容及KPI。
51.企業參訪作業(AS5.1.2) 1.是否依教學卓越預算金額,企劃場數及規劃參訪地點。 1.依據參訪人數劃車輛數及餐費估計,依參訪地點里程數評估里程交通費用。
2.審核系所提出參訪申請。
2.滿意度是否合乎KPI目標值,作為檢討改進依據。 依據滿意度及學員回饋建議,調整活動內容及KPI。
52.學生考照研習活動作業(AS5.2.1) 1.是否依教學卓越預算金額,企劃場數及規劃課程內容。 1.依校內講師800元/時,校外講師1600元/時計算。
2.審核系所提出申請辦理輔導專業證照  研習是否符合系所專業領域。
2.滿意度是否合乎KPI目標值,作為檢討改進依據。 依據滿意度及學員回饋建議,調整活動內容及KPI。
53.就業輔導專刊作業(AS5.2.2) 請購單是否會簽相關單位。 金額超過40萬元須經採購委員會決議,40萬元以下會簽總務處議價。
54.校園徵才博覽會作業(AS5.3.1) 滿意度是否合乎KPI目標值,作為檢討改進依據。 依據滿意度,調整活動內容及KPI。
55.公司說明會作業(AS5.3.2) 1.是否審慎篩選廠商。 依廠商於社會評價及往年合作經驗。
2.滿意度是否合乎KPI目標值,作為檢討改進依據。 依據滿意度,調整活動內容及KPI。
56.就業訊息提供作業(AS5.3.3) 依申請者提供資料,查核是否立案或核可。 上網站查核,該申請者之主管權責,是否立案、核可等。
57.申請校外單位補助辦理職涯輔導活動作業(AS5.4.1) 1.確認受理申請補助期限,訂定合宜之校內收件期限。 校外單位受理申請期限與校內統籌收件期限之間,至少需包含彙整檢核修正及公文流程所需時間。
2.檢核申請計畫格式及內容是否符合補助單位要求。 申請計畫使用補助單位要求之表單,項目與內容相符合。
3.公文流程追蹤是否可於校外收件期間截止前寄出或送達。 1.截止收件條件係郵戳為憑者,須於截止日前寄出。
2.截止收件條件係送達者,至少須於截止日前一上班日寄出。
58.辦理校外單位補助之職涯輔導活動作業(AS5.4.2) 1.審查結果是否有建議修改事項需修改後回覆。 若有審查建議,通知申請單位轉知所屬教師配合修改。
2.是否依計畫經費項目及金額使用。 經費於核定經費概算表範圍內使用。
3.成果報告是否符合補助單位要求格式。 成果報告內容符合補助單位要求。
59.應屆畢業生流向問卷施作作業(AS5.5.1) 1.確認問卷內容及測試問卷填答系統是否正常運作。 檢視問卷網頁內容及填答結果。
2.是否於公文或電子郵件中敘明填答對象、方式、期限和網址。 檢視公文或電子郵件內容敘述。
3.確認已填答問卷,是否為應屆畢業生所填有效問卷。 比對填答問卷名單是否為應屆畢業生,確認有效問卷份數。
60.應屆畢業生流向問卷統計及分析作業(AS5.5.2) 1.確認填答人數是否包含紙本問卷填答人數,計算問卷填答率。 問卷填答率計算為該學年實際填答人數(含紙本)/本國籍畢業生人數%
2.提供資料是否包含所有學制問卷填答相關資料。 確認各學制及對應檔案數量之正確性。
61.學生宿舍床位申請、抽籤及進住作業(AS6.1.1) 1.特殊生。 1.查核資料。
2.非期限內辦理。 2.辦理進住報到。
62.床位抽籤系統作業(AS6.1.1.1) 系統學生條件設定 系統條件設定(非黑名單)、(非特殊生),屬黑名單即取消床位資格,非特殊生即進行床位抽籤。
63.床位編排作業(AS6.1.1.2) 系統學生條件設定。 各階段中籤之學生學籍資料匯入系統。
64.學生宿舍寒暑假續住作業(AS6.1.2) 期限內繳交保證金 保證金繳交收據。
65.學生宿舍寒暑假期間借用作業(AS6.1.3) 1.參加借用單位宿舍借用管理協調會議 借用單位是否出席參加宿舍借用管理協調會議。
2.確認離館退宿手續。 借用單位退宿檢查各項設備是否損壞或未完成清潔。
66.住宿繳費單、溢繳款作業(AS6.2.1) 1.繳費單寄出前2個星期,簽是否已通過。 簽。
2.住宿生溢繳金額是否退費。 1.住宿費用溢繳款名單。 2.宿舍退宿暨退費申請表。
67.宿舍保證金退還作業(AS6.2.2) 1.是否於預定日期內完成郵局轉帳退款。 1.離館須知。 2.委託郵局代存員工薪資總表。
2.是否通知學生至出納組辦理現金退款。 1.電話通知紀錄表。 2.保證金退費總表 (未於規定期限內至出納組辦理現金退款者)。
68.淡江學園清潔及保全簽約作業(AS6.3.1) 承包商履約狀況 1.送達請購單日期需於採購會議前。 2.合約內容中明定。
69.淡江學園住宿生寢室水電費收繳作業(AS6.3.2) 1.冷氣使用費計費日期是否正確無誤。 系統所使用之計費試算表作設定,若日期有誤則無法正常運算。
2.水、電、冷氣費繳費單據是否於繳費期限內繳納。 繳費單上實際繳費日為憑。
3.計費一覽表金額是否皆正確無誤。 檢視Excel表之計算函數正確性。
70.學生宿舍內務檢查暨公共空間美化作業(AS6.3.3) 1.檢查標準是否一致。 內務檢查及活動評分標準。
2.評審是否執行公正、公平、公開之評分原則。 評審為宿舍幹部,且不評自己樓層以示公允外,另拍照為憑以備查。
71.淡水校園學生宿舍助理輔導員甄選作業(AS6.3.4) 1.初試依個人特質與經歷篩選適合人員參加研習活動。 審查報名同學個人資料、特質適合者參與研習活動。
2.依研習活動評量結果決定錄用人員參與團隊服務。 活動評量結果確定錄取人員。
72.校外賃居作業(AS7.1.1) I.房東資料登錄作業(AS 7.1.1.1) 1.是否核對屋主所有權狀及身分證之正確性。 屋主資料。
2.公告之合格租屋是否無消防安全疑慮。 賃居訪視紀錄表。
II.校外賃居訪視作業(AS 7.1.1.2) 1.是否遴選賃居訪視工讀生。 工讀生名單
2.是否填報訪視評核表。 訪視評核表
3.缺失列管追蹤,對於未改善者通知家長建議搬遷。 缺失追蹤表
73.租屋博覽會作業(AS7.1.2) 1.是否聯繫相關人員召開會議,規劃時間與場地。 會議紀錄。
2.檢討上一版租屋小百科缺點是否予以改善。 檢視新版租屋小百科。

總務事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1.一般財物採購事項作業(AG1.1) 1.支出金額是否超出預算。 1.於預算系統檢閱應支出金額是否超出。
2.購買大批清潔、教育用品是否經議價。 2.請/採購(修)單。
2.自來水、電力及電話繳費事項作業(AG1.2) 水、電費及電話費是否如期繳納。 水、電費及電話費收據。
3.校園清潔維護事項作業(AG1.3) I.各樓館清潔控管作業(AG1.3.1) 樓館清潔工作抽檢紀錄表、廁所清潔紀錄表是否確實巡視與簽名。 1.表單確實簽名。
2.樓館清潔抽檢不合格事項確實處理改善並紀錄。
II.校園公共區域清潔巡查作業(AG1.3.2) 1.發現重大髒亂事件是否可以自行處理。 校園清潔巡檢紀錄表。
2.複檢髒亂區域是否確實清理。 校園清潔巡檢紀錄表。
4.各類場地借用及管理事項作業(AG1.4) 會議室借用通知單及教室使用課表是否印出。 1.工友依申請需求服務。
2.會後場地完成復原。
5.工友、駕駛人員工作督導及管理事項作業(AG1.5) I.工友請假及休假作業(AG1.5.1) 1.工友請假是否遵照「淡江大學工友工作規則」規定辦理。 查核假單及打卡記錄。
2.工友出勤統計月報是否確實。 工友簽名確認。
3.工友出勤統計月報表是否如期送人力資源處備查。 每月18日前將表單送人力資源處備查。
II.駕駛人員工作督導及管理作業(AG1.5.2) 駕駛員是否按時出勤。 駕駛員出勤統計表。
6.教職員宿舍管理事項作業(AG1.6) I.教職員眷舍借住作業(AG1.6.1) 1.是否依時程公布申請程序及受理申請案件。 每年8月函全校教職員周知申請時程,OA紀錄。
2.教職員宿舍分配協調會議是否如期召開。 教職員宿舍分配協調會議紀錄。
3.核定眷舍申請結果是否確實通知。 會議紀錄奉核定後,具函通知各申請人及所屬一、二級單位。
4.眷舍進住是否通知人力資源處扣繳進住人員房屋修繕費。 以OA及紙本通知人力資源處,於每月薪津中扣房屋修繕費。
II.女性教職員宿舍住宿作業(AG1.6.2) 1.是否依時程公布申請程序及受理申請案件。 每年8月函全校教職員周知申請資格與時程,OA紀錄。
2.依床位數確定住宿人數。 女性教職員宿舍住宿寢室簡表。
3.進住是否通知人力資源處扣繳房屋修繕費。 如期將住宿名單送人力資源處。
7.各單位公文及郵件收發事項作業(AG1.7) 1.依規定時段進行文件交換,各類文件點收、分送是否落實。 工友於規定時間內至收發室交換公文,並確認收送單位,收發室所收之掛號郵件需清點核對。
2.退件前是否確實查明。 已離職、誤投郵件須蓋章並註明原因,退郵政人員簽收。
3.各類交寄郵件發函單是否填報完整,交寄是否依時效辦理。 核對表列簽章等各項資料與件數、函件收、寄件人資料是否完整、相符,並於時間內交寄。
8.交通車輛管理事項作業(AG1.8) 1.是否依請購原則選擇合格廠商。 確認廠商提供之合格證明文件。
2.交通車是否定期保養檢修(行駛6,000公里或每2個月)。 發票及檢修紀錄。
3.接駁車是否定期保養檢修(行駛6,000公里或每6個月)。 發票及檢修紀錄。
作業項目 控制重點 檢核項目
9.收款業務事項作業(AG2.1) 1.收款金額是否正確。 粘存單。
2.款項已收訖之粘存單是否蓋收款章。 粘存單。
10.付款業務事項作業(AG2.2) 1.核對身分,當面點清款項,領款人是否於傳票簽名。 傳票。
2.款項已付訖之傳票是否蓋付款章。 傳票。
11.每日總日結處理業務事項作業(AG2.3) 1.收入粘存單、支出傳票與收、支日結明細表金額是否一致。 收、支日結明細表。
2.是否編製銀行轉帳明細表。 銀行轉帳明細表。
12.財物登記、抽查及保險事項作業(AG3.1) I.財物登記作業(AG3.1.1) 1.保管單各欄位是否填寫完整。 淡江大學財產保管單、淡江大學物品保管單、財產分戶電腦報表。
2.保管單資料輸入設備系統後,承辦人是否於保管單上簽章並加註登錄日期。 淡江大學財產保管單、淡江大學物品保管單
3.教育部獎補助或科技部經費購置之財物是否加製獎補助或科技部之專用標籤。 送文簿送文紀錄。
II.財產抽查作業(AG3.1.2) 1.財物資料是否與財物分戶表一致。 淡江大學財產盤點紀錄表。
2.受查單位是否依盤點結果辦理財物異動手續。 淡江大學財產盤點紀錄表、淡江大學財物更正通知單、淡江大學財物移轉通知單。
3.財物遺失是否依淡江大學設備損壞遺失賠償規則辦理。 淡江大學校庫收入繳款聯單
Ⅲ.財物保險作業(AG3.1.3) 1.新增藝術品是否納入投保。 藝術品綜合險保險單。
2.是否有3家廠商投標。 廠商投標資料
13.財物報廢處理及定期申報事項(AG3.2) I.財物報廢作業(AG3.2.1) 1.財物報廢是否會簽相關單位:電腦設備應會簽資訊處,冷氣機應會簽節能組。 淡江大學財物報廢申請單。
2.報廢之財物是否達到最低使用年限。 淡江大學財物報廢申請單。
II.財物報廢定期申報作業(AG3.2.2) 1.財物報廢月統計表是否每月申報。 淡江大學設備分類報廢統計表。
2.財物報廢學期統計表是否每學期申報。 OD文件紀錄。
14.財物移轉及更正事項作業(AG3.3) I.財物移轉作業(AG3.3.1) 淡江大學財物移轉通知單資料是否與設備系統資料一致。 設備管理系統。
II.財物更正作業(AG3.3.2) 淡江大學財物更正通知單資料是否與設備系統資料一致。 設備管理系統。
15.各單位十萬元以上請購(修繕)案議價、招標及開標事項作業(AG3.4) I.10萬元以上採購議價作業(AG3.4.1) 1.請/採購(修)單是否已附至少3家廠商估價單,或因特殊原因不能有3家廠商報價時之說明。 請/採購(修)單:應附至少3家廠商估價單或說明。
2.40萬元以上之請(修)購案是否送修繕採購委員會審議。 修繕採購委員會會議紀錄:審議案件彙總表。
II.依政府採購法辦理採購議價作業(AG 3.4.2) 1.機關補助金額占採購金額半數以上且金額達100萬以上之請購案是否依規定辦理招標及決標。 請/採購(修)單及政府電子採購網決標公告。
2.得標廠商標價是否低於底價或未超過底價8%。 請/採購(修)單及政府電子採購網決標公告。
16.身心障礙優先採購公告及登錄事項作業(AG3.5) 公告項目是否與優先採購身心障礙福利機構團體或庇護工場生產物品及服務項目相符。 優先採購網路資訊平台公告申請表。
17.福利業務委辦廠商招商及合約簽訂事項作業(AG3.6) 1.舊委辦廠商合約是否續約。 福利業務委辦廠商續約意願調查表
2.新場地是否簽核後再招商。 1.OD:須副校長核准。
2.投標廠商勘場證明。
3.流標後是否再次招商。 流標報告書。
4.是否召開廠商經營計畫書評審委員會。 1.福利業務委辦廠商經營計畫書甄選表。
2.福利業務委辦廠商甄選結果統計表。
5.得標廠商是否簽約。 1.合約內容。
2.立約人簽名。
3.合約有效期限。
4.合約附件。
18.蘭花展業務事項作業(AG3.7) 1.經費支付是否業經核准。 OD文件紀錄。
2.撤場時場地是否恢復原狀。 現場照片。
19.節能規劃管理事項作業(AG4.1) 1.節能改善工程效益是否符合預期成效。 用電量統計及分析表。
2.是否填寫「節能工作輔導紀錄表」。 節能工作輔導紀錄表。
20.營建工程管理事項作業(AG4.2) 1.營建計畫是否符合需求。 會議紀錄或簽呈。
2.施工期間之品質及進度管控 會議紀錄。
3.完工項目與契約、圖說規定是否相符。 初驗紀錄表。
21.修繕工程管理事項作業(AG4.3) 1.申請單內容是否載明詳實且為本組業務。 修繕系統中申請表之表單狀態管理。
2.是否即時至修繕系統內更新資訊。 1.修繕系統中申請表之表單狀態管理。
2.修繕表單之預期完工日期等資訊更新。
3.估價單是否與待修繕內容相符且各項單價是否合理。 1.估價單中之工程項目、數量及與修繕案件內容之關係。
2.各項目之單價依據及合理性。
4.查驗修繕內容規格是否與估價單及相關招標文件相符。 1.查驗修繕材料、尺寸、數量等規格。
2.依驗收作業流程辦理。
5.相關核銷文件是否完整且正確。 依財務處支出憑證作業規定辦理。
22.定期維護管理事項作業(AG4.4) 1.廠商是否視設備運轉情形提出預警。 定期保養驗收查核表。
2.需修繕或更新部分是否修復。 修繕或更新相關文件。
23.校園綠美化管理事項作業(AG4.5) 1.定期維護查核是否確實。 淡江大學淡水校園綠美化維護工作查核表。
2. 病蟲害之異常情形是否改善。 1.淡江大學淡水校園植物病蟲害處理紀錄表。
2.淡江大學淡水校園病蟲害防治查核表。
3. 危樹是否進行緊急處理。 淡江大學淡水校園危樹處理通報紀錄表。
24.警衛人員維安及管理事項作業(AG5.1) 警衛人員維安事項作業(AG5.1.1) 1.發現異狀處理後是否填報紀錄表交予督導人員。 淡江大學總務處安全組警衛/保全工作紀錄表。
2.是否依規定事先申請入校。 外車入校申請單或網路申請紀錄。
3.發現缺失時是否填報紀錄表並交予督導人員。 淡江大學總務處安全組警衛/保全工作紀錄表。
警衛人員管理事項作業(AG5.1.2) 1.警衛是否確實執行勤務。 淡江大學總務處安全組警衛/保全工作紀錄表。
2.警衛長及組長是否不定期查核警衛工作。 淡江大學總務處安全組警衛/保全工作紀錄表。
3.未依勤務重點或不合規定事項,是否要求改善或訓練。 勤務公告。
25.車輛進出校園管理事項作業(AG5.2) 1.首次申請車輛通行識別證,是否依規定檢附證件。 相關證件影本。
2.學生是否繳交場地維護費。 停車場地維護費收據。
3.車輛是否依「淡江大學淡水校園人員及車輛出入管理要點」規定位置停放。 淡江大學總務處安全組取締淡水校園違規停車舉發單。
26.各樓館電腦門禁管理事項作業(AG5.3) 1.申請人資格是否經過所屬一級單位核准。 OA紀錄(未符合規定則電話告知,請一級單位送單)。
2.門禁系統運作是否異常。 淡江大學門禁刷卡機異常通報紀錄表。
27.緊急災害應變工作配合事項作業(AG5.4)。 1.是否通報相關人員。 淡江大學淡水校園緊急災害通報紀錄表。
2.是否可自行處理災害。 淡江大學總務處安全組警衛工作紀錄表。
3.是否為設備損害。 淡江大學總務處安全組警衛工作紀錄表。
28.一般財物採購事項作業(台北校園)(AG6.1) 1.採購物品是否為統一招商議價物品。 年度統一採購合約。
2.請購案是否依權責決行: 3萬元以下組長(二級主管)決行; 3萬元以上、10萬元以下總務長決行。 請/採購(修)單。
29.自來水、電力、電話及車輛費用繳費事項作業(台北校園)(AG6.2) 1.每月水、電費、電話費及年度公務車燃料費、牌照稅是否如期繳納 繳費收據。(至財務處調閱)
2.公務車請款單據之買受人、店章、統一編號、請款人簽名是否正確、齊全。 請款單據。
30.修繕工程管理事項作業(台北校園)(AG6.3) 1.修繕申請單內容是否載明詳實。 1.OA修繕系統。
2.台北校園修繕申請單。
2.估價單是否與待修繕內容相符。 估(報)價單。
3.監督修繕內容是否與請購或相關招標文件相符。
4.是否依契約規定辦理工程保固保證事宜。 工程保固保證書。
5.相關核銷文件是否完整且正確。 1.粘存單。
2.驗收單。
31.定期維護管理事項作業(台北校園)(AG6.4) 1.是否依法規、合約檢查、記錄。 1.高低壓用電設維護合約書、檢查記錄表。
2.台北校園各樓層低壓開關檢查表。
3.消防設施維護保養紀錄表。
4.台北校園滅火器期限紀錄表。
2.檢查異常之設備是否依規定辦理請購、修繕。 請購(修)單。
3.是否如期辦理申報並取得合格證明。 1.消防安全設備檢修申報書及淡江大學消防設施維護檢查紀錄表。
2.建築物防火避難設施及設備安全檢查申報結果通知書。
32.校園清潔維護事項作業(台北校園)(AG6.5) 1.清潔工作人員是否依契約執行清潔工作。 1.台北校園清潔維護契約書。
2.各項清潔工作紀錄表。
2.督導人員是否確實查核與簽名。 各項清潔工作紀錄表
33.安全維護管理事項(台北校園)(AG6.6) 1.申請夜間留校是否依規定提報申請單。 台北校園教職員、廠商夜間留校加班申請單。
2.校內財產設備攜出校園是否依規定提報放行單。 台北校園物品放行單。
3.駐衛警察是否依規定巡查校園。 警衛工作日誌及大夜班巡查紀錄表。
4.發現安全缺失是否轉知該單位改進。 台北校園安全檢查缺失改進通知單。
34.災害防救事項作業(台北校園)(AG6.7) 1.是否每學期辦理消防演練。 1.台北校園自衛消防編組訓練提報表。
2.協調會會議紀錄。
3.檢討會會議紀錄。
2.同仁是否依分配任務執行演練。 1.台北校園自衛消防隊編組表。
2.各班成員任務分配表。
3.演練簽到單、照片。
35.各類場地借用及管理事項(台北校園)(AG6.8) I.校內單位借用台北校園場地作業(AG6.8.1) 1.場地借用文件是否齊備。 OA「會議室申請」場地借用單及會議相關資料。
2.場地借用案是否依本校「國際會議廳、中正紀念堂及校友聯誼會館管理借用規則」權責核定。 1.OA「會議室申請」場地借用單。
2.OD紀錄。
3.研究計畫案、校友借用案及校內與校外合辦活動案是否各依規定或核定標準收費。 1.研究案借用場地核費單。
2.台北校園場地借用及收費申請表、場地及設備維護費收據。
3. OD紀錄。
II.校外單位借用台北校園場地作業(AG6.8.2) 1.場地借用文件是否齊備。 1.申請函
2.台北校園場地借用及收費申請表。
2.申請借用場地費優惠案是否陳行政副校長決行。 OD紀錄。
III.台北校園場地租賃管理作業(AG6.8.3) 1.場地租賃案是否依規定陳校長決行。 OD紀錄。
2.契約書是否依規定辦理簽核、用印。 場地租賃契約書。
3.場地維修管理費是否如數繳交。 場地及設備維護費收據。
36.警衛、駕駛、工友工作督導及管理事項作業(台北校園) (AG6.9) I.警衛執勤督導作業(AG6.9.1) 1.警衛是否確實執行勤務。 警衛輪值表,工作日誌及大夜班巡查紀錄表。
2.督導人員是否確實查核警衛工作。 警衛工作日誌及大夜班巡查紀錄表。
II.工友工作督導作業(AG6.9.2) 1.工友是否確實執行勤務。 工友輪值表,工作日誌及各項工作紀錄表。
2.督導人員是否確實查核工友工作。 工友工作日誌及各項工作紀錄表
37.各單位公文及郵件收發事項作業(台北校園)(AG6.10) I.公文收發作業(AG6.10.1) 1.收件人是否隸屬台北校園。 台北校園各單位人員名單。
2.公文函件是否已簽收。 送文登記簿。
II.郵寄函件作業(AG6.10.2) 1.公務函件是否檢附主管簽核之發函申請單。 發函申請單。
2.郵費是否每月核算、報支。 郵費月支出報表。
38.節能督導事項作業(台北校園)(AG6.11) 1.節能督導小組會議是否每學期召開。 台北校園節能督導小組會議紀錄。
2.節能查核是否每週依輪值表執行。 1.台北校園節能管理員輪值表。
2.台北校園節能督導工作查核表。
3.異常情形或未符合事項,節能管理員是否填報通知單,並送總務組追蹤複查。 單位節能未符合事項通知單。

研究發展與產學合作事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1.科技部研究計畫申請及管理相關事項作業(FD1.1) 1.是否轉知教師核定通知。 轉知紀錄
2.計畫經費核定項目變更或流用,是否依科技部補助專題研究計畫經費處理原則申請,經相關權責單位同意後,方得支用 1.須經科技部同意之變更項目,須有科技部之同意函。2.屬本校權責範圍內之變更,須有校內變更申請表。
3.是否於計畫執行期限結束三個月內完成經費的結案作業。 1.經費收支明細報告表。2.同意結報回函。
2.科技部各類奬補助之申請及管理相關事項作業(FD1.2) 1.轉知受補助通知。 核定通知以OD文轉知或OA發文轉知。
2.是否向委託單位辦理結報。 科技部網頁線上結報資訊、發函核銷之公公文影本或科技部同意結報之回函。
3.科技部研究計畫成果統計及績效評量相關事項作業(FD1.3) 1.外部單位來索取之資料是否適合提供。 如經判斷屬機密性之資料則不提供。
4.公民營機關研究計畫申請及管理相關事項作業(FD2.1) 1.計畫申請書及投標議價用印是否填「淡江大學計畫案相關文件用印申請單」。 淡江大學計畫案相關文件用印申請單。
2.依合約辦理簽約請款相關事項,及是否填寫「淡江大學專題研究計畫執行計畫預算分配表」及「淡江大學教師受任研究計畫執行同意書」。 1.合約。
2.淡江大學專題研究計畫執行計畫預算分配表。
3. 淡江大學教師受任研究計畫執行同意書。
3.辦理人員約用是否填寫「淡江大學研究計畫學生兼任助理人員學習/勞僱關係同意書」、「研究助理證件粘貼單」、「淡江大學研究計畫兼任助理及臨時工勞僱契約」及「淡江大學執行研究計畫專任助理人員約僱契約書」。 1.淡江大學研究計畫學生兼任助理人員學習/勞僱關係同意書。
2.研究助理證件粘貼單。
3.淡江大學研究計畫兼任助理及臨時工勞僱契約。
4.淡江大學執行研究計畫專任助理人員約僱契約書。
4.是否確實發函或轉知計畫案相關公文。 相關公文。
5.是否製作「淡江大學研究發展處校內結案結算表」辦理校內結案。 淡江大學研究發展處校內結案結算表。
5.專利申請作業(FD2.2.1) 1.發明人是否填具「淡江大學研究發展成果智慧財產權申請書(專利)」、「淡江大學研究發展成果智慧財產權說明書(專利)」、「淡江大學智慧財產權申請案自我評估書(專利)」及「淡江大學研發成果申請保密同意書」4表格。 「淡江大學研究發展成果智慧財產權申請書(專利)」、「淡江大學研究發展成果智慧財產權說明書(專利)」、「淡江大學智慧財產權申請案自我評估書(專利)」及「淡江大學研發成果申請保密同意書」4表格。
2.是否確實召開書面審查會議、研發成果管理委員會議召開。 會議紀錄。
3.是否進行新專利檢索以遴選事務所。 事務所提供之專利檢索分析報告。
6.技術移轉作業(FD2.2.2) 1.發明人是否填具「淡江大學研發成果技術移轉計畫主持人或發明人自我評估表」及「淡江大學研發成果技術移轉公開遴選廠商資格條件表」2表格,著作授權免填上述2表格,直接填具公告資料。 「淡江大學研發成果技術移轉計畫主持人或發明人自我評估表」、「淡江大學研發成果技術移轉公開遴選廠商資格條件表」。著作授權免填上述2表格,直接填具公告資料。
2.公告是否有達七日以上。 上簽呈後再公告。
3.二家以上廠商時,召開廠商遴選會。 廠商遴選會議紀錄。
4.合約內容公平、授權金額及損害賠償之合理性、是否專屬授權及專屬授權之合理性。 作價會議紀錄。
7.產學合作成果統計及績效評量相關事項作業(FD2.3) 1.是否依委託單位要求期間及格式辦理。 委託單位格式。
2.是否經主管核准。 委託單位表格。
8.研究中心設立、成果統計及績效評量相關事項作業(FD2.4) 1.是否依各會議期程提報研究中心設置辦法及研究發展處設置辦法提案。 會議紀錄。
2.各研究中心是否提交前學年度工作報告及填報「淡江大學研究發展處所屬研究中心關鍵績效指標(KPI)」。 1.研究中心工作報告。
2.淡江大學研究發展處所屬研究中心關鍵績效指標(KPI)。

國際交流與合作事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1.與境外大學簽訂學術交流協議書作業(AU1.1.1) 1.簽訂學術交流協議書是否具對等性。 協議書/同意書
2.簽訂學術交流協議書是否具對等性。 國際化暨國際交流委員會/兩岸學術合作小組會議紀錄。
2.與境外大學辦理雙聯學制合作計畫作業(AU1.1.2) 1.雙聯學制辦理是否合乎程序。 系所院務會議、教務會議及國際化暨國際交流委員會會議紀錄。
2.跨國雙聯學制合作協議內容是否符合淡江大學相關規定。 協議書
3.與大陸大學雙聯學制協議,是否於進行簽署約1個月前向教育部申報。 發函教育部資料
3.獎助專任教師參加國際性會議作業(AU1.1.3) 1.申請者是否符合規定條件。 1.由人資處檢核申請者是否於本校服務滿6個月以上之專任教師。
2.由國交會審核申請者是否於同一學年度已申請過。
3.由國交會確認申請者是否於期限內(開會前6周)送件。
4.申請者是否同時申請國科會補助。
2.申請者是否備齊相關文件。 申請書、邀請函、論文接受函或本校指派文件、會議日程資料、論文摘要、論文全文、近5年內研究成果、向國科會申請之證明各一份。
3.個資保護聲明是否告知及作業是否確實。 申請表是否加列個資保護聲明簽署欄位。
4.國交會補助原則。 1.國交會針對同一個國際會議至多只補兩名教師。
2.國科會計畫案之出差費如果用於本次會議,須於計畫核定清單註明。
3.若申請者同時獲得國科會補助,則國交會補助國科會不足的部分,包括機票費(依據國科會補助上限)、註冊費、及生活費3天為上限;若申請者未獲國科會補助,則國交會補助台北至與會地點來回經濟艙機票之最高7成。
5.依規定核銷經費。 1.核銷文件須先送至國交會審核再送財務處。
2.核銷文件包括:代傳票、經費核定清單、電子機票領據、報告書(主管簽名)、單據、登機證票根及旅行社代收轉付收據、匯率表、及論文光碟等。
4.獎助專任教師赴大陸地區參加學術性會議作業(AU1.1.4) 1.申請時效及會議地點須符合規定。 1.主辦單位須為大陸相關單位,開會地點須為大陸(含港、澳)地區。
2.申請書須於開會前六週送達兩岸小組。
3.確認參加之會議為兩岸學術會議。
2.申請必備文件周全。 邀請函或論文接受函件影本、論文摘要、論文全文、近三年研究成果。
3.個資保護聲明告知。 個資引用瞭解與同意簽名。
4.符合補助原則。 1.依據兩岸小組96學年度第3次會議決議:因本校專任教師赴大陸地區參加學術會議發表論文申請本小組補助案件大量增加,原年度預算已不敷分配,爾後將僅補助來回經濟艙機票費乙項,註冊費將不再列為補助項目。
2.大陸主辦單位若為教育部認可41所高校之一,補助機票費7成,其餘則補助6成。
5.依規定期限內完成核銷作業。 掌握各申請人核銷時間。
5.辦理行政訪問團出國參訪作業(AU1.1.5) I.出國前作業(AU1.1.5.1) 1.預算及借款是否依本校財務處規定辦理。 上OD簽呈提出預算表,由校長核定。
2.請假手續是否依本校職員任免待遇服務辦法規定辦理。 上OD簽呈填報團員出國期間代理人名單,由校長核定。
3.個資保護聲明是否告知及作業是否確實。 申請表是否加列個資保護聲明簽署欄位。
II.出國後作業(AU1.1.5.2) 1.回國後2週內,是否召開檢討會議。 檢討會議紀錄。
2.是否依本校財務處規定辦理核銷。 收集所有收據核銷費用,若有餘款則繳校 庫。
6.安排國際及兩岸貴賓蒞校訪問接待事宜作業(AU1.2) 行程安排是否符合外賓接待SOP。 外賓接待檢核清單。
7.交換教師作業(AU1.3.1) 應符合「淡江大學教師至境外姊妹校交換規則」條文之規定。 1.本校申請者須為副教授以上專任教師。
2.申請程序是否經系所主任、所長、學院院長審核推薦,並經國際化暨國際交流委員會會議通過,報請校長核定。校長亦可進行指派。
3.期限最多以一學年為限,且返校後至少應在本校服務滿一年;返校後服務未滿一學年者,不得再次提出申請交換。
4.留職留薪至多為一年,並視其個別申請狀況,補助個人經濟艙往返機票,一學年內最多以一次為限。
8.交換學生作業(AU1.3.2) I. Incoming 交換留學生報名作業(AU1.3.2.1) 個資保護聲明是否告知及作業是否確實。 申請表是否加列個資保護聲明簽署欄位。
II.Outgoing 交換留學生報名作業(AU1.3.2.2) 1.申請資料是否在規定時間內送至國際處。 學生申請資料。
2.個資保護聲明是否告知及作業是否確實。 申請表是否加列個資保護聲明簽署欄位。
9.大三出國作業(AU1.3.3) I.淡水校園(外語學院) 1.所有作業及時程依各系及本校相關規定辦理。 1.各系作業原則符合學校相關規定。 2.各系作業完成時間早於學校規定。
2.獲錄取者因不可抗拒之重大因素,不得以任何理由放棄留學資格,且應於出國前投保留學期間之醫療及意外險。 1.各系於公告錄取名單後確認學生: 可以全程參加留學活動 已投保留學期間之醫療及意外險。
2.學生出國前出示切結書或保險證明。
3.學生出國期間應與各系承辦人保持聯絡,並依各系規定定期回報學校及安全情形。 各系於學生出國前提供: 1.聯絡人姓名及聯絡方式。 2.定期回報學習及安全情形之時程、表件、平台。
4.學生出國前應充分了解各系學分採認事宜;凡國外體育課無成績者,一律不予採認。 各系於學生出國前提供採認學分表及相關規定。
5.役男學生出國前應赴各縣市政府兵役單位完成出境申請,並依規定期限回國。 1.各系於役男學生出國前1個月行文各縣市政府兵役單位完成出境申請。
2.各系於役男學生出國前確認其已知悉兵役義務。
6.學生返國後應繳交留學心得並參與各系留學說明會與學弟妹分享心得。 1.各系依出國學生名單點收留學心得。
2.各系確認學生於留學國租屋水電通信費用已繳清。
3.各系於留學說明會安排學長姐經驗分享。
7.各系依留學滿意度問卷調查結果PDCA行改善。 各系歸納滿意度問卷調查結果並於追蹤改善項目、改善方式及改善結果。
Π.淡水校園(國企系) 1.所有作業及時程依各系及本校相關規定辦理。 1.各系作業原則符合學校相關規定。
2.各系作業完成時間早於學校規定。
2.獲錄取者因不可抗拒之重大因素,不得以任何理由放棄留學資格,且應於出國前投保留學期間之醫療及意外險。 各系於公告錄取名單後確認學生: 可以全程參加留學活動 已投保留學期間之醫療及意外險
3.學生出國期間應與各系承辦人保持聯絡,並依各系規定定期回報學校及安全情形。 各系於學生出國前提供: 1.聯絡人姓名及聯絡方式。2.定期回報學習及安全情形之時程、表件、平台。
4.學生出國前應充分了解各系學分抵免事宜;凡國外體育課無成績者,一律不予認抵。 各系於學生出國前提供抵免學分表及相關規定。
5.役男學生出國前應赴各縣市政府兵役單位完成出境申請,並依規定期限回國。 1.各系於役男學生出國前1個月行文各縣市政府兵役單位完成出境申請。
2.各系於役男學生出國前確認其已知悉兵役義務。
6.學生返國後應繳交留學心得並參與各系留學說明會與學弟妹分享心得。 1.各系依出國學生名單點收留學心得。
2.各系確認學生於留學國租屋水電通信費用已繳清。
3.各系於留學說明會安排學長姐經驗分享。
10.淡江講座作業(AU1.4.1) 1.講者應具備國際學術成就之人士,講座內容應符合學生之學習需求。 申請資格之審核。
2.出版權狀所有。 淡江講座叢書為對外發行之刊物,內容校對及印製需審慎作業,演講人若欲於他處再行出版或引用演講稿時應商得本校同意並註明本校出版。
3.演講費、生活費及交通費之編列管控。 1.本校支付演講人之來回經濟艙機票費用,講座期間之膳食費每日新台幣壹仟,以10天為原則,超過10天者應專  案報准,輔助推薦單位聯誼費新台幣5千元。
2.由推薦單位負責演講人從機場至本校之來回交通工具。
4.淡江講座叢書之印製與寄送是否完成。 叢書印製310冊,210冊寄送國內外交換用,20冊贈送推薦單位,30冊贈送演講人,30冊贈送本校各相關單位,20冊留存國際化暨國際交流委員會。
5.經費之報銷是否依規定辦理。 核銷講座相關經費及叢書寄發費用。
11.境外特約訪問教師作業(AU1.4.2) 是否依淡江大學境外特約訪問教師設置規則辦理。 1.經系所院教師評審委員會議通過,提交國際化暨國際交流委員會審議通過後,提校教師評審委員會決議。
2.具副教授資格以上,或有特殊專長,或在專業領域上有特殊之成就。
3.採密集教學方式以學分計算,每一學分至少授課十八小時,每週授課不得超過十八小時,每日至多四小時。
4.鐘點費每小時為教授鐘點費之二倍,但以實際授課時數計算。
12.參加國外教育展及年會作業(AU1.4.3) 1.是否於截止日前報名及繳費。 繳費文件。
2.出差人員生活費日支數額預算是否依「中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表」及經費核准簽呈辦理。 國外出差旅費報告表。
3.核銷時需提供外幣與台幣金額換算依據。(臺銀公布之出國前1日匯率對照表) 台銀公布之出國前1日匯率對照表,或銀行賣匯水單。
4.各項單據是否為正本。 各單據。
5.是否經校長核定。 簽呈。
13. 境外新生接待及入學報到作業(AU2.1.1) 1.接待人員名單、場地、餐點、海報及講習會準備是否於新生報到前完成。 是否於新生報到前完成準備工作及相關文件。
2.接機前是否完成人員訓練及接機規劃安排。 接機人員安排、接機服務資料(1050825依委員建議改)。
3.證明文件及費用是否繳交齊全。 證明文件、費用收據、接機資訊表(1050825依委員建議改)。
4.確認登記宿舍名單 登記住宿學校宿舍的新生是否都有排到宿舍。
14.港澳生臺灣地區居留證簽證團辦作業>(AU2.1.2) 1.是否持入境許可證或中華民國護照入境。 持有入境許可證或中華民國護照入境。
2.是否備齊證件且符合規定。 申請書/入境許可證或中華民國護照/健康檢查合格證明/僑居地身分證明影本/僑居地刑事紀錄證明書(滿20歲)/2吋照片1張/分發書影本/香港或澳門居民身分確認書/移民署規費2,600元,且符合規定。
15.大陸地區學位新生及家長線上申請入台證及換發大陸地區入境許可證作業(AU2.1.4) 1.是否備齊相關資料及符合規定.保證書是否有文書組用印。 備齊相關資料: (大陸地區人民進入台灣地區就學申請書,並貼照片/錄取通知影本/委託書/保證書/證照費新台幣600元/親屬關係公證書/體檢報告。)
2.確認傳送電子郵件帳號是否正確。 與學生提供之郵件地址同。
3.新生換證應於入境翌日起算2個月內辦理。 在規定期限內辦理。
16.境外生團體保險投保作業(AU2.1.5) 1.確認新舊生名單與正式註冊名單是否吻合。 1.名單核對。
2.學期初提供學生加保名單予財務處。
2.確認並依規定退費,退費金額是否正確。 1.保險加保期間每期為6個月(含寒暑假)。每年3月至8月,9月至隔年2月。保險期間申請交換出國及休退學及畢業者,得以申請退費。
2.開立退費證明予學生至財務處領取退款。
3.辦理請款作業,檢核金額與名冊是否相符。 >學期末核對當期實際投保名單並向財務處請款支付保險公司。
17.境外生團體保險理賠作業(AU2.1.6) 1.資料是否齊備。 資料齊全否。
2.文件審核正確及是否用印。 審核通過否及是否用印。
3.退費金額是否正確。 退費金額是否根據標準及是否正確。
18.台灣獎學金作業(AU2.1.7) 1.是否依學期成績審核續領資格。 向教務處申請公務用成績單後審核。
2.是否於發款前1個月請款。 是否上簽呈及備齊借款清冊。
3.發放方式及金額檢核。 領款清冊是否正確。
4.是否與財務處核對校內外還款。 與財務處核對收支結算表與支出明細表。
5.核銷資料正確。 發函至臺華獎辦公室核銷。
19.教育部清寒僑生助學金作業(AU2.1.8) 1.申請同學資格及所附相關證件是否齊全且符合規定。 申請表/成績證明(大二以上)/清寒相關證明,且符合規定。
2.是否確實掌握獲得助學金同學就學情形。 印領清冊、休退學申請表。
20.麗澤國際學舍管理事宜作業(AU2.2) I.麗澤國際學舍開館工作事項作業(AU2.2.1) 1.台灣生之聯絡資訊是否正確。 依台灣生幹部通訊錄先行測試聯絡方式是否正常無誤。
2.住宿生是否明白住宿義務及住宿規定。 1.對住宿生詳細解說住宿規定並接受住宿生發問。
2.會後提出活動成果報告書並附上照片。
3.對住宿學生行為不良者,是否有確實盡到告知之義務。 如屢勸不聽達三次者即立刻呈報,並予以退宿,發生退宿須建立退宿報告書,並由輔導員、境輔組組長共同簽核並詳述違規事項後呈國際長。
 = 2 \* ROMAN .麗澤國際學舍閉館工作事項作業(AU2.2.2) 1.學生是否已簽署留宿切結書。 確實確認留宿生之人數與切結書是否有出入。
2.規劃新床位時,確認是否有寒暑期間其他單位進駐。 與交流組同仁進行確認,確定寒暑假期間可能會使用到宿舍之外單位。
3.確定退宿人員是否確實歸還房卡及鑰匙。 借出及收回時確實點收房卡或鑰匙數量,如有缺少則必須照價賠償。
4.進駐本宿舍之單位是否確實遵守宿舍規範。 先行將宿舍規範詳細說明,由該單位駐點負責人簽名以示了解,並請該單位駐點負責人負責宣導,並從旁協助。
21.境外生輔導作業(AU2.3) 1.      是否排定各約談場次。 2.      是否完成借用約談場地。 約談前一週確定可參加同學名單,於前一天再提醒一次。
3.      是否訂餐。 每人餐費80元為上限。
4.      轉介單位是否接手處理後續相關作業。 轉介相關單位: (1)學業:教務處 (2)生活、傷病意外、緊急事件:軍訓室、生輔組。 (3)特殊個案:諮輔組、各相關單位。
22.辦理僑生就學及離校等動態通報(全國大專校院外國學生資料管理資訊系統)(AU2.4) 依據教務處提供之資料維護全國大專校院外國學生資料管理資訊系統: (1)表1:休學、退學、畢、結業通報。 (2)表2:新入學、復學通報。 (3)表3:未報到、保留入學。 上學生資訊系統確認休退學資料或畢業生資料→再上「全國大專校院境外生資料管理資訊系統」執行通報。
23.僑生輔導經費管制與結報(AU2.5) 1.    依教育部來文申請明年度的僑生輔導經費補助。 活動結束後請社團檢附簽到表、補助金額收據正本及成果報告,給予補助。
2.    教育部核定補助經費。 校內收據審核無誤後,檢陳教育部補助經費收支結算表送教育部核銷。
3.    檢附領據請款。
4.    簽請預借該筆款項,整筆存於境輔組郵局帳戶,以利隨時補助僑生社團活動及僑生相關業務。
5.    於全年度活動辦理後1個月內檢據核銷。
24.辦理港澳入學獎學金相關作業(AU2.6) 1.      收到香港、澳門校友會薦送之獎學金推薦名單。 請財務處提供學雜費明細。
進行核銷。
2.      將獲獎名單彙整並確認健保費金額後提供給財務處學雜費承辦人,請她協助製作繳費單。(人工開單)
3.      製作會議記錄及簽到單傳簽。
4.      完成後至OD系統上會議記錄陳閱單。
5.      簽呈核定後 (1)    公告至國際處網頁 (2)    寄發獲獎通知 (3)    將公告網址提供給校友會 (4)    建議以電話個別通知獲獎學生
25.大陸學位生公證書驗證作業(AU2.7 ) 1.公證書是否為正本。 是正本才能驗證。
2.申請表是否填寫正確。 所有欄位填寫清楚。
3.重新驗證之文件是否符合驗證條件。 所有申請者資料。
4.是否歸還學生。 學生來領取否。
26.大陸學位生通報作業(AU2.8) 1.確認學生學籍狀態。 有學籍人數是否與陸聯會一致。
2.主管是否核章。 主管已核章。
3.檔案格式是否正確。 PDF檔。
27.校級大陸交換生就學及離校動態通報(AU2.9) 1.  學生是否入境。 入境後才可填寫。
2.  系統申報入境。 是否於入境一個月內申報。
28.僑委會僑生工讀金及學習扶助金(AU2.10) 初審申請資料。 學生申請資格須符合規定。
29.境外生導師作業(AU2.11) 1.       分派導師員額。 是否依各系所特殊需求異動導師員額,請示上級後回復。
2.       各系所聘任師長。 是否依員額聘任師長。
3.       境外生導師上網填寫輔導記錄。 是否依名單輔導學生。
4.       各系所備妥相關附件核銷。 是否輔導至少6次。
30.境外新生接機作業(AU2.12) 依申請人數安排車輛及接機人員。 是否接到新生。
是否工作人員皆已投保旅行平安險。
31.外籍人士工作證申請作業(AU2.13) 1.外籍生、外籍交換生及僑生線上申請。 確認學生身分別。
2.傳輸申請資料。 是否完成規費繳費。
3.審核資料。 是否備齊證件且學生證影本須加蓋註冊章。
32.外國學生獎學金作業(AU2.14) 1.教育部受理各校外國學生獎學金申請。 確認教育部來函內容,以提報相關資料。
2.請領獎學金並公告本校獎學金申請作業辦法。 確認獎學金核款之總金額。
3.審核申請資料。 確認申請同學所提供的資料是否正確。
4.公告獎學金獲獎者。 依時程召開獎學金審查委員會議。
5.核銷獎學金。 注意經費核銷時效。
33.外籍新生華語能力測驗作業(AU2.15) 1.外籍新生須進行華語能力測驗。 確認須進行施測的學生身分別。
2.華語能力測驗。 筆試測驗時間為1小時。
3.分析測驗結果。 依時程陳核測驗結果報告。
34.華語課程選課作業(AU2.16) 1.辦理華語分班測驗。 筆試測驗時間為1小時。
2.公告華語分班結果。 確認各成績與班級對應表。
3.選課。 查核學生選課是否符合學分相關規定。
4.查核學生選課事宜。
35.境外生入學獎學金作業(AU2.17) 1.境外生入學獎學金相關申請辦法公告於招生簡章內。 確認學生入學獎學金申請類別是否正確。
2.審核申請資料。 確認獎學金獲獎者是否完成報到註冊。
3.公告獲獎名單。 確認獲獎者保險費用,以供財務處製作免學雜費繳費單。
4.核銷獎學金費用。

資訊處理事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1.系統開發作業(專案應用系統)(FK1.1.1) 1.資訊系統開發是否召開會議。 會議紀錄。
2.是否與業務單位進行需求討論,依需要是否召開工作協調會議。 需求書、工作協調會議紀錄。
3.開發系統是否經業務單位測試與驗收完成。 系統測試驗收單。
4.是否提供系統操作說明(使用手冊)。 系統操作說明(使用手冊)。
2.系統維護及諮詢作業(專案應用系統)(FK1.1.2) 1.業務單位填具「系統功能新增與異動委託單」,並經相關權責主管審查簽核。 系統功能新增與異動委託單。
2. 程式測試結果如已符合作業需求,應經業務單位驗收簽名。 系統功能新增與異動委託單。
3.「系統功能新增與異動委託單」是否歸檔存查。 系統功能新增與異動委託單。
3.資料庫管理作業(專案應用系統)(FK1.2.1) 業務單位提出申請單,並經單位主管核准。 資料庫建立申請單。
4.資料庫安全保護作業(專案應用系統)(FK1.2.2) 防火牆連線申請表是否經主管核准。 防火牆連線申請表。
5.資料庫維護作業(專案應用系統)(FK1.2.3) I.備份作業(FK1.2.3.1) 1.申請單是否經主管核准。 TSM備份作業申請單。
2.備份不正常是否排除。 TSM作業檢核日誌表。
II.復原作業(FK1.2.3.2.) 1.申請單是否經主管核准。 TSM復原作業申請單。
2.復原作業是否成功。 TSM系統日誌復原資訊。
6.伺服器建置作業(專案應用系統)(FK1.3.1) 1.檢查硬體是否與請購規格相符。 請購規格與實體伺服器。
2.檢查作業系統安裝與設定是否正常。 裝置管理員與防火牆設定。
3.檢查作業系統、應用系統之安全性防護是否正常。 裝置管理員與防火牆設定。
7.伺服器維護作業(專案應用系統)(FK1.3.2) 1.伺服器硬體檢查。 裝置管理員硬體資訊。
2.檢視系統安全性更新有關紀錄是否正常。 安全更新紀錄。
3.系統是否正常備份。 TSM備份檢核日誌。
8.校園授權軟體管理作業(FK1.4.1) 1.是否編列年度預算。 年度核定預算。
2.軟體伺服站網頁是否公告。 軟體伺服站網頁資訊。
9.一般性軟體管理作業(FK1.4.2) 各單位簽陳是否經校長核准。 簽陳。
10.校園合法軟體採購作業(FK1.5.1) 1.是否編列年度預算。 年度核定預算。
2.是否依各校園軟體授權辦理請購。 請購單。
3.校園軟體是否放置於軟體伺服站。 軟體伺服站網頁資訊。
11.校園軟體使用之定期檢視作業(FK1.5.2) 非校園授權軟體是否提供合法授權資料。 軟體授權資料。
12.帳號及授權管理作業(專案應用系統)(FK1.6.1) 業務單位提出申請表,並經單位主管核准。 資料庫建立申請單。
13.伺服器弱點掃描作業(專案應用系統)(FK1.6.2) 1.上線伺服器是否都經過伺服器弱點掃描工具掃描。 資訊安全平台弱點掃描申請表。
2.是否已無必須修補之高風險漏洞。 伺服器弱點掃描紀錄檔。
14.網站應用程式滲透測試作業(專案應用系統)(FK1.6.3) 1.上線系統是否都經過資訊安全平台之「網站應用程式滲透測試」工具掃描。 資訊安全平台弱點掃描申請表。
2.是否已無必須修補之高風險漏洞。 網站弱點掃描紀錄檔。
15.應用程式原始碼掃描作業(專案應用系統)(FK1.6.4) 1.上線系統是否都經過資訊安全平台之「應用程式原始碼弱點掃描」工具掃描。 資安平台掃描記錄表。
2.是否已無高風險漏洞。 原始碼掃描結果報表。
16.一般電腦教學實習資源需求座談會作業(FK2.1.1) 1.上次會議指示事項是否執行。 od系統查詢歷年之一般電腦教學實習資源需求座談會會議紀錄。
2.各電腦教室及實習室之軟體規劃是否依會議決議進行。 1.各電腦教室及實習室外張貼之電腦教室及實習室開放使用說明,內含各教室之軟體明細。
2.資訊處網頁查詢。
17.授權數限制之教學軟體續約及安裝作業(FK2.1.2) 1.合約有效版本。 1.合約授權是否到期。
2.授權數量是否正確。
2.「軟體安裝申請單」。 1.申請單是否經申請單位核准。
2.申請單是否經管理單位主管核准。
3.授權數量是否足夠使用。 1.安裝前確認授權數量是否足夠。
2.安裝完成後申請人是否簽名確認。
18.電腦教室(實習室)借用申請作業(FK2.1.3) 1.所有表單是否準時安排提供使用。 1.紙本申請表。
2.借用電腦教室專用信箱之檔案。
2.電腦教室或實習室之安排是否符合申請之各項需求(數量、軟體..等)。 申請單對應電腦教室及實習室軟體明細。
3.電腦實習室之借用是否符合每一時段,工學大樓必定保留1間實習室,而商管大樓保留3間供同學自由上機使用。 1.預約系統查詢。
2.各電腦實習室外張貼之每日預約單。
19.電腦實習室設備採購作業(FK2.2.1) 1.系統保護相容性問題與軟體派送功能是否符合需求。 變動需求申請單。
2.採購案是否經核准。 請/採購(修)單。
3設備測試與規格是否正常。 上線後檢討報告。
20.電腦實習室軟體更新安裝作業(FK2.2.2) 1.實習室軟體安裝維護應依「電腦實習室軟硬體維護作業指引」辦理。 依「電腦實習室軟硬體維護作業指引」辦理。
2.所有軟體安裝,皆需進行軟體授權查驗、相容性測試後才能進行安裝。實習室軟體安裝變更應填寫「資訊處電腦教室(實習室)軟體安裝變動申請表」或「變動需求申請單」,經核准後進行變更。 1.「資訊處電腦教室(實習室)軟體安裝變動申請表」提報是否落實。
2.「變動需求申請單」提報是否落實。
3.實習室開放期間每月進行windows安全性更新及病毒碼更新後,應記錄在「電腦實習室軟體更新紀錄表」。 「電腦實習室軟體更新紀錄表」是否落實填寫。
21.電腦實習室硬體更新安裝、維護作業(FK2.2.3) 1.實習室硬體安裝維護應依「電腦實習室軟硬體維護作業指引」辦理。 依「電腦實習室軟硬體維護作業指引」辦理。
2.開放期間,實習室每週依表定時間進行週保養。 開放期間,實習室是否每週依表定時間進行保養。
3.寒暑假期間,配合教學實習需求調整或更新設備時,應提「變動需求申請單」,經核准後進行變更。 寒暑假期間,實習室設備調整或更新時,「變動需求申請單」提報是否落實。
4.設備故障維修應依「事件暨問題紀錄作業指引」處理。 設備故障維修時,依「事件暨問題紀錄作業指引」是否登錄「事件申請系統」處理。
22.電腦實習室使用管理作業(FK2.2.4) 1.是否依公告開放時間正常開放。 對應公告之電腦教室暨實習室開放使用說明、電腦實習室機器狀況表記錄。
2.開放使用期間,每日檢查實習室設備。 事件申請系統、電腦實習室機器狀況表記錄。
3.補足印表機使用耗材(碳粉及紙張)。 耗材領用登記表、耗材庫存登記表。
4.實習室設備容量是否足夠。 電腦實習室服務報告-實習室總體使用率高於75%時,應進行容量檢討。
23.辦公室及研究室電腦之維修事項作業(FK2.3) 1.是否公開電腦維修申請網頁及電話。 淡江大學首頁頁面有「電腦維修申請」選項供申請人申請,頁面中亦公布相關服務聯絡電話。
2.是否依「服務運作流程」處理。 每學年至少2次ISO 20000內、外部稽核。
3.資安事件是否依規定處理。 1.依「資訊安全事件處理作業流程」處理。
2.每學年至少2次ISO 20000內、外部稽核。
4.指導員是否確實審核。 1.服務報告中統計紀錄事件申請系統結案後,超過3個工作天之修改率。
2.事件申請系統中指導員審核需簽名方可結案。
5.是否每月按時陳報服務報告。 1.資訊處ISO 20000文件管制組跟催提醒服務報告繳交。
2.文件管制組每半年統計服務報告產出達成率。
6.是否完整保存服務報告資料。 服務報告資料以ISO 20000管理系統及ISO 20000文件管制組保存。
24.全校教職員資訊化訓練課程作業(FK2.4.1) 1.是否依教育部規定及資訊處策略會議決議等處理。 教育部函及策略會議紀錄、意見調查表。
2.是否更新報名系統。 公告課程。
3.是否公告全校一、二級單位。 公告文件。
4.是否報名系統正常運作。 可正常報名。
5.是否完成報名。 報名時即時回覆。
6.是否公告上課名單。 Email通知。
7.是否完成授課。 講義電子檔,上課簽到單及問卷紙本。
8.是否完成鐘點費請領。 粘存單紀錄。
25.資訊處校內電腦專業訓練課程作業(FK2.4.2) 1.是否完成課程規畫書。 課程規畫書。
2.是否核准。 經資訊長核准之規畫書。
3.是否送請購單。 核准之請購單。
4.是否更新報名系統。 可正常報名。
5.是否公告開課資訊。 公告資訊處各組之開課資訊電子檔。
6.是否公告上課名單。 公告資訊處各組之上課名單電子檔及Email文件。
7.是否完成授課。 上課簽到單。
8.是否報支授課費用。 粘存單紀錄。
26.資訊處校外電腦專業訓練課程作業(FK2.4.3) 1.資訊長是否核准上課。 1.批示電子檔紙本。
2.上課紀錄。 1.校外上課統計總表(電子檔)。
27.各單位電腦設備之報廢勘驗相關事項作業(FK2.5) 原則上以OA收文起算3個工作天內完成報廢勘驗。 以OA系統查核是否在3個工作天內完成報廢勘驗。
28.電腦教室、實習室電腦之使用作業(FK2.6.1) 1.有無安裝。 流控牆及系統還原卡。
2.門禁控管。 1.任課老師服務證。
2.學生證。
3.須持本身學生證。 刷學生證與完成註冊之學生檔比對。
4.上網管控。 無法使用網路資源。
5.有效的帳號密碼。 與校級Email檔比對。
6.無效的帳號密碼。 與校級Email檔比對。
7.切斷網路。 無法使用網路資源。
29.電腦維修作業規範作業(FK2.6.2) 有效版本。 版本更新時,均重簽。
30.全校印表機耗材統一議價各自採購作業(FK2.7.1) 1.各單位是否填報。 各單位預估用量表。
2.是否完成彙整。 各類、各項耗材預估採購量標單。
3.彙整資料轉交總務處資產組(上網公告)。 確認轉交紀錄。
4.是否送採購委員會。 請購單批示。
5.是否完成公開開標。 Email各投標商資訊。
6.是否簽訂合約。 合約書。
7.是否完成公告。 公告電子檔。
31.系統開發作業(校務資訊系統)(FK3.1.1) 1.資訊系統開發是否召開會議。 會議紀錄。
2.是否與業務單位進行需求討論,依需要是否召開工作協調會議。 需求討論紀錄、需求書、工作協調會議紀錄、需求變更紀錄。
3.開發系統是否經業務單位測試與驗收完成。 系統測試驗收紀錄。
4.是否提供系統操作說明(使用手冊)。 系統操作說明(使用手冊)。
32.系統維護及諮詢作業(校務資訊系統)(FK3.1.2) 1.業務單位填具「系統功能新增與異動委託單」,並經相關權責主管審查簽核。 系統功能新增與異動委託單。
2.程式測試結果如已符合作業需求,應經業務單位驗收簽名。 系統功能新增與異動委託單。
3.「系統功能新增與異動委託單」是否歸檔存查。 系統功能新增與異動委託單。
33.資料庫管理作業(校務資訊系統)(FK3.2.1) 1..連線不正常是否立即排除。
2.作業失敗時是否排除問題再次完成執行作業。
34.資料庫安全保護作業(校務資訊系統)(FK3.2.2) 1.在防火牆管理介面以IP新增功能,確認IP是否存在? 防火牆管理介面及相關資訊系統使用申請表。
35.資料庫維護作業(校務資訊系統)(FK3.2.3) I.備份作業(FK3.2.3.1) 1.是否依備份時機執行。 資料庫備份排程設定。
2.備份內容是否完整。 資料庫處理日誌。
3.備份失敗後是否排除錯誤後重新完成備份。 資料庫處理日誌。
II.還原作業(FK3.2.3.2) 1.是否依還原作業時機執行。 系統功能新增與異動委託單。
2.還原作業是否紀錄於資料庫處理日誌。 資料庫處理日誌。
3.是否符合業務單位還原需求。 系統功能新增與異動委託單。
4.委託單是否歸檔備查。 系統功能新增與異動委託單。
36.伺服器建置作業(校務資訊系統)(FK3.3.1) 1.檢查伺器硬體是否與請購規格相符。 請購規格與實體伺服器。
2.檢查作業系統安裝與設定是否正常。 裝置管理員與防火牆設定。
3.檢查作業系統、應用系統之安全性防護是否正常。 裝置管理員與防火牆設定。
37.伺服器維護作業(校務資訊系統)(FK3.3.2) 1.伺服器硬體檢查。 事件檢視器紀錄。
2.檢視系統安全性更新有關紀錄是否正常。 安全更新紀錄。
3.系統是否正常備份。 系統備份排程設定。
38.中文新造字管理及維護事項作業(FK3.4) 1.業務承辦人員接到申請單位新造字申請,是否先行查核造字之必要性。 淡江大學資訊處中文造字申請表。
2.中文新造字型檔是否與系統字型檔合併使用。 淡江大學合併字型檔。
3.軟體伺服站中文造字型檔是否更新。 軟體伺服站。
4.申請表是否歸檔備查。 申請表歸檔備查。
39.帳號及授權管理作業(校務資訊系 統)(FK3.5.1) 1.申請表是否經會辦單位審核使用權限。 資訊系統使用申請表。
2.密碼規則是否符合資訊安全要求。 系統操作。
3.帳號密碼是否傳送至申請人個人電子信箱。 E-mail
4.申請表是否歸檔備查。 相關資訊系統使用申請表。
40.伺服器弱點掃描作業(校務資訊系統)(FK3.5.2) 1.上線伺服器是否都經過伺服器弱點掃描工具掃描。 資訊安全平台弱點掃描申請表。
2.是否已無須修補高風險漏洞。 伺服器弱點掃描紀錄檔。
41.網頁應用程式弱點測試作業(校務資訊系統)(FK3.5.3) 1.上線系統是否都經過資訊安全平台之「網頁應用程式弱點測試」工具掃描。 資訊安全平台弱點掃描申請表。
2.是否已無須修補高風險漏洞。 網站弱點掃描紀錄檔。
42.應用程式原始碼掃描作業(校務資訊系統)(FK3.5.4) 1.上線系統是否都經過資訊安全平台之「應用程式原始碼弱點掃描」工具掃描。 掃描記錄。
2.是否已無高風險漏洞。 原始碼掃描結果。
43.機房管理作業(FK4.1.1) 1.值班人員是否確實查核環境設備狀況與填報紀錄。 值班人員作業檢核日誌表。
2.值班人員是否依規定將異常狀況處理情形填報紀錄。 值班人員作業檢核日誌表。
3.是否依規定填報維護施工紀錄。 設備進駐/撤出/維護(施工)申請及紀錄表。
44.機房維護作業(FK4.1.2) 1.維護及故障處理作業,業務負責人員是否填報施工維護申請。 1.設備進駐/撤出/維護(施工)申請及紀錄表。
2.廠商是否依合約填報維護紀錄。 2.機房維護保養紀錄。
45.機房設備進駐作業(FK4.1.3) 1.委託單位是否填報申請設備進駐機房並經核准。 設備進駐/撤出/維護(施工)申請及紀錄表。
2.委託單位是否確實填報申請設備進駐相關表單。 1.設備進駐/撤出/維護(施工)申請及紀錄表。 2.人員進出申請單。 3.保密承諾書。 4.個人資料處理同意書。 5.KVM作業申請單。(視需求申請) 6.設備監控服務申請單。(視需求申請) 7.TSM備份作業申請單。(視需求申請) 8. IP位址申請單。(視需求申請)
46.機房設備監控作業(FK4.1.4) 1.委託單位是否填報申請設備監控服務。 設備監控服務申請單。
2.設備發生狀況,是否依規定通知設備負責人處理,並將異常狀況處理情形填報紀錄。 值班人員作業檢核日誌表。
47.印表設備管理維護作業(FK4.2.1) 1.維護廠商是否依合約履行。 2.設備檢修廠商是否填寫「維護保養記錄單」。 合約及「維護保養記錄單」。
48.列印報表處理作業(FK4.2.2) 1.委託單位是否有申請印表使用帳號。 淡江大學資訊處高速網路印表使用帳號申請單。
2.委託單位是否填送印表上機單。 3.委託單位是否有簽收報表。 淡江大學資訊處高速網路印表上機單。
49.校級伺服器資料備份作業(FK4.3.1) I.TSM備份作業(FK4.3.1.1) 1.各項申請是否填具申請單並經主管簽核。 備份作業申請單。
2.備份結果是否正常。 TSM作業檢核日誌表。
3.備份異常時是否通知及排除。 TSM作業檢核日誌表。
4.取消申請是否確實移除相關資訊。 1.TSM備份作業申請單。 2.TSM作業檢核日誌表。
II.TSM資料復原作業(FK4.3.1.2) 1.復原作業是否確實填具申請單並經主管簽核。 TSM復原作業申請單。
2.定期復原演練是否公告。 1.TSM復原演練紀錄。 2.OA公告。
3.復原結果是否經申請人簽名確認有效性。 TSM復原演練紀錄。
III.TSM維護作業(FK4.3.1.3) 1.維護廠商是否依合約履行 1.IBM維護合約。 2.IBM維護紀錄。
2. .重大變更、廠商維護或影響正常作業或服務者是否填報施工維護申請。 設備進駐/撒出/維護(施工)申請及紀錄表。
3.是否備有維護紀錄。 IBM維護紀錄。
50.校級伺服器儲存媒體管理作業(FK4.3.2) I.儲存媒體配置作業(FK4.3.2.1) 1.申請是否填具申請表及主管簽核。 TSM備份作業申請單。
2.取消申請是否確實移除相關資訊。 1.TSM備份作業申請單。 2.TSM作業檢核日誌表。
II.儲存媒體維護作業(FK4.3.2.2) 1.維護廠商是否依合約履行。 1.IBM維護合約。 2.IBM維護紀錄。
2.廠商維護是否填具施工維護申請表。 設備進駐/撒出/維護(施工)申請及紀錄表。
3.是否備有維護紀錄。 IBM維護紀錄。
III.儲存媒體報廢作業(FK4.3.2.3) 1.具敏感性資料之報廢設備或媒體是否依規定確實銷毁。 銷毀資料(含紀錄)目錄。
2.銷毁物品是否列冊存查。 銷毀資料(含紀錄)目錄。
51.光學讀卡作業相關事項作業(FK4.4) 1.是否依委託單位日程表時程執行作業。 1.各項讀卡委託作業日程表。 2.答案卡作業記錄單。
2.作業完成後是否有移交清單及簽收。 移交清單簽收單
3.設備維修是否有記錄單。 維修記錄單
52.資訊處服務台諮詢服務作業(FK4.5.1) 1.檢視是否成功轉接電話。 服務台電話服務紀錄。
2.是否追蹤處理狀況並記錄。 服務台登錄系統。
53.資訊處服務台技術服務作業(FK4.5.2) 是否記錄追蹤服務請求案件處理狀況。 服務台登錄系統。
54.資訊安全事件通報作業(FK4.6.1) 相關人員通報資安事件是否填寫「資訊安全事件通報/紀錄表」。 資訊安全事件通報/紀錄表。
55.聯外網路規劃管理作業(FK5.1.1) 1.聯外網路列入可用性、網路流量監控與統計。 骨幹網路服務報告(月報)。
2.聯外網路容量管理。 骨幹網路服務容量計畫書(OIS-SMS-04F028)。
56.校園網路骨幹架構規劃、建置及管理維護作業(FK5.1.2) I.骨幹網路架構設備規劃建置作業(FK5.1.2.1) 1.網路設備規格、數量、保固等需明確規範,避免廠商削價而降低品質。 請購案。
2.骨幹網路設備列入可用性、設備負載、網路流量監控及統計分析。 骨幹網路服務報告(月報)、骨幹網路服務容量計畫書(OIS-SMS-04F028)。
II.校園骨幹光纖網路工程規劃建置作業(FK5.1.2.2) 廠商需提供光纖測試報告。 光纖測試報告書。
III.大樓內部網路工程規劃建置作業(FK5.1.2.3) 1.使用者需求及與相關單位協商結果應有書面資料或會議記錄以釐清責任。 OA或會議通知。
2.線材及接頭規格需明確,避免廠商削價而降低品質。 請購案。
3.線路標示明確及建立相關配置圖或書面資料,方便日後維護。 網點配置圖。
IV.骨幹網路設備變動上線作業(FK5.1.2.4) 1.變動需求申請單依ISO20000規定核准。 變動需求申請單(OIS-SMS-04F005)。
2.需擬定上線失敗復原程序。 變動需求申請單(OIS-SMS-04F005)。
3.變動前後相關組態及軟體備份。 網路設備組態及軟體備份檔。
4.維持CMDB組態元件資料正確。 CMDB檢核表(OIS-SMS-04F025)。
V.骨幹網路設備維護合約作業(FK5.1.2.5) 維護標的及維護等級正確。 維護合約書。
57.無線網路規劃、建置及管理維護作業(FK5.1.3) I.無線網路規劃建置作業(FK5.1.3.1) 1.無線網路設備規格、數量、保固等需明確規範,避免廠商削價而降低品質。 請購案。
2.無線網路基地台位置標示明確,方便日後維修。 無線網路基地台佈建圖。
II.無線網路基地台可用性監控作業(FK5.1.3.2) 無線網路可用率。 http://traffic.tku.edu.tw 網站監控資料。
III.無線網路使用統計分析作業 (FK5.1.3.3) 以使用統計資料,作為無線網路改善或升級依據。 http://traffic.tku.edu.tw網站監控資料。
58.IP管理維護作業(FK5.1.4) I.單位申請固定IP作業(FK5.1.4.1) IP申請是否於三個工作天內回覆。 IP申請回覆之OA。
II.IP自動分配作業(FK5.1.4.2) 1.使用者輸入的資料是否完整。 IP登錄資料。
2.是否保留IP登錄資料。 IP登錄資料。
59.網點新增及維修作業(FK5.1.5) 網點新增及維修申請表,需註明聯絡人資訊,方便聯絡施工及驗收事宜。 網點新增及維修申請表(FKNX-Q03-001-FM001)。
60.網路流量監控、統計分析作業(FK5.2.1) 以網路流量統計及趨勢分析作為頻寬升級依據。 http://traffic.tku.edu.tw網站監控資料、 骨幹網路服務報告(月報)、骨幹網路服務容量計畫書(OIS-SMS-04F028)。
61.網路設備負載監控、統計分析作業(FK5.2.2) 1.平均網路回應時間是否符合目標值 骨幹網路服務報告(月報)。
2.以網路設備負載統計及趨勢分析作為設備升級依據。 http://traffic.tku.edu.tw網站監控資料、骨幹網路服務容量計畫書(OIS-SMS-04F028)。
62.網路與設備可用性統計分析作業(FK5.2.3) 可用率、中斷次數、中斷時間是否符合目標值。 骨幹網路服務報告(月報)、骨幹網路服務可用性與服務持續性計畫書(OIS-SMS-04F032)。
63.網路服務伺服器規劃、建置及管理維護作業(FK5.3.1) I.網路服務伺服器規劃建置作業(FK5.3.1.1) 1.是否符合採購流程。 請購文件。
2.log是否設定保留六個月以上。 log保存狀況。
3.新上線之伺服器是否均納入伺服器負載監控。 已納入監控伺服器列表。
II.網路服務伺服器管理維護作業(FK5.3.1.2) 1.是否有伺服器弱點掃描記錄。 伺服器弱點掃描記錄。
2.是否有密碼修改紀錄。 密碼修改紀錄。
64.伺服器負載監控與可用性、容量分析作業(FK5.3.2) I.伺服器負載監控作業 (FK5.3.2.1) 新上線之伺服器是否均納入伺服器負載監控。 已納入監控伺服器列表。
II.伺服器容量分析作業(FK5.3.2.2) 各服務是否每年編寫容量計畫書。 各服務之容量計畫書(OIS-SMS-04F028)。
65.伺服器備援與備份作業(FK5.3.3) I.伺服器備援作業(FK5.3.3.1) 備援伺服器是否正常運作。 備援伺服器正常運作。
II.伺服器備份作業(FK5.3.3.2) 復原之資料是否正常。 復原演練記錄。
66.網路帳號申請及維護作業(FK5.3.4) I.教職員電子郵件帳號作業(FK5.3.4.1) 建立帳號是否符合人員身份別之主機。 帳號群組資料。
II.電子郵件帳號申請更改作業(FK5.3.4.2) 傳真辦理時證件是否齊備。 電子郵件帳號申請及更改表(OIS-SMS-04F014)。
III.學生電子郵件帳號維護作業(FK5.3.4.3) 1.建立帳號是否符合年度別之主機。 帳號群組資料。
2.是否保留帳號建立修改記錄以供查詢 帳號建立修改記錄。
67.網路問題處理作業(FK5.4.1) 1.確實解決報修者問題。 http://dormnet.tku.edu.tw/repair網站之維修紀錄。
2.資料庫資料是否完整及正確。
68.臨時無線網路帳號處理作業(FK5.4.2) 1.申請表是否載明聯絡人資訊。 臨時無線網路帳號申請表。(FKNX-Q03-001-FM002-01)。
2.停用已到期之臨時無線網路帳號。
69.寬頻網路申請作業(FK5.4.3) 1.使用者為在校教職員生。 中華電信&淡大ADSL/FTTB+MOD業務租用及異動申請單。
2.資料庫資料是否完整及正確。 http://dormnet.tku.edu.tw/dorm網站之申請紀錄。
70.網路相關法規制定與修訂作業(FK5.5.1) 1.是否依權責提相關會議通過。 OA網站之法規會編。
2.是否依規定公布施行。 OA網站之法規會編。
71.疑似侵害智慧財產權事件處理作業(FK5.5.2) 1.是否遺漏資安聯絡人(2人)信箱:abuse@.tku.edu.tw, security@.tku.edu.tw之疑似侵權事件。 教育部TANet疑似侵權事件通報網https://140.111.34.143/通報網站。
2.確認使用者移除侵害智慧財產權檔案。 公文管理系統記錄。
3.智財權自學課程測驗分數需8分以上。 http://moodle.learning.tku.edu.tw/。
4.疑似侵權事件是否完成處理、結案與紀錄。 疑似侵權事件統計表。
5.是否確實陳報資訊安全長。 公文管理系統記錄。
72.流控牆建置及管理維護作業(FK5.5.3) 每月之網路應用服務統計表公佈於網頁。 http://www.ipc.tku.edu.tw。
73.電子社交工程相關執行事項作業(FK5.5.4) 演練結果是否符合教育部所訂定之該年度標準。 教育部來文之電子郵件社交工程演練結果。
74.資訊安全事件通報處理作業(FK5.6.1) 1.是否遺漏資安聯絡人(2人)信箱:abuse@.tku.edu.tw, security@.tku.edu.tw及手機簡訊之資安通報事件。 教育機構資安通報平台https://info.cert.tanet.edu.tw。
2.資安事件是否完成處理、結案與紀錄。 1.教育機構資安通報平台https://info.cert.tanet.edu.tw
2.資訊安全事件通報紀錄表(OIS-SMS-04F030)。
3.每月是否確實陳報資訊安全長。 公文管理系統記錄。
75.防火牆建置維護、連線防護申請及規則政策維護作業(FK5.6.2) 防火牆連線申請表是否經主管核准。 防火牆連線申請表 (FKNX-Q03-001-FM003)。
76.伺服器弱點掃瞄服務作業(FK5.6.3) 1.上線伺服器是否都經過伺服器弱點掃描工具掃描。 伺服器管理者填具「資訊安全平台弱點掃描申請表(FKNX-Q03-001-FM004)」。
2.是否已無必須修補之高風險漏洞。 最近執行之掃描結果風險漏洞報告
77.網站應用程式滲透測試服務作業(FK5.6.4) 1.上線系統是否都經過資訊安全平台之「網站應用程式滲透測試」工具掃描。 網站管理者填具「資訊安全平台弱點掃描申請表(FKNX-Q03-001-FM004)」。
2.是否已無必須修補之高風險漏洞。 最近執行之掃描結果風險漏洞報告。
78.系統開發作業(網頁應用系統)(FK6.1.1) 1.資訊系統開發是否召開協調會議。 協調會議紀錄。
2.是否與業務單位進行需求討論,依需要是否召開工作協調會議。 需求討論紀錄、需求書、工作協調會議紀錄。
3.開發系統是否經業務單位測試與驗收完成。 系統驗收紀錄。
4.是否提供系統操作說明(使用手冊)。 系統操作說明(線上說明或使用手冊)。
79.系統維護及諮詢作業(網頁應用系統)(FK6.1.2) 1.已開發使用中之系統如有修改需求,業務單位是否提出修改申請,並陳相關權責主管簽審。 系統功能新增與異動委託單記錄。
2.程式測試結果如已符合使用者之需求,是否經業務單位申請人確認。 系統功能新增與異動委託單記錄。
2.「系統功能新增與異動委託單」是否亦歸檔存查。 系統功能新增與異動委託單記錄。
80.校級網站建置作業(FK6.2.1) 1.是否指派專人負責進行系統分析作業;設計人員是否與相關單位人員有充份的討論互動。 討論記錄。
81.校級網站維護作業(FK6.2.2) 1.已開發使用中之網頁如有修改需求,委託單位是否提出修改申請,並陳相關權責主管。 異動申請記錄。
2.網頁測試結果如已符合使用者之需求,是否經委託單位申請人確認。 驗核記錄。
82.伺服器建置作業(網頁應用系統)(FK6.3.1) 1.是否符合淡江大學網路伺服器管理辦法。 系統組態管理文件。
2.是否符合淡江大學資訊處機房主機設備進駐作業規則。 系統組態管理文件。
3.是否建立系統組態管理文件,包含OS、AP、DB…等系統,並於變更後及時更新。 系統組態管理文件。
83.伺服器維護作業(網頁應用系統)(FK6.3.2) 1.是否定期檢查相關事件,並於適當處置時間內處理異常狀態。 系統異常狀態處理記錄。
2.是否配合作業管理組進行備份復原演練。 備份復原演練記錄。
84.各單位網站建置技術諮詢作業(FK6.4.1) 是否指派專人負責回覆相關問題。 OA或EMAIL回覆紀錄。
85.協助平面文宣設計及印製事項作業(FK6.5) 1.委託單位是否以OA正式發文申請。 OA申請紀錄。
2.委託單位提供相關素材及文案內容是否完整。 委託單位需求及文案內容。
86.帳號及授權管理作業(網頁應用系統)(FK6.6.1) 1.是否依照「數位設計組相關系統開放使用申請表」提出之需求進行相關作業。 數位設計組相關系統開放使用申請表。
87.防火牆維護作業(網頁應用系統)(FK6.6.2) 1.防火牆規則運作是否正常。 防火牆組態管理文件。
2.防火牆規則是否正確(依需求即時更新)。 防火牆組態管理文件。
88.伺服器弱點掃描作業(網頁應用系統)(FK6.6.3) 1.上線伺服器是否都經過伺服器弱點掃描工具掃描。 最近執行之伺服器弱點掃描報告。
2.是否已無必須修補之高風險漏洞。 最近執行之伺服器弱點掃描報告。
89.網站應用程式滲透測試作業(網頁應用系統)(FK6.6.4) 1.上線系統是否都經過資訊安全監測平台之「網站應用程式弱點滲透測試」工具掃描。 最近執行之資訊安全平台弱點掃描報告。
2.是否已無必須修補之高風險漏洞。 最近執行之資訊安全平台弱點掃描報告。
90.應用程式原始碼掃描作業(網頁應用系統)(FK6.6.5) 1.上線系統是否都經過資訊安全監測平台之「應用程式原始碼弱點掃描」工具掃描。 最近執行之資訊安全平台弱點掃描報告。
2.是否已無高風險漏洞。 最近執行之資訊安全平台弱點掃描報告。

圖書事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1.圖書採購事項作業(AL1.1) 1.是否依圖書館委員會議決議之經費分配方案,將各學院經費鍵入採購系統經費檔。 會議紀錄與採購系統。
2.是否與介購單位確認高價位圖書之訂購。 高價位圖書資料確認紀錄表、高價位圖書資料之訂購確認、高價位圖書資料之訂購確認(理工學院)。
3.完成發訂作業後,是否寄發圖書資料採購情況通知給介購單位。 圖書資料介購清單採購情況通知送文紀錄。
4.是否每月寄發各單位介購到館之圖書清單。 OA發文紀錄。
5.是否每學年完成經費分配方案後之次月開始,每月寄發各單位圖書經費使用統計。 OA發文紀錄。
2.圖書分類編目事項作業(AL1.2) 1.每學期圖書加工錯誤率,是否低於2%。 圖書加工錯誤統計表。
2.學期間,是否每週移送二次新書至典藏單位。 出書統計表。
3.圖書典藏事項作業(AL2.1) 1. 收到移送圖書250冊以內,是否於3個工作天內完成驗收。 說明: (1)移送新書數量不一,一般大約3個工作天之內可完成驗收,若數量很多,又遇到週末人力少,可能要4~5個工作天。 (2)每天都要有新書可展示,因此,並非所有新書同時上架展示。 淡江大學覺生紀念圖書館移送清單
2.資料錯誤是否依ISO9001「不合格品管理程序書」處理。 1.不合格品通知單。
2.新書錯誤統計表。
4.圖書閱覽與流通事項作業(AL2.2) I.借書作業(AL2.2.1) 有借附件者,是否依系統顯示之還書日在期限卡蓋正確的還書日期章及附件章。 圖書期限卡。
II.還書作業(AL2.2.2) 歸還之圖書是否於4個工作天內上架。 置放於待上架區的圖書。
5.門禁及圖書安全系統保養與維修事項作業(AL2.3) 1.臨時故障修護時效是否依合約規定叫修通知後24小時內派員處理。 1.圖書館門禁管理系統修繕記錄表。 2.圖書安全系統修繕記錄表。
2.廠商是否依合約檢核規定每3個月定期保養。 1. 普傑實業股份有限公司服務紀錄單。 2.      3M圖書安全系統定期維護保養項目及明細記錄。
6.督導館舍清潔與修繕事項作業(AL2.4) 一般修繕(不含壁癌、漏水等特殊事項)是否於提出申請後3個工作天內追蹤總務處指定承辦人員處理。 1. 個人巡館與問題紀錄表。 2. 淡江大學OA修繕申請系統。
7.專室管理事項作業(AL2.5) I.研究小間長期借用作業(AL2.5.1) 1.是否於期末考前一個月公告申請事宜。 圖書館網頁公告紀錄。
2.是否於期末考週公告使用者名單。
II.討論室借用作業(AL2.5.2) 申請條件是否符合5人以上之規定。 討論室借用申請表。
8.建立本校博碩士論文數位典藏事項作業(AL2.6) I.舉辦本校電子學位論文服務系統說明會作業(AL2.6.1) 是否於每年5月、12月舉辦說明會。 淡江大學活動報名系統。
II.學位論文電子版審核作業(AL2.6.2) 符合規定之論文,是否於收件當日完成論文審核。 淡江大學電子學位服務系統。
9.影印服務事項作業(AL2.7) 1. 是否配合校園尊重智慧財產權政策將「不得非法影印」納入契約書規範。 淡江大學悠遊卡影印機租賃契約書。
2. 是否依契約每月保養機器。 佳能國際股份有限公司服務卡。
10.圖書逾期罰緩及繳校事項作業(AL2.8) 1. 除1、2月合併於3月結算外,其餘月份罰款是否於次月15日前繳交校庫。 淡江大學校庫收入繳款聯單。
11.參考諮詢服務事項作業(AL3.1) 1.值班人員確認各項開館工作是否完成。 每日依「參考服務組開/閉館檢核表」 確認開館作業項目均已就緒。
2.追蹤轉介的問題是否處理完成。 每月定期追蹤「參考諮詢服務紀錄表」或問題提報與追蹤系統轉介案件是否已結案。
12.專任教師申請本校研究奬勵期刊論文被索引情況查證作業(AL3.2) 申請件是否結案並完成相關註記。 申請件全數結案並註記每案相關處理作業。
13.館際合作服務事項作業(AL3.3) 1.是否每個工作日均檢核館合系統上各式案件。 每個工作日均連線全國文獻傳遞服務系統(NDDS)及Rapid ILL系統執行查檢作業。
2.是否如期完成付款或開立收據向科技政策中心收款。 1.每月月底以郵局電匯費用至科技政策中心指定帳戶,並於次月確認是否收到科技政策中心開立之收據。
2.每月月底開立本館收據給科技政策中心,並於次月確認是否收到科技政策中心開立之支票。
14.圖書館利用講習課程規劃事項作業(AL3.4) I.特約講習作業(AL3.4.1) 是否完成上課教室借用申請 確實於指導室日曆登記使用或填寫資訊處電腦教室使用申請表。
II.圖書館與網路資源利用講習作業(AL3.4.2) 1.系統是否如期開放報名。 於講習前10天開放圖書館講習報名系統。
2.講義是否如期上傳。 講習結束後10天內上傳課程講義。
15.新進館非書資料驗核事項作業(AL4.1) 1.檢核資料加工是否正確。 加工不正確者均填寫不合格品通知單。
2.檢核館藏記錄是否正確。 追蹤採編組未於2個工作天內修正完畢者。
3.檢核書目記錄是否正確。 追蹤採編組未於2個工作天內修正完畢者。
16.期刊訂購事項作業(AL4.2) 1.介購期刊清單須經系所務會議通過及單位主管簽准。 確認介購期刊清單是否核定通過及依核決權限簽核。 
2.各系所可介購之期刊種數須在核定數量內。 各系所介購期刊種數是否超過核定數量。
17.期刊登錄驗收事項作業(AL4.3) 1.到館期刊書況是否正常。 書況不佳,如破損、缺頁,需通知供應商換書。
2.新訂電子期刊是否可以連用全文。 依據新訂電子期刊清單,逐筆連線確認可連結開啟最新卷期電子全文。
18.期刊催缺事項作業(AL4.4) 應收之期刊卷期是否正常收刊。 應收但未到之期刊卷期需向供應商提出催詢。
19.期刊裝訂事項作業(AL4.5) 1.是否依期刊裝訂原則篩選送裝。 期刊裝訂別為「B」者,才予送裝。
2.擬裝訂期刊厚度是否合適。 裝訂後之厚度為2.5~5公分的標準。
3.裝訂小表上的燙字式樣(排列)是否與已裝訂之前期一致。 刊名、年代、卷期、架號欄位等燙字格式一致。
4.裝訂清冊上的卷期、年代繕寫格式是否正確。 符合期刊工作手冊「鍵檔注意原則」。
20.期刊淘汰轉贈事項作業(AL4.6) 1.淘汰原因是否合理。 符合「淡江大學覺生紀念圖書館期刊裝訂、移置密集書庫及淘汰政策」。
2.現行期刊是否符合淘汰年限。 保留當學期及前一學期之現行期刊。
21.『歐盟資訊中心通訊』(電子報)發行事項作業(AL4.7) 是否準時出刊。 於發行當月15日前,將通訊初稿提交主管審核。
22.非書資料逾期罰款及繳校事項作業(AL4.8) 次月15日前是否確實完成繳入校庫作業。 淡江大學校庫收入繳款聯單。
23.電子資源徵集與維護事項作業(AL5.1) 1.是否依「淡江大學覺生紀念圖書館圖書資料介購政策」評估 1.提報試用資源評估需求。 2.試用資源訊息公告。
2.是否依「淡江大學總務處採購作業要點」進行採購。 1.核准的採購案件。 2.新增資源訊息公告。
24.業務支援系統研撰與維護事項作業(AL5.2) 1.系統開發需求是否檢附相關表單並經單位主管簽准。 表單齊備且經主管簽准。
2.各式表單、紀錄內容是否完備並確認相關需求。 訪談紀錄表、系統規格書、系統開發暨異動進度表等項目內容完備。
3.是否依「系統測試報告表」檢核各項需求功能。 提報系統測試報告表、系統測試問題反應表。
25.圖書館網頁維護事項作業(AL5.3) 1.需求提報時是否檢附相關檔案或說明文件。 於『問題提報與追蹤系統』檢附說明檔案或文件。
2.提報單位是否已驗收確認。 『問題提報與追蹤系統』中的紀錄為『結案』狀態。
26.機構典藏資料維護事項作業(AL5.4) 1.全文上傳是否檢核相關網站授權政策。 查核SHERPA/ROMEO等相關期刊授權網站。
27.設備維護事項作業(AL5.5) 1.設備檢測是否依規定紀錄於系統或相關表單。 於『問題提報與追蹤系統』記載檢測紀錄。
2.是否依約執行維護作業。 維護合約書記載維護週期並於維護作業完成分期支付費用。
3.提報問題是否完成結案。 『問題提報與追蹤系統』中的紀錄為『結案』狀態。

學習與教學發展事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1.提升教學知能之事項作業(AI1.1) 教師專業發展研習之事項作業(AI1.1.1) 1.是否於活動前辦理公告。 OA公告。
2.是否確實執行研習活動。 活動成果。
教師社群之事項作業(AI1.1.2) 1.是否於活動前辦理公告。 OA公告。
2.是否確實執行社群活動。 活動紀錄表。
2.帶動教學研究之事項作業(AI1.2) 教學實務研究補助及分享之事項(AI1.2.1) 1.是否以OA公告申請。 OA公文。
2.是否E-MAIL個別通知審查結果。 E-MAIL。
3.是否彙集教師提供之成果報告。 成果報告。
4.是否邀請教師進行分享。 活動紀錄。
教學創新成果 (AI1.2.2) 1.是否有獲獎勵之申請案 申請名單
2.是否辦理獲獎教師成果分享 活動紀錄。
3.建置教學資源之事項作業(AI1.3) 電子報之事項作業(AI1.3.1) 電子報是否依規畫出刊。 電子報。
教學資源手冊之事項作業(AI1.3.2) 資源手冊是否如預期出版。 資源手冊。
4.提供教學諮詢之事項作業(AI1.4) 良師益友傳承帶領(AI1.4.1) 1.是否於活動前辦理公告。 OA公告。
2.是否確實執行研習活動。 良師益友申請表及帶領紀錄表。
教學評量專案會議 (AI1.4.2) 是否召開會議 會議記錄
5.學生學習增能之輔導事項作業(AI2.1) 課業輔導作業(AI2.1.1) 1.開學後兩週內進行公告。 網頁公告紀錄。
2.申請學生是否有修習申請輔導之科目。 課業輔導申請表及學生課表。
3.是否通知學生上課時間與地點。 通知記錄(Line、Facebook、E-mail等)。
4.課業輔導是否確實進行。 課業輔導紀錄表。
5.進行課業輔導回饋調查。 課業輔導回饋單。
6.是否依個人或同組學生學習適應情形,調整輔導方式。 詢問助教及學生的學習狀況。
學業成績學習進步獎勵作業(AI2.1.2) 1.開學後一週內進行公告。 網頁公告紀錄。
2.核對學生申請成績資料是否與教務處成績相符。 進步獎申請表與教務處成績。
3.計算進步幅度。 以電腦程式進行計算。
4.公告獲獎名單。 網頁公告紀錄。
5.領據、授權書製作、獎狀用印。 向秘書處文書組申請獎狀用印。
6.領獎簽署作業。 獎狀交付學生並取得學生已簽署完成之領據及心得分享授權書。
7.依學校核銷程序辦理。 應於活動結束後一個月內辦理核銷。
8.是否完成學生心得整理。 彙整學生進步心得並視組內經費製成勵志小品。
9.完成活動成果報告書。 活動成果報告書。
6.學生跨域擴展之推廣事項作業(AI2.2) 學生學習社群作業(AI2.2.1) 1.開學後兩週內進行公告。 網頁公告紀錄。
2.檢核申請企劃書內容是否完備。 學生學習社群企畫書。
3.寄發、公告審核結果。 網頁公告紀錄。
4.辦理學生學習社群說明會。 說明會簽到單及活動回饋單。
5.檢核社群小組是否繳交活動紀錄表。 社群小組之活動紀錄表彙整。
6.是否完成評審邀請。 於學生學習社群成果分享會前二週確認評審名單。
7.辦理學習社群成果分享會。 活動簽到單、回饋單。
8.依學校核銷程序辦理。 應於活動結束後一個月內辦理核銷。
9.完成活動成果報告書。 活動成果報告書。
學生研習活動作業(AI2.2.2) 1.確認經費來源。 應於前一學期前進行預算編列。
2.研習活動前進行公告。 網頁公告紀錄。
3.研習活動前彙編研習資料。 活動講議、簽到單。
4.研習活動是否確實進行。 活動回饋單。
5.依學校核銷程序辦理。 應於活動結束後一個月內辦理核銷。
7.學生教學人才之培訓事項作業(AI2.3) 學習策略工作坊種子講師招募作業(AI2.3.1) 1. 6月底前進行公告。 網頁公告紀錄。
2.依需求調整招募資格。 公告紀錄及招募海報。
3.面談寄發面談通知。 寄發面談通知紀錄。
4.匯編報名學生之名冊及資料。 活動簽到單。
5.依個人專長分配授課主題。 個人專長授課主題勾選清單。
6.通過者是否進行正式排課。 開課主題表。
7.贈與種子講師感謝狀。 種子教師感謝狀。
教學助理社群作業流程說明(AI2.3.2) 1.社群活動是否如預期規劃。 活動實施方案。
2.活動前進行公告。 網頁公告紀錄。
3.申請之社群是否符合專業成長目的。 申請紀錄。
4.依學校核銷程序辦理。 應於活動結束後一個月內辦理核銷。
教學助理獎勵作業流程(AI2.3.3) 1.每學期應辦理1次。 每學期應辦理1次。
2.公告獎勵作業。 網頁公告紀錄。
3.公告獲獎名單。 網頁公告紀錄。
4.依學校核銷程序辦理。 應於活動結束後一個月內辦理核銷。
8.學生學習資源之建置事項作業(AI2.4) 問卷調查作業(AI2.4.1) 1.檢查問卷系統是否運作正常。 問卷試填紀錄。
2.施測前完成公告。 網頁公告紀錄。
3.紀錄填寫問卷人數。 應於學期末紀錄填寫問卷人數。
4.統計調查結果。 應於學期末統計調查結果。
5.依學校核銷程序辦理。 應於施測結束後一個月內辦理核銷。
9.遠距課程暨教材補助申請作業(AI3.1.1) I.首開、續開遠距課程教材製作獎補助作業(AI3.1.1.1) 1. 是否於開學時OA公告 OA公告紀錄。
2. 申請資料是否齊全。 淡江大學遠距教學課程教材製作補助申請表、授權同意書、教材驗收單。
3. 是否召開審查會議驗收。 審查會議會議紀錄。
II.優良遠距課程獎勵作業(AI3.1.1.2) 1. 是否於下學期期末OA公告。 OA公告紀錄。
2. 委員是否填寫評分表。 淡江大學優良遠距課程獎勵評選活動評分表。
3. 是否召開評選小組會議。 評選會議會議紀錄。
10.遠距教學課程線上助教支援作業(AI3.1.2) 1. 教師是否提供助教名單。 線上助教名單填寫系統。
2. 助教是否填寫工作表單。 線上助教工作表單。
11.遠距教學課程開課作業(AI3.1.3) 1.遠距教學課程經本校各教學單位訂定後,是否於規定時間內依作業流程申請為遠距教學課程。 每年12月發函全校教師及各教學單位,下一學年度遠距課程開課調查;第二學期提遠推會審議。
2.各教學單位提報或異動之遠距教學課程,是否經各級課程委員會或學門課程委員會、遠距教學推展委員會、校課程委員會、教務會議審核通過。 1.各申請表格是否有缺漏。
2.網路授課時數是否大於二分之一以上的總授課時數。
3.教學計劃表中每週授課時數是否填寫正確。
12.國際遠距課程補助作業(AI3.1.4) 1. 是否於開學時OA公告。 OA公告紀錄。
2. 申請資料是否齊全。 淡江大學國際遠距課程補助申請表、教材驗收單。
3. 是否召開審查會議驗收。 審查會議會議紀錄。
13.數位課程與教材之製作與推動事項作業(AI3.2.1) 1.當學年度欲申請認證之數位課程是否如期開課,以符合送審資格。 遠距教學推展委員會會議記錄、校課程委員會會議記錄、教務會議記錄。
2.送審認證之資料撰寫是否完備無誤。 教育部數位學習專班與課程認證審查資料。
3.送審認證之資料是否如期完成。 教育部來函及本校發函文件。
14.非同步遠距教學平台課程與帳號資料建置作業(AI3.3.1) 1.初選、加退選作業結束後,檢視遠距課程選課名單之學生帳號是否皆匯入課程。 檢視遠距課程選課名單之學生帳號是否皆匯入課程。
2.期中退選作業結束,檢查遠距課程退選名單之學生資料是否已從課程移除。 檢查遠距課程退選名單之學生資料是否已從課程移除。
15.賽博頻道節目之規劃製作與轉播事項作業(AI3.4) 1.影片長度限制為兩分鐘,跑馬燈文宣為三十字;各單位自行提供之影片作品,請勿侵犯相關版權法例。 影片檔案格式:MPG;跑馬燈文字檔格式:TXT。
2.前1週星期日中午前提供影片作品。 次週星期一前完成審核及影片上傳作業。
16.同步視訊連線會議支援作業(AI3.5.1)                   連線活動開始前30分鐘,測試主、收播端影像與聲音訊號傳輸線路正常。 主、收播端影像與聲音訊號於測試期間是否正常。
17.多媒體教室設備管理及維護作業(AI3.5.2) 1.建立並維持故障報修管道。 「多媒體設備線上報修表單」及「報修專線」是否正常可用。
2.編列設備修繕維持費預算。 是否有編列設備修繕維持費於年度預算規劃中。
3.建立維修紀錄表。 檢修完成後,是否有填寫維修紀錄表單。
18.語練教室多媒體設備管理及維護作業(AI3.6)             1.建立並維持故障報修管道。 「多媒體設備線上報修表單」及「報修專線」是否正常可用。
2.編列設備修繕維持費預算。 是否有編列設備修繕維持費於年度預算規劃中。
3.建立維修紀錄表。 檢修完成後,是否有填寫維修紀錄表單。
19.視聽器材之借用與管理事項作業(AI3.7) 1.是否符合設備借用程序。 是否攜證件借用,借出多媒體設備是否測試正常。
2.是否符合設備借用程序。 歸還之多媒體設備是否測試正常。
20.開放式課程申請作業(AI3.8.1) 1.是否於每學期第14周以OA發送公告。 OA信件公告日期是否於期限內。
2.申請相關資料是否檢附完整。 申請應檢附「淡江大學教學計劃表」、「淡江大學開放式課程創用CC授權同意書」、「淡江大學開放式課程教材錄製申請教師名單」。
3.是否填寫「淡江大學課程錄製紀錄表」。 進行課程錄製應確實填寫「淡江大學課程錄製紀錄表」。
21.開放式課程教材製作補助申請作業(AI3.8.2) 1.是否於每學期第1周以OA發送公告。 OA信件公告日期是否於期限內。
2.申請相關資料是否檢附完整。 申請應檢附「淡江大學開放式課程教材製作補助申請表」。
22.磨課師課程開課申請作業(AI3.9.1) 1.是否於每學期第1周以OA發送公告。 OA信件公告日期是否於期限內。
2.申請相關資料是否檢附完整。 申請應檢附「淡江大學磨課師課程規劃書」、「淡江大學磨課師課程開課評估暨審查表」、「淡江大學磨課師課程版權切結書」。
3.是否填寫「淡江大學課程錄製紀錄表」。 進行課程錄製應確實填寫「淡江大學課程錄製紀錄表」。
23.磨課師課程教材製作補助與開課獎勵申請作業(AI3.9.2) 1.是否於每學期第1周以OA發送公告。 OA信件公告日期是否於期限內。
2.申請相關資料是否檢附完整。 申請應檢附「淡江大學磨課師課程教材製作補助申請表」或「淡江大學磨課師課程開課獎勵申請表」。

推廣教育事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1.學分班作業(FH1.1.1) 1.開會時會議簽到單應有成員二分之一以上出席,議決事項應有出席成員二分之一同意。 會議簽到單,二分之一成員出席。
2.開課作業資料(課程表、學生基本資料表暨選課表、記分簿)鍵檔是否正確。 查核課程表、學生基本資料表暨選課表、記分簿。
3.任課教師複查成績回覆單是否依規定程序辦理。 任課教師複查成績回覆單。
4.代扣薪資所得稅、勞健保費是否依照扣繳率標準按月代扣。 代扣薪資所得稅、勞健保費
2.標案班作業(FH2.1.1) 1.是否依規格需求撰寫企畫書。 投標企劃書。
2.是否檢送成果報告及結算表。 成果報告及經費結算表。
3.執行完畢後依合約辦理結案手續。 委辦單位撥款結案公文。
3.委辦班作業(FH2.2.1) 1.是否確實審查學員受訓資格。 審查公共工程品質管理訓練班報名表。
2.排課是否依工程會規定安排,各單元之間不得互相對調。 查核上課課表。
3.師資之聘任是否符合工程會之講師資格。 工程會備查同意書函。
4.是否於期末測驗一個半月後,向工程會提送結訓成果。 函送成果報告公文。
4.中華語文研習班作業(FH2.3.1) 1.確認學生資格審查文件無誤。 入學許可同意書審查表。
2.查核學生出席狀況。 學生出缺勤系統。
3.學員申請工作證審查文件。 申請工作證審查表。
4.學員申請延簽不過,則依上課時數辦理退費。 退費申請表。
5.隔夜現金作業(FH2.4.1) 隔夜現金是否按規定填寫現金提存表。 隔夜現金依作業程序填寫現金提存表。
6. 陸生班開班作業(FH2.5.1)  1. 校內審核(兩岸學術合作專案小組審核)。 大陸高校校簡介。
2. 學生交流同意書是否報部備查。 1.各級學校與大陸地區學校締結聯盟或為書面約定之合作行為申報表。 2.合約內容草案
3. 學生是否進行入境通報。 教育部通報系統
4. 未入境學生入台證註銷。 移民署入台證申請系統
5. 學生保險作業。 保險資料(含要保書、名冊)
6. 學生是否進行離境通報。 教育部通報系統

體育事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1.體育教學之規劃與執行作業(AK1.1) 1.鐘點資料是否無誤。 鐘點資料。
2.是否實施開課意願調查。 3月實施開課意願調查。
3.是否開會審查各項目開課班級數。 各項目開課班級數經課程委員會審查。
4.是否完成體育開課資料。 完成體育開課資料。
2.體育器材借用作業(AK1.2) 1.借用程序是否依「淡江大學體育處體育器材借用要點」辦理。 由任課老師填寫「體育課器材借用單」並簽名。
2.體育器材數量是否符合同意借用數量。 檢查器材數量。
3.檢查器材是否有毀損或遺失。 檢查器材品質。
4.歸還程序是否依「淡江大學體育處體育器材借用要點」辦理。 與歸還者確認歸還數量及品質。
5.是否依規定時間完成器材歸還手續。 確定器材於課程結束後準時歸還。
3.體適能檢測作業(AK1.3.1) 1.是否將正式選課資料轉入體適能學習護照網站。 請資訊處每學期將正式選課資料匯入體適能學習護照網站。
2.是否通知實施。 每學期通知實施體適能檢測。
3.是否可正常下載體適能檢測登錄表。 請資訊處更新資料並確認系統可正常操作。
4.是否上傳體適能檢測結果。 請老師於規定期限內將檢測結果上傳至體適能護照網站。
5.是否上傳至教育部體育署體適能網站。 將檢測結果於規定期限內上傳至教育部體育署體適能網站。
4.辦理教職員生校內外各項運動競賽活動作業(AK2.1) 1.各項校內競賽是否依競賽辦法辦理及執行。 依競賽辦法辦理比賽,賽後依規定核銷。
2.各項校外競賽是否依競賽辦法參賽及執行。 賽後依核銷程序完成核銷。
5.辦理游泳館游泳證及單次入場作業 (AK2.2) 1.泳池入場是否依游泳館使用管理規則執行。 使用者依規定辦理泳證或單次入場游泳。

校友服務暨資源發展事項

作業項目 控制重點 檢核項目
一、校友聯絡事項(FL1.1) 1.各校友會活動通知及聯絡資料更新作業(FL1.1.1) 1.各校友會會長(理事長)異動時,是否確實更新校友通訊一覽表。 1.校友通訊一覽表。 2.各校友會會長當選證書申請表。
2.校友資料更新作業(FL1.1.2) 1.募款系統是否自行定期更新教職員動態與更新學生資料。 2.是否確實更新校友資訊。 1.校友募款系統。 2.校友資料調查表、校友通訊一覽表。
二、校友服務事項(FL1.2) 1.辦理新生暨家長座談會事項(FL1.2.1) 舉辦「新生暨家長座談會」之規劃作業(FL1.2.1.1) 1.是否發函各縣市校友會確定舉辦場次。 2.校友總會是否贊助經費。 1.致各縣市校友會函。 2.新生暨家長座談會邀請函及場次表。 3.校友總會捐款聯單。
舉辦「新生暨家長座談會」之秘書協調會作業(FL1.2.1.2) 1.是否確實安排和學務處之會議同一日期。 2.是否舉辦秘書協調會。 3.是否確定各院支援場次。 4.各學院、學務處及蘭陽校園是否提供主講人資料、新鮮人手冊。 5.教務處是否確實公告座談會場次表。 6.會議紀錄及新生家長座談會計畫書是否陳請校長核定。 1.「新生暨家長座談會」之秘書協調會會議紀錄。 2.教務處網頁之新生入學資訊聯結。http://www.acad.tku.edu.tw/stu/super_pages.php?ID=OAA501 3.新生暨家長座談會計畫簽呈。
舉辦「新生暨家長座談會」之在校生校友會座談會作業流程(FL1.2.1.3) 1.是否確實召開會議。 2.願意協助舉辦之在校生校友會會長是否簽署同意書。 3.在校生校友會會長之通訊聯絡方式是否正確。 4.是否印製新生暨家長座談會場次表及邀請函。 5.會議紀錄是否陳報本處執行長。 1.「新生暨家長座談會」之在校生校友會座談會會議紀錄。 2.新生暨家長座談會邀請函及場次表。 3.同意書。 4.一一電話確認。
舉辦「新生暨家長座談會」之單位內部作業(FL1.2.1.4)
  1. 是否依規定申請新生資料。
  2. 校友服務處是否確實居中協調各縣市校友會、在校生校友會、主講人。
  3. 座談會資料是否提供給同仁、主講人、各縣市校友。
  4. 感謝狀是否申請。
1.教務處資料下載申請表。
2.致各縣市校友會、在校生校友會、主講人信函。
3.感謝狀簽呈。
舉辦「新生暨家長座談會」作業(FL1.2.1.5) 1.新生資料是否確實加密。 2.座談會所需資料、設備是否備妥。 3.是否確實陳報協助座談會之在校生幹部奬懲名單。 1.各縣市新生資料名單。
2.寄送各縣市校友會資料清單。
3.在校生幹部奬懲名單。
2.協助「中華民國校友總會活動」事項(FL1.2.2) 協助「中華民國校友總會活動」之卓越校友選拔作業(FL1.2.2.1) 1.校友總會2月底前通知縣市校友會舉薦卓越校友。 2.校友總會7月底前完成卓越校友審查會議。 3.卓越校友當選證書於校友總會會員代表大會前完成用印。 4.網頁公告卓越校友當選名單。 5.淡江時報刊登卓越校友當選名單。 1.通知信函。
2.審查會議紀錄。
3.當選證書用印簽呈。
4.本處網頁。
5.淡江時報。
協助「中華民國校友總會活動」之會員代表大會作業 (FL1.2.2.2) 1.會員代表大會是否已列入校長行程。 2.校友總會是否逢選舉年。 3.卓越校友當選人是否出席校友總會會員代表大會頒獎。 4.理事長卸任是否製作感謝狀。 5.活動新聞稿及照片是否提供秘書處。 6.是否向內政部備案及陳報會議紀錄。 1.會員代表大會邀請函。
2.逢偶數年為選舉年。(民國計算)
3.邀請函回條。
 4.會中頒獎照片。
5.校園焦點。
6.會議紀錄副本。
3.協助「世界校友會聯合會活動」事項(FL1.2.3) 協助「世界校友會聯合會活動」之會員代表大會作業(FL1.2.3.1) 1.會員代表大會是否登錄校長行程。 2.世界校友會是否為選舉年。 3.是否製作感謝狀及當選證書。 4.是否提供活動新聞稿及照片給相關單位。 5.世界校友會聯合會章程若修訂,是否上簽母校備案。 1.邀請函。
2.逢偶數年為選舉年。(民國計算)
3.會中頒獎照片、當選證書用印簽呈。
 4.校園焦點。
 5.簽呈。
協助「世界校友會聯合會活動」之雙年會活動作業(FL1.2.3.2) 1.校長行程是否登錄雙年會活動。 2.雙年會活動是否轉發海內外校友會。 3.校長提供致送總會長及承辦校友會會長禮物是否備妥。 4.本處上簽呈請示師長及本處同仁出差預算是否核准。 5.活動新聞稿及照片是否提供秘書處。 1.邀請函。
2.邀請函、郵件。
3.雙年會晚宴致贈禮物之照片。
4.簽呈。
 5.校園焦點。
4.畢業生問卷調查事項作業(FL1.2.4) 學生資料下載及校對作業(FL1.2.4.1) 1.調查對象依教育部規定辦理。(正式學籍畢業生,不包括境外學生,例如僑生、港澳生及外國學生)。 1.教育部來文。
 2.申請資料下載之OA文。
畢業生問卷調查事項作業(FL1.2.4.2) 1.依教育部規定時間完成問卷調查。 2.如期產出問卷調查報告,供系、所參考,改善教學及服務品質。 1.教育部來文。
2.淡江大學問卷調查系統。
3.畢業生滿意度與就業概況調查報告。
系所教學品質改善情形作業(FL1.2.4.3) 1.如期陳報改善情形。 1.畢業生流向追蹤機制-畢業生滿意度與就業概況調查報告意見回饋教學品質改善情形回復表。
5.編輯及發行「校友通訊」雙月刊事項(FL1.2.5) 編輯及發行紙本「校友通訊」雙月刊作業(FL1.2.5.1) 1.是否確實校稿。 2.是否如期完成出刊。 1.校正稿件。
 2.「校友通訊」雙月刊。
編輯及發行「校友通訊」雙月刊電子報作業(FL1.2.5.2) 1.是否確實校稿。 2.是否如期完成出刊。 1.校正稿件。
2.「校友通訊」雙月刊電子報。
6.定期寄發「淡江時報」、「校友通訊」雙月刊作業(FL1.2.6) 1.收件人資料是否定期維護。 1.每週寄發對象彙整。
2.每月寄海外對象名單。
7.徵才訊息公告事項作業(FL1.2.7) 1.廠商(公司)是否合法登記。 1.營利事業登記證影本。
一、募款工作之規劃與執行事項(FL2.1) 1.建立捐款檔案事項作業(FL2.1.1) 1.捐款人資料、捐款金額及日期、指定用途等資料是否與校友募款系統一致。 1.校友募款系統。
2.繳款聯單掃描檔。
3.捐款人基本資料表或郵政劃撥儲金帳戶收支詳情單或信用卡捐款表格。
2.捐款與收據製作作業(FL2.1.2) 1.收據是否依照募款資料明細表的捐款金額、指定用途建檔、開立。 1.繳款聯單掃描檔。
 2.收據申請單(單筆)/收據申請表(多人)。
3.收據掃描檔。
3.捐勸獎勵作業(FL2.1.3)
  1. 捐款收據存根聯之總計捐款金額是否達獎勵標準。
  2. 勸募人是否確實依照繳款聯單填寫資訊而建檔。
1.收據存根聯掃描檔(頒獎與否)。 2.募款資料明細表及繳款聯單掃描檔(勸募人)。
二、募款委員會業務承辦事項(FL2.2) 1.聘募款委員業務作業(FL2.2.1) 1.聘函是否為校長核定名單。 1.校長簽核之簽呈。
2.召開募款委員會會議業務作業(FL2.2.2)
  1. 是否每年召開募款常務委員會會議及募款委員會會議。
  2. 募款委員會決議事項是否執行。
1.募款常務委員會會議及募款委員會會議紀錄。
三、募款動支事項作業(FL2.3) (FL2.3) I.各學院募款動支作業(FL2.3.1) 1.各筆募款支出是否符合捐款人所指定之用途。 1.院募款管理委員會會議記錄。 2.核銷單據等。
II.其他單位募款動支作業(FL2.3.2) 1.各筆募款支出是否符合捐款人所指定之用途。 1.簽呈影本內文。 2.核銷單據等。

文書事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1.學校印信典守及蓋用事項作業(AJ1.1) 1.學校印信及印信機是否確保存置之安全。 辦公室如無同仁及下班時,應將學校印信鎖在保險櫃中,並將印信機上鎖,鑰匙妥善保管。
2.用印文書是否依本校分層負責明細表規範之決行層級用印。 用印文書依分層負責明細表規範之決行層級用印。
2.文書章戳刻發作業(AJ1.2.1) 1.「淡江大學文書章戳保管暨印模單」是否隨時更新。 「淡江大學文書章戳保管暨印模單」繳銷時更新。
2.遺失申請補發是否經決行層級核准。 「淡江大學文書章戳遺失補發申請單」經行政副校長核准。
3.文書章戳繳銷作業(AJ1.2.2) 1.「淡江大學文書章戳保管暨印模單」是否隨時更新。 「淡江大學文書章戳保管暨印模單」刻發時更新。
4.總收文處理作業(AJ1.3.1) I.電子收文處理作業(AJ1.3.1.1) 1.分文是否依分文原則及相關規定辦理。 依單位業務職掌指定承辦單位。
II.紙本收文處理作業(AJ1.3.1.2) 1.紙本來文是否確實登錄於OD公文管理系統。 紙本文登錄OD系統後,總收分文處再次校對確認。
5.總發文處理作業(AJ1.3.2) 1.電子公文發出後,是否確認收文單位已接收。 公文電子交換系統作業收文單位接收電子公文情形。
6.總收發文稽催事項作業(AJ1.4) 1.公文簽辦是否完成並歸檔。 公文簽辦歸檔情形登錄於收發文記錄表。
7.文書歸檔及總收發文銷卷事項作業(AJ1.5) 1.逾保存年限之紙本文是否銷卷。 紙本來文經轉製電子型式完成線上簽核後,依紙本來文清查/銷毀紀錄表進行銷卷作業。
8.提供文書調閱服務事項作業(AJ1.6) 1.調閱檔案是否經權責主管核准。 1.調閱承辦單位之檔案,經單位主管簽核。
2.調閱非承辦單位之檔案,經原承辦一級單位簽核。

文錙藝術事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1.文錙盃學生e筆書法比賽作業(AR1.1) 1.是否確認每一位參賽者均安排比賽時段。 依參賽者名單確認。
2.是否依財務處規定核銷。 已完成請款之黏存單。
2.展覽策展事項(AR2.1) I.自行規劃辦理作業(AR2.1) 1.文宣品是否完成寄送及推廣。 淡江校園發函申請單及送文本。
2.是否如期開展。 以OA發文及文宣品之日期確認。
3.是否依財務處規定辦理經費核銷。 已完成請款之黏存單。
II.與館外單位合作辦理(館外單位主動邀請合作)作業(AR2.1) 1.是否如期提供相關展覽資料。 印製畫冊。
2.文宣品是否完成寄送及推廣。 淡江校園發函申請單及送文本。
3.是否如期開展。 以OA發文及文宣品之日期。
4.是否依財務處規定辦理經費核銷。 已完成請款之黏存單。
3.主辦音樂會作業(AR3.1) 1.是否於開演前簽核演出費。 已核定演出費之簽呈。
2.是否依財務處規定辦理經費核銷。 已完成請款之黏存單。
4.海事博物館開館及閉館作業(AR4.1) <1.確認照明空調系統是否正常運作。 2.確認館內是否沒有遊客。 3.確認空調、照明及電腦是否已關閉、自動門是否鎖好、鐵門是否關閉。 海事博物館開、閉館查核表(ARMX-Q03-001-FM004-01)
4.確認通道門是否鎖好,防盜系是否統開啟。 海事博物館開、閉館查核表-M103(ARMX-Q03-001-FM005-01)

校園性平事件處理

作業項目 控制重點 檢核項目
校園性平事件處理作業(CPRD1) 1.是否於知悉案件後24小時內完成法定通報。 1.校安事件即時通報表
2.事件告知單
2.是否於20日內通知案件是否受理。 申訴(檢舉)表影本附收件單位簽章
3.調查小組成員之資格、性別比例是否符合性平法之規定。 1.調查小組圈選名單
2.教育部調查專業人才庫名單
5.是否於會議召開前通知加害人提出書面陳述意見。 通知佐證資料
6.申復審議小組之資格、性別比例是否符合性平法之規定。 1.教育部調查專業人才庫名單
2.申復評議書

品質保證事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1.教學評量實施作業(AV1.1) 1.教學評量之教學意見調查是否依規定時間辦理。 1.學校行事曆。
2.教學評量之實施是否依規定程序辦理。 1.提供各院系填答率之紀錄。
2.教學意見調查結果電子檔。
3.教師教學評量結果改善是否依規定流程辦理。 1.公布各院評量結果不佳教師名單之OA稿。
2.陳核教學評量結果不佳教師相關報告之紀錄。
2.教學單位評鑑作業(AV1.2) 1.受評單位是否於期限內完成自我評鑑之內部及外部評鑑。 1.受評單位提交內部評鑑委員名單及實地訪評日期,並於評鑑作業完成後提交內部評鑑認可結果。
2.受評單位提交外部評鑑委員名單,並於規劃時程內完成外部評鑑實地訪評。
2.執行單位是否於期限內申請教育部認定。 1.執行單位撰寫自我評鑑結果報告書,於期限內報部申請認定。
2.執行單位於通過教育部認定後公開評鑑相關結果。
3.受評單位是否依其認可結果處理方式進行持續改善作業。 1.受評單位依照委員審查意見提出「評鑑結果回應之執行成效與結案表」。
3.大學校院校務資料庫填報暨檢核作業(AV1.3) 1.是否依據說明會手冊舉辦說明會。 1.校務資料庫資料表冊填報說明會會議紀錄。
2.校務資料庫院系所資料蒐集及填表說明會會議紀錄。
2.是否召開審查會議。 1.校務資料庫資料表冊審查會議會議紀錄。
3.是否在校庫填報截止日期前完成數據填報及檢核。 1.報部公文。

淡江時報營運事項

作業項目 控制重點 檢核項目
1淡江時報採訪編輯作業(AB1.1) 1.記者確實出席採訪會議2.確認是否將所有新聞均置放於網頁 3.是否於時限內翻譯完成並回傳 1.記者出席簽到單 2.檢核表。 3.提供新聞與回復翻譯新聞Email時間。
2.淡江時報印刷及發行作業(AB1.2) 1.訂戶名單確實更新2.印刷廠確實將淡江時報送至指定地點3.印刷廠確實寄送淡江時報4.確實將中英文電子報寄出 1.訂戶名單2.編輯清點後填具之發報單3.列印名條發票及郵資憑證,並郵寄至特定同仁家中4.抽查本單位同仁是否收到電子報
3.淡江時報訂閱作業(AB1.3) 1.新生特刊及劃撥訂閱單確是否隨同入學通知寄發2.訂閱費款項是否繳入校庫 1.由負責同仁簽具資料裝袋檢核表 2.郵政劃撥儲金帳戶收支詳情單及淡江大學校庫收入繳款聯單(證明聯)
4.淡江時報廣告管理作業(AB1.4) 1.客戶確實填報「淡江大學淡江時報廣告刊登委託書」2.確實開立發票3.確實申報並繳交營業所得稅4.確實將款項繳入校庫 1.是否有客戶簽章 2.相關發票存根聯 3.相關申報資料 4.淡江大學校庫收入繳款聯單(證明聯)

蘭陽校園業務事項

項目 作業項目 控制重點 檢核項目
教務業務事項 1.成績單申購事項作業(AH1.1) 1.確認申請人資料是否正確。 查驗相關訂單與教務資訊系統之申請人資料。
2.網路及郵寄申購者,確認申請資料是否有特殊需求。 查驗相關之訂單是否註記。
2.辦理招生考試相關業務作業(AH1.2) 1.考生座位安排。 除CL328考生座位從第2排安排起外,其餘試場考生座位需與委員桌保持一定距離。
2.教務人員主動聯繫報考2系以上學生,協助錯開場次。 招生組確認報名考生資料後,依報考清冊逐一主動向報考2系以上確認,並協助錯開場次安排。
3.委員須在成績修正處簽名。 逐一檢視評分表成績欄位修正處,委員是否均有簽名。
學務業務 1.學生團體保險申辦事項作業(AH2.1) 1.判斷申請人身分是否合乎申請資格。 1.核對學生證件,以確定申請資格。
2.如為休學生,確認每學期休學期間是否繳交學生保險。
2.申請資料及理賠資料是否填妥。 確認學生理賠帳號填寫資料與存摺影本附件相符。
3.檢視相關證明文件是否合乎規定。 診斷證明書及收據是否已蓋上院章。
2.學生就學貸款申辦事項作業(AH2.2) 1.每位申請就學貸款同學是否註冊成功。 繳交文件是否完備。
2.確定不符資格原因,或需補繳文件。 1.提醒並告知學生注意申請資格。
2.欠缺文件是否於期限內確實補交。
3.校安事件處理作業(AH2.3) 1.判斷案件由校園成員自行處理或陳報淡水校園校安中心處理。 1. 校安通報分類表。
2. 校安通報表(系統表單)。
4.社團活動申請及核報作業(AH2.4) 1.活動公文申請書是否依「淡江大學學生 社團活動輔導細則」訂定之決行權責辦 理。 活動公文申請書決行權責。
2.是否於活動後繳交成果報告書。 活動成果報告書登錄資料。
3.是否核准成果報告書。 系統核准成果報告書清單。
5.新生體檢視像作業(AH2.5) 1.學生健康檢查項目是否依規定辦理。 依規定辦理新生健康檢查。
2.是否進行健康諮詢及異常者追蹤。 追蹤體檢異常個案。
6.學生危機通報暨輔導轉介事項作業(AH2.6) 1.是否於7日內完成書面回覆。 個案紀錄。
7.學生宿舍住宿安排作業(AH2.7) 1.學生依公告辦理床位申請。 1.注意學生是否依公告期限申請。
2.期限前再次通知以e-mail通知。
2.床位確認截止後,公告床位編配表。 是否確實公告於網頁。
3.遞補床位學生意願。 訊息是否公告於網頁。
4.遞補未報到且未辦理延後報到床位。 1.是否收到遞補床位學生辦理進住報到。
2.e-mail並電話聯絡是否確實進駐。
8.學生住宿生活輔導事項作業(AH2.8) 1.定期召開會議與幹部交流。 是否確實召開會議。
2.輔導員電話公布於布告欄。 定期檢視是否張貼公告。
3.輔導員不定期關懷境外住宿生及特殊生。 關懷記錄陳核於相關文件中。
總務業務 1.環境清潔維護事項作業(AH3.1) 1.新年度清潔範圍。. 確認新年度清潔範
2.優先採購團體是否投標。 優先採購網路公告表
3.清潔滿意度達9成。 問卷滿意度
4.依清潔日常工作表進行督導。 日常清潔工作表、合約
2.學士服管理事項作業(AH3.2) 1.傳達學士服借用要點。 確認各班代確實傳達
2.保證金繳入校庫。 保留校庫收入繳款聯單
3.借支核銷。 依借據期限辦理
4.定期盤點庫存量。 依下學年度畢業人數制定最低庫存量
3.財物更正事項作業(AH3.3) 1.財物異動確實通知。

確認財物更正地點
2.異動內容正確性及主管簽核。
4.財物移轉事項作業(AH3.4) 1.財物轉出確實通知。 財物確實移轉
2.財物轉出內容正確性及主管簽核。
5.財物報廢事項作業(AH3.5) 1.財物報廢年限。 依淡江大學財產最低使用年限
2.財物不堪使用。 財物是否堪用
總務業務 3.是否為電器用品 會簽水電業務
4.是否為電腦設備 會簽資訊業務
5.單位主管簽核 確認單位主管已簽章
6.保全人員管理事項作業(AH3.6) 1.審核廠商公司營利事業登記證、服務業績等投標資格。 廠商營利事業登記證、服務單位簡介。
7.監視系統維護工程作業(AH3.7) 1.確認故障原因。 監視畫面。
2.確認維修項目是否屬於合約保養範圍。 合約。
8.消防系統維護工程作業(AH3.8) 1.審核廠商投標金額是否超過10萬元。 廠商報價單。
2.所列改善項目是否超出合約保養範圍。 合約。
圖書館業務 1.跨館代借資料事項作業(AH4.1) 1.是否於一個工作日內處理完畢。 1.櫃台值班人員請隨時留意是否有代借申請,週末值班工讀生亦請務必檢查電子郵件信箱,避免延誤處理,以提升代借服務申請效率。
2.館員定期檢核圖書資料調閱系統與館際代借處理統計表,是否有逾期處理情形。
2.是否已調整預約至第1順位。 1.確實核對預約單預約者與調閱申請者是否相同。
2.若工讀生處理程序有誤,交由館員進行預約順序調整。
3.是否為館合代借書(直接辦理借書)。 寄送前再次確認。
4.是否已由館員確認並回復讀者。 若書架上找不到代借資料,可於附近類號或新進館藏書架上找尋,若仍找不到資料,交由館員處理,確認資料是否遺失待尋或尚未入館典藏。
2.收繳逾期罰款事項作業(AH4.2) 1.單本罰款是否不超過罰款上限。 單本罰款超過600元上限者交由館員修訂金額,並備註說明。
2.是否已於系統執行付款作業。 點收罰款,由櫃台服務人員於罰款登記本登錄罰款資料,讀者自行填寫讀者代號,以讓讀者知悉罰款已確實收繳。但偶漏執行系統付款。
3.核對罰款報表與登記本金額是否吻合。 系統於月初產生罰款報表,需逐筆與罰款筆記本帳上所記是否吻合。補足漏執行系統付款之缺失。
4.是否於每月5日前繳交校庫。 每月5日前製作粘存單並填妥收入繳款三聯單交由出納人員繳交校庫。
3.館際服務費用暨遺失資料作業(AH4.3) 1.是否由館員開立繳費單。 圖書館服務費用收入,必須由館員開立圖書館讀者服務繳費單,於月初與罰款收入一併製作粘存單繳回校庫。
2.是否於每月5日前繳交校庫。 每月5日前製作粘存單並填妥收入繳款三聯單交由出納人員繳交校庫。
4.期刊登錄上架事項作業(AH4.4) 1.確認收件單位是否為蘭陽圖書館。 點收出版社直接郵寄期刊時,需確認收件人為蘭陽圖書館,避免誤收其他師生訂閱期刊。
2.確認期刊卷期資料是否正確。 E-Mail期刊卷期資料時可修改先前寄送郵件,但須確實核對出版日期與卷期。
3.磁條貼得是否夠隱密性。 貼磁條時需注意隱密性,避免讓非櫃台服務人員觀看,貼完後摺妥避免外露。。
4.封面標籤是否避開重要文字圖片。 貼架號標籤或蓋期刊章時,儘量貼蓋於空白處,避免遮蔽文字圖片。
5.新訂期刊館員是否已新增架號。 若期刊清冊上查無架號,交由館員處理,確認是否為新訂閱期刊,並進行新增架號資料與刊名標籤作業。
5.館藏資料盤點事項作業(AH4.5) 1.是否已上傳圖書館FTP並至問題提報追蹤系統中填報。 1.集碼完成後上傳圖書館FTP,並至圖書館問題提報追蹤系統請數位組執行館藏系統比對。
2.比對結果至FTP下載,沒盤點到的館藏再至書庫查核。
2.是否已依現況修改系統館藏情況。 修改系統“館藏情況”,分別為:遺失1、遺失2、遺失3、遺銷。
資訊業務 1.視訊連線作業(AH5.1) 1.確認時間及場地 是否有衝突或需要同時進行視訊。
2.確認連線地點及設備 連線的地點及設備狀況是否無問題。
3.確認是否有需要傳送電腦畫面的需求。 畫面傳送是否正常。
2.電腦實習教室軟體申裝作業(AH5.2) 1.判斷軟體的合法性。 查看所需軟體是否合法。
2.測試軟體與系統、硬體的相容性。 軟體及系統是否相容性。
3.安裝軟體時間之排定。 安排維護時間。
3.網站資料維護作業(AH5.3) 1.接收通知 經常檢查維護通知。
2.確認需要刊登 是否有過期或不需刊登的訊息。
3.內容及附件格式轉換或上傳 內容轉換是否正確。
4.發布 確認發布效果及格式。
5.業務單位協助確認 業務單位是否確認無誤。
4.網路連線故障處理作業(AH5.4) 1.接受通報 保持通報管道暢通。
2.確認故障或請求支援 確認範圍及原因,請淡水校園檢查連線 情況,交叉判斷。
3.進行維修及觀察修復狀況 確認連線狀況。
4.事件紀錄 是否確實記錄。
國際交流與合作事項 1.辦理大三出國作業 1.學生繳交申請大三出國學校之文件是否齊全。 淡江大學蘭陽校園大三出國留學學校登記報名表。
2.學生是否按照規定時間繳交留學學校申請表及相關文件。 各留學學校學生申請表。
3.具役男身分學生是否填寫蘭陽校園大三出國役男出境資料調查表。 蘭陽校園大三出國役男出境資料調查表。
4.是否定期追蹤未通報學生名單。 蘭陽校園大三出國通報系統通報率統計。
5.是否召開大三出國特殊個案專案小組會議。 淡江大學蘭陽校園大三出國特殊個案專案小組會議紀錄。